Les étapes indispensables pour réussir votre passage à la signature électronique

La signature électronique est un moyen pratique pour dématérialiser la signature de documents professionnels. Cela permet de traiter plus rapidement les documents entrants. Dans un article précédent nous avons expliqué comment et pourquoi adopter la signature électronique en entreprise. Aujourd’hui, nous avons décidé de vous aider étape par étape.

1. Identifiez les besoins administratifs au sein de votre entreprise

Que vous soyez en poste RH ou non, avant de vous lancer pleinement dans cette transition numérique et adopter la signature électronique dans vos process, il faut en premier lieu identifier clairement vos besoins :  

• Quels types de documents allez-vous signer électroniquement ?
• Combien de personnes devront signer ces documents ? 
• Quelles sont les exigences légales en ce qui concerne la signature électronique dans votre secteur d’activité ? 
• etc. 

En effet, identifier et comprendre vos besoins vous permettra de choisir la solution la plus adaptée. Et ainsi, orienter plus efficacement vos recherches. 

2. Choisir une solution de signature électronique

Il existe de nombreuses solutions de signature électronique sur le marché, proposées par différents fournisseurs. Le mieux, pour vous aider dans votre choix, est de comparer les fonctionnalités, les tarifs ainsi que les garanties juridiques de chacun pour assurer la fiabilité de la signature. 

Vous pouvez également en sélectionner quelques-uns et planifier un rendez-vous pour échanger ou encore tester le produit avant achat. 

Cela vous permettra d’arrêter votre choix si vous avez une affinité particulière pour une des plateformes, que ce soit pour sa facilité d’utilisation ou les fonctionnalités proposées. 

3. S’inscrire et configurer votre compte d’accès à la signature numérique

Une fois le contrat signé avec votre fournisseur, laissez vous guider. 

Généralement ils ont leur propre processus pour installer leur outil et vous aider à le prendre en main. Il vous aidera à configurer votre compte une fois les informations nécessaires à propos de votre entreprise, transmises. 

Pour terminer, n’hésitez pas à demander une formation au besoin. C’est un élément rassurant pour faire quelques tests et effacer l’appréhension d’utilisation en réel.

4. Importez et préparez vos documents à signer

Une fois l’installation et la configuration de votre compte terminées, il ne vous reste plus qu’à importer les documents que vous souhaitez soumettre à la signature. 

Essayez d’être organisé, par exemple rangez vos documents par thématique ou encore attribuez des noms qui vous aideront à comprendre en un coup d’œil de quel document s’agit-il.

5. Envoyez et suivez vos documents grâce aux notifications

Une fois le téléchargement de vos documents réussi, il ne vous reste plus qu’à les envoyer aux parties concernées via la solution de la signature électronique. Ainsi, ils seront informés qu’un ou plusieurs documents sont disponibles et prêts à être signés. 

Vous pourrez suivre le statut en temps réel et recevoir une notification dès que le(s) document(s) est signé(s).

Vous l’aurez compris, la signature électronique, vous permet de gagner du temps grâce à une transmission immédiate auprès de chaque partie. Cette solution numérique évite plusieurs jours de transit par voie postale et peut s’avérer très efficace pour avancer dans vos projets. 

En plus de ça, la signature électronique est aussi nettement plus sécurisée qu’un envoi postal ou encore par e-mail. Cette solution permet également de vérifier l’identité du destinataire grâce aux différentes authentifications liées à la confidentialité.

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Chez LegalySpace nous sommes experts de solutions de dématérialisation de tout type de document professionnel depuis plus de 10 ans. 

Pour répondre à vos besoins, nous avons développé notre propre service de signature électronique.  Une signature sécurisée qui s’utilise en toute simplicité. 

N’attendez plus, avec la signature électronique vos documents sont signés en un clic.