6 arguments pour convaincre sa direction d’investir dans la dématérialisation

La mise en place de la dématérialisation en entreprise est souvent sujet à débat. Alors, comment convaincre efficacement sa direction de sauter le pas ? Pour vous aider, voici 6 arguments clés pour investir dans la dématérialisation au sein de votre structure.

6 arguments clés pour convaincre votre direction de dématérialiser

Réduction des coûts

Dématérialiser vos documents professionnels permet de réduire les coûts liés à l’impression, à l’achat de papier, de cartouches d’encre et à l’entretien des équipements d’impression. Ça diminue également les frais de stockage des documents physiques, tels que les classeurs et les armoires.

Gain de temps et de productivité

La recherche et l’accès aux documents numériques sont beaucoup plus rapides et faciles que pour les documents physiques. Les collaborateurs passent moins de temps à les chercher, ce qui permet d’accroître leur productivité.

Et pour une transition en douceur, téléchargez notre guide pour vous accompagner dans la mise en place de la dématérialisation :

Sécurité des données

Les documents numériques peuvent être protégés par des mots de passe, par des autorisations d’accès à plusieurs facteurs d’authentification et par des sauvegardes régulières. Cela garantit une meilleure protection des informations sensibles et confidentielles par rapport aux documents papier, qui peuvent être facilement perdus, volés ou endommagés.

Facilité de collaboration

La dématérialisation optimise le partage de documents entre vos collaborateurs et entre vos services, favorisant ainsi, la communication de l’information. Les documents numériques peuvent être facilement modifiés, commentés et partagés, ce qui permet de travailler plus efficacement en équipe.

Respect de l’environnement

En réduisant la consommation de papier et d’encre, la dématérialisation contribue à préserver les ressources naturelles et à réduire l’empreinte écologique de l’entreprise. Un avantage pour les structures soucieuses de leur stratégie RSE. Cela peut également améliorer votre image auprès des clients et partenaires, qui prêtent de plus en plus attention aux pratiques écologiques.

Conformité légale et réglementaire

La dématérialisation simplifie la gestion de vos documents et la traçabilité des informations, ce qui vous aide à respecter les exigences légales et réglementaires en matière de conservation et de protection des données. De plus, dématérialiser simplifie les processus d’audit et de contrôle internes. Sachant que de nouvelles lois apparaissent au fil des ans, pour inciter et obliger les entreprises à numériser leurs documents. Comme par exemple, celle de la réforme de la facture électronique prévue pour 2024.

En résumé, la dématérialisation de vos documents professionnels s’avère donc être une décision stratégique et bénéfique pour l’entreprise à long terme.

« Nous avions besoin d’une solution évolutive qui puisse s’adapter
au mieux à nos problématiques et notre organisation et non l’inverse. »

Elsa Raveleau & François Maillard – Responsable des Moyens Généraux & Directeur Financier chez DeCA Propreté
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