Optimisez et sécurisez votre gestion documentaire RH grâce au coffre-fort numérique

Les entreprises françaises stockent leurs documents administratifs pendant 7 ans, en moyenne, avant de les archiver. Ce lapse de temps nuit grandement à la sécurité des échanges, alors que la gestion documentaire RH est un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, garantir la sécurité de l’information, la conformité légale et le stockage de données sensibles est capital.

Et si vous optiez pour le coffre-fort numérique RH pour optimiser et sécuriser votre gestion documentaire ?

Qu’est ce qu’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique (CFN) est un espace nominatif et sécurisé, en ligne. Cet outil permet de recevoir, consulter, partager, stocker et archiver des documents administratifs comme des bulletins de paie, contrats de travail… Ainsi, l’employeur ou le service RH transmet tous les documents professionnels obligatoires aux salariés en temps réel. Ces derniers ont un accès immédiat et illimité à tous leurs documents sur leur espace personnel en ligne.

L’une des caractéristiques du CFN est de garantir la confidentialité et l’intégrité des données transmises et stockées. En effet, les informations sont cryptées et accessibles uniquement par le détenteur du coffre-fort.

Les atouts du coffre-fort numérique RH pour votre gestion documentaire

L’avantage majeur du coffre-fort numérique, pour les équipes RH, est qu’il facilite la transmission des documents aux salariés. Mais cela est loin d’être son seul atout. En effet, plusieurs raisons font de cet outil le meilleur allié de votre gestion documentaire.

Optimisez la charge de travail de votre service RH

Vous allez enfin pouvoir alléger la charge de travail et la charge mentale de votre service RH ! Cela peut sembler utopique mais imaginez qu’en un seul clic, votre RH ou gestionnaire de paie puisse envoyer les bulletins de paie à tous vos salariés ? Grâce à l’automatisation et la synchronisation des coffre-forts numériques de vos collaborateurs avec votre logiciel métier c’est tout à fait possible.

Que ce soit sur la plateforme, pour le service RH, ou sur leurs espaces personnels, pour vos salariés, chacun a un accès rapide et sécurisé à l’ensemble de ses documents. Il est également bien plus facile de retrouver ses documents et cela réduit considérablement les risques d’erreur ou de perte d’informations.

Tant d’atouts qui permettent à votre équipe des ressources humaines de gagner en productivité et de se consacrer à son cœur de métier.

Sécurisez et archivez vos échanges de documents administratifs

Au-delà d’alléger la charge de travail de vos équipes, le CFN est un moyen d’échange et de stockage hautement sécurisé. En effet, il vous garantit une protection optimale de vos données sensibles et confidentielles ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et salariés. Le coffre-fort numérique, en plus d’apporter une valeur juridique à vos échanges, il vous permet d’être toujours en conformité avec les obligations RGPD, notamment grâce à une double authentification.

Enfin, la dématérialisation de tous vos documents administratifs facilite leur stockage et archivage. Nous seulement vous gagnez de l’espace dans vos locaux mais vous limitez également les risques de pertes, de dégradation et autres aléas. Les bulletins de paie de vos salariés sont bien archivés jusqu’à leurs 75 ans, sans que vous ayez à vous en soucier ! Découvrez les avantages spécifiques du coffre-fort électronique pour les BPE.

Vous l’aurez compris, le CFN a une longue liste d’avantages tant en termes de productivité que de sécurité. Il en reste cependant un dernier, non négligeable, le nerf de la guerre !

Notamment en matière de papier, d’encre, de frais postaux… Accélérer sa dématérialisation, c’est économique et écologique !

Quels critères retenir pour bien choisir son coffre-fort numérique RH ?

Nous avons déjà traité le sujet de coffre fort électronique pour les BPE. Et si vous êtes convaincus de passer au coffre-fort numérique pour votre gestion documentaire, il faut faire un choix averti. Voici donc 5 critères à retenir pour choisir votre solution.

• L’interopérabilité avec votre logiciel SIRH pour permettre la transmission automatique des documents ainsi que la mise à jour des informations salariés.
• La capacité de stockage, qui doit être adaptée à vos besoins. Vous devrez également être attentif à la différence de capacité entre le stockage et l’archivage.
• La sécurisation des données hébergées de façon à garantir la valeur probante de tous vos documents professionnels.
• L’accessibilité optimale aux données est nécessaire et doit permettre à chacun de consulter ses documents n’importe où et n’importe quand.
• Le respect du cadre réglementaire est déterminant. Assurez-vous bien que la solution est en parfaite conformité avec la loi et les normes RGPD.

Une fois votre comparatif terminé, il est temps de faire votre choix !

LegalySpace, une plateforme unique pour votre gestion documentaire RH

Le digital est aujourd’hui un véritable levier de croissance pour les entreprises. Que ce soit les enjeux réglementaires ou environnementaux (RSE), vous êtes de plus en plus incités à dématérialiser vos processus administratifs. Il est donc indispensable de choisir le bon outil pour votre gestion documentaire RH.

LegalySpace propose une solution complète, sécurisée et évolutive, clé en main permettant de gérer tous vos documents professionnels. Ils sont automatiquement triés, classés et archivés de manière sécurisée en respectant leur durée de conservation légale. Éditeur passionné, nos données sont hébergées dans le cloud en France.

Nos équipes vous accompagnent tout au long du processus de transition pour répondre à vos besoins.