20 questions essentielles pour tout savoir sur la dématérialisation

Réseaux sociaux, NFT, Google Maps, Deezer, Apple Pay, PayPal, Lydia, Boursorama, etc. Nous vivons dans un monde digitalisé. C’est en effet le cas dans notre vie personnelle mais l’est-ce tout autant dans notre vie professionnelle ? Qu’est ce que la dématérialisation dans le monde de l’entreprise ? Quels sont ses objectifs ? Pourquoi et comment la mettre en place ? Qui utilise la dématérialisation ?

Ici, nous répondons aux 20 questions, les plus posées sur Google par les entreprises, au sujet de la dématérialisation des documents !

Définition : qu’est ce que la dématérialisation ?

Pour faire simple, si l’on vous demande comment s’appelle le fait de passer du papier au numérique ? Vous pouvez répondre : la dématérialisation ! Mais c’est en réalité un peu plus complexe que cela, donc décryptons ce procédé.

Qu’est ce ça veut dire “dématérialisé” ?

dématérialisé – adjectif qualificatif
Désigne un document ou un objet que l’on a rendu immatériel, qui n’a plus de consistance physique.

De façon plus générale, c’est le remplacement des supports matériels (papier la majeure partie du temps) par des fichiers électroniques. Le document est créé en ligne via un logiciel et n’a pas vocation à être imprimé. Il peut être envoyé par voie électronique : mail, wetransfer, drive, DropBox…

Quand a commencé la dématérialisation ?

Nous pouvons commencer à parler de dématérialisation à partir des années 1970. En effet, pas de démat possible sans ordinateur. Les premiers systèmes informatiques ont permis la création des premiers documents 100% numériques. L’arrivée d’internet dans les années 1990 et les évolutions technologiques ont démocratisé l’utilisation des ordinateurs dans le monde professionnel. L’apparition d’abord des disquettes, CD, clés USB et maintenant du Cloud, ont quant à eux facilité l’échange des données.

En 2000, les voitures ne volent toujours pas mais les avancées technologiques sont nombreuses. Cette année-là, la valeur juridique des documents numériques est reconnue par la loi et ouvre la voie à la généralisation de la dématérialisation des documents dans le monde des entreprises.

Depuis 2020, la digitalisation des processus de travail s’est grandement accélérée. La crise sanitaire mondiale a en effet forcé les entreprises à s’adapter pour continuer à travailler, à vendre, à être productive, même à distance. C’est aussi dans ce contexte que les avantages de cette solution se sont montrés indispensables. Un grand nombre d’entreprises étaient donc lancées dans leur transformation numérique.

Quelle différence entre dématérialisation, digitalisation et numérisation ?

La nuance peut être fine entre ces trois déterminations, il est donc important de bien la spécifier.

La dématérialisation, comme vu précédemment, consiste à convertir un document physique au format numérique ou à le créer directement au format numérique à l’aide d’outils informatiques.

La digitalisation, quant à elle, concerne les processus métiers dans leur globalité. C’est-à-dire, utiliser des méthodes agiles et collaboratives au sein d’une entreprise ayant recours à la dématérialisation pour simplifier et faciliter les échanges. Elle permet d’optimiser les méthodes de travail et d’automatiser certaines tâches chronophages.

Enfin, la numérisation désigne la technique consistant à rendre numérique un document papier. L’utilisation d’un scanner, qui grâce à la Reconnaissance Optique de Caractères, permet la conversion du document papier au format, généralement, PDF.

Qu’est ce que la dématérialisation des démarches administratives  ?

Si nos entreprises sautent le pas de la dématérialisation, nos administrations aussi ! Depuis plus de dix ans, le gouvernement français a amorcé sa transition digitale.

Qui n’a jamais fait une demande de rendez-vous en ligne auprès de sa mairie pour le renouvellement de son passeport ou carte d’identité ? Fait sa déclaration d’impôts sur le site impots.gouv.fr ? Remplie son formulaire de demande de PACS ou de dissolution sur le site du gouvernement ? Créé sa micro entreprise en quelques (non en réalité beaucoup trop de) clics sur le site de l’URSSAF ?

Toutes ses démarches administratives sont maintenant possibles sur les différents sites des instances gouvernementales grâce à la digitalisation des processus et la dématérialisation des documents.

D’après une étude publiée en mai 2022 par l’INSEE : en 2021, 67% des résidents français ont effectué au moins une démarche administrative en ligne au cours des 12 derniers mois.

Pour quelles entreprises est-elle adaptée ?

La dématérialisation des documents s’adresse à toutes les structures, qu’importe leur taille et leur secteur d’activité. Les avantages de ce procédé sont d’autant plus importants si les entreprises manipulent un grand volume de documents : factures, bulletins de salaire, contrats, documents comptables, etc.

En effet, la dématérialisation des processus RH pour les entreprises de mise à disposition de personnel peut être une véritable aubaine. Cette dernière permettant notamment de gérer et d’automatiser la relation tripartite. Il en est de même pour les entreprises du secteur du nettoyage et de la propreté qui sont très souvent confrontées à des problématiques RH. La dématérialisation des processus administratifs RH facilite et accélère les signatures de contrats de travail, par exemple.

Quels sont les outils numériques de la dématérialisation ?

Avec la dématérialisation, nous pouvons faire de grandes choses et le champ des possibles est relativement large. Voici un tour d’horizon rapide des solutions qui existent :

Gestion Électronique des Documents (GED) : ce système informatique gère et organise les documents électroniques d’une entreprise. Il est utilisé notamment pour automatiser les processus de gestion documentaire, optimiser la circulation des documents et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Plateforme de dématérialisation : cet outil centralise la gestion des documents numériques de l’entreprise. Au travers d’options de sécurité avancées, elle authentifie les utilisateurs, permet la protection des données sensibles et certifie la conformité aux réglementations. Les plateformes facilitent la gestion documentaire grâce au stockage, l’envoi, la recherche, le traitement, la signature et l’archivage des documents.

Coffre-fort électronique : cette solution optimise et sécurise votre gestion documentaire RH. Elle permet la conservation digitale des documents professionnels et l’accès illimité au propriétaire du coffre-fort. Les coffres-forts électroniques ont des fonctionnalités avancées telles que le partage de documents, la signature électronique, la traçabilité des accès ou encore la sauvegarde automatique des données.

Signature électronique : ce procédé offre la possibilité de signer des documents de manière électronique, sans avoir à les imprimer, les scanner ou les envoyer en format papier. La signature électronique a le même niveau de reconnaissance qu’une signature manuscrite. Elle garantit l’authenticité et l’intégrité du document signé.

Pourquoi mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise  ?

Quel est le but de la dématérialisation ? Et quels en sont les enjeux ?

L’objectif premier de la dématérialisation est de non seulement dématérialiser les documents professionnels mais également l’entièreté des processus internes (mais aussi externes) des entreprises. La possibilité d’automatiser les tâches chronophages est également un des objectifs de la dématérialisation qui apporte de grands bénéfices aux entreprises.

Cela permet ainsi de simplifier et fluidifier les échanges, envois et signatures des documents administratifs. Le traitement de l’information est optimisé, la productivité et la collaboration sont améliorés.

Si nous les classons par grandes catégories, la dématérialisation comporte quatre enjeux majeurs :

• Réglementaire : elle garantit le respect des obligations légales des entreprises en matière de transmission et stockage des données, RGPD par exemple. Et garantit également l’authenticité et la validité juridique des documents numériques, grâce à la signature électronique notamment.
  
• Environnemental : la conversion des documents papier en version numérique a l’avantage de réduire considérablement la consommation de papier des entreprises. Au-delà du papier, c’est aussi l’encre, l’énergie et les ressources naturelles qui sont préservées. L’intérêt ici pour les entreprises est de non seulement réduire ce poste de dépense mais aussi de limiter son impact écologique.
  
• Économique : en plus de réduire les dépenses liées aux impressions, la dématérialisation limite celles relatives au stockage et à la gestion des documents papiers. Elle diminue les coûts d’archivage et de distribution notamment tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.
  
• Organisationnel : la mise en place d’une solution de dématérialisation implique une réorganisation des processus internes et donc une modification des habitudes de travail des collaborateurs. Ici, l’entreprise doit anticiper en priorisant la formation de ses équipes afin de maximiser les bénéfices de sa démarche et assurer l’adhésion de tous.

Pour que tout cela prenne pleinement son sens, les utilisateurs ont tout intérêt à se sensibiliser aux pratiques du numérique responsable !

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Les solutions de dématérialisation apportent de nombreux avantages aux entreprises utilisatrices. Donc pour faire simple, et parce que cet article est déjà bien trop long, cela permet aux entreprises de : 

• Réduire les frais généraux et maîtriser les coûts
• Gagner en temps, en productivité et en confort de travail
• Permettre des processus simplifiés et optimisés
• Améliorer l’expérience collaborateur, clients et fournisseurs
• Être conforme à la législation et la sécurité
• Parfaire sa politique RSE

Il est donc évident que la transformation digitale impact positivement la compétitivité des entreprises qui osent se lancer !

Quels sont les inconvénients de la dématérialisation ?

Dans un souci d’équité et de fugacité, les inconvénients des solutions de dématérialisation seront traités comme les avantages. Voici donc les freins que peuvent rencontrer les entreprises qui sont dans une démarche de transition numérique:

• Le coût initial d’installation
• Le temps de mise en place
• La contrainte technique
• L’adhésion et le temps de formation des équipes

Des inconvénients toutefois à relativiser. En effet, sur du long terme passer au tout dématérialisé permet des économies : balance entre les dépenses liées aux impressions papier, au temps gagné, etc. De plus, selon votre fournisseur, votre solution peut être installée et opérationnelle sous un mois. Des tests techniques avec un cahier des charges sont effectués en amont pour cibler au mieux les besoins et des formations, prises en charge par Qualiopi, sont dispensées à vos collaborateurs.

Comment dématérialiser sa gestion administrative ?

Quelles sont les étapes clés pour se lancer dans la dématérialisation de ses documents ?

Entamer une démarche de transformation digitale au sein de son entreprise n’est pas anodin et demande donc une certaine organisation. Voici donc les 6 étapes clés d’une planification réussie :

1. Analyser ses besoins
   Faites un état des lieux de l’ensemble des documents papier que vous souhaitez dématérialiser. L’objectif de cette étape est de déterminer quel document intervient dans quels processus métiers. Cela permettra d’établir un cahier des charges précis recensant vos circuits de traitement et vos besoins spécifiques.
   
2. Choisir son outil
   Passez maintenant au benchmark ! La veille des différents outils de dématérialisation est essentielle. En effet, l’idée est de comparer les solutions pour trouver celle qui répondra au mieux à vos besoins, attentes et processus de travail. Pensez à demander une démo pour avoir un aperçu concret des spécificités de chacune et faites votre choix.
   
3. Préparer l’environnement technique
   Votre choix est fait, assurez-vous donc que votre infrastructure informatique est adaptée à la dématérialisation. Votre fournisseur vous fournira une liste des prérequis avant installation et déploiement. Cette phase préparatoire compte également les paramétrages de l’outil, la configuration des éléments ainsi que les tests finaux.
   
4. Former les collaborateurs
   Impliquez vos équipes dans la mise en place de cette nouvelle solution. Il est important d’avoir leur totale adhésion pour garantir le succès de votre transition. C’est en effet eux qui vont utiliser l’outil au quotidien, cela doit donc être facile et intuitif.
   
5. Déployer la solution
   Les tests sont au point ?! Qu’elle soit en Cloud ou On-Premise, il est temps de procéder à l’installation de votre solution ! Pour cela, un plan précis de déploiement vous sera transmis par votre prestataire, vous n’aurez plus qu’à suivre la procédure !
   
6. Évaluer et améliorer votre pratique
   La solution est opérationnelle ça y est ! Pour mesurer l’impact de celle-ci sur la productivité de vos équipes, de vos processus et de vos performances, mettez des indicateurs en place. Cela permettra également le cas échéant d’améliorer d’éventuels points de dysfonctionnement ou d’optimiser certaines pratiques pour encore plus de résultats.

Quels documents peuvent être dématérialisés ?

A l’heure actuelle, la quasi intégralité des documents professionnels peuvent être dématérialisés. Il en existe plusieurs catégories, dont voici une liste non exhaustive :

• Administratifs et commerciaux : factures, devis, contrats, bons de commande
• Juridiques : actes notariés, procès verbaux d’assemblée générale
• Ressources Humaines : contrats de travail, bulletins de paie, certificats de travail
• Financiers : relevé de comptes, états financiers
• Techniques : Plans, schémas, manuels d’utilisation
• Santé : dossiers médicaux, prescriptions

Peu importe votre secteur d’activité, la dématérialisation vous est utile ! Notamment pour garantir la sécurité et l’intégrité de vos documents, d’autant plus s’ils contiennent des informations sensibles.

Les solutions étant conformes aux réglementations et aux obligations légales, vous pouvez dématérialiser sur vos deux oreilles : RGPD, règlement eIDAS, certification HDS, norme ISO 27 001, norme AFNOR NF Z42-013, etc.

Dématérialiser mes BPE, pour quelles raisons ?

Si nous devions vous convaincre d’adopter le bulletin de paie électronique en seulement 5 arguments ce serait ceux-là :

Gain de temps et de productivité : terminé la liste de tâches fastidieuses et chronophages, l’envoi des BPE aux salariés se fait en 2 clics !

Diminue les coûts : Nous parlons en effet de coûts matériels : papier, encre, enveloppe, affranchissement, stockage, etc. Mais aussi de coûts humains. En effet, vos équipes RH et paie passent énormément de temps sur le traitement des bulletins de salaire alors que le process peut être optimisé et ainsi libérer du temps à vos collaborateurs pour d’autres tâches plus stratégiques.

Sécurise les données : le bulletin de salaire est un document relativement sensible tant il recèle d’informations personnelles et privées. Passer à la version numérique de celui-ci assure que la collecte et le traitement des données sont faits en toute conformité avec la réglementation sur la protection des données. De plus, les coffres-forts comme réceptacle des BPE garantissent l’authenticité, l’inaltérabilité et la traçabilité des documents.

Modernisation des process : en passant au digital, vous modernisez vos process de travail. En passant par une plateforme de dématérialisation vous pouvez connecter cette dernière à votre logiciel SIRH et ainsi gagner encore plus de temps, de confort et améliorer l’expérience collaborateur. Vos outils de travail favorisent la productivité, le travail collaboratif et allègent la charge mentale de vos équipes.

Développement de la marque employeur : les avantages précédents mis bout à bout amène à celui-là. Vous développez une image de votre entreprise moderne ! Ce qui est un bon argument pour attirer et fidéliser des talents, qui sont de plus en plus durs à recruter de nos jours. Le BPE est l’opportunité pour votre entreprise de proposer de façon concrète une méthode de travail innovante, dynamique et responsable.

Passer à la signature électronique dans mon entreprise ?

La signature électronique est un moyen pratique d’accélérer vos processus de signatures. Que ce soit pour signer les contrats de travail ou commerciaux, les devis ou encore les bulletins de paie. Toutefois, pour réussir votre passage à la signature électronique, il y a des étapes incontournables à respecter.

• Identifier vos besoins administratifs : quels types de documents à signer ? Combien de signataires ? Quelles exigences légales ?
• Choisir la bonne solution de signature électronique : benchmark inévitable !
• S’inscrire et configurer votre compte d’accès à votre solution de signature
• Importer et préparer vos documents à signer
• Envoyer et suivre vos documents grâce aux notifications

Les avantages de la signature électronique sont nombreux et une fois adoptés on ne peut plus s’en passer :

• Booste l’efficacité
• Prise en main simple et rapide
• Optimise la gestion documentaire
• Sécurise vos échanges et données
• Centralise l’archivage
• Minimise l’impact environnemental

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

Dans une volonté d’uniformisation et de digitalisation, l’Europe et l’État français imposent le passage à la facturation électronique à toutes les entreprises. Ainsi, après moult rebondissements, d’ici à 2027, toutes les entreprises françaises utiliseront la facture électronique, tant en émission qu’en réception. Le déploiement se fera de manière progressive en fonction de la taille de ces dernières et différents types de plateformes de dématérialisation leurs seront proposées : PPF, PDP ou OD.

Renseignez vous, votre plateforme de dématérialisation propose peut-être déjà la facturation électronique.

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La dématérialisation est une source inépuisable d’innovation. En constante évolution, elle offre une amélioration continue des processus de travail. S’engager dans cette transition demande de l’investissement que ce soit pour convaincre sa direction, démontrer ses avantages pour les salariés, changer les méthodes de travail, faire adhérer l’ensemble des équipes au projet, etc.