Les 5 bénéfices à dématérialiser vos bulletins de paie

700 millions (environ),
c’est le nombre de bulletins de salaire supplémentaires que va générer le recul de l’âge légal de départ à la retraite en France. Inutile donc de préciser que dématérialiser vos bulletins de paie va devenir un enjeu capital ! Un avantage à la fois compétitif et économique pour votre marque employeur.

Pour vous aider à sauter le pas sereinement avant que vos archives ne débordent, abordons ensemble les bases du bulletin de paie électronique, ses bénéfices et comment le mettre en place dans votre entreprise.

Entamer un processus de dématérialisation de sa gestion administrative peut paraitre compliqué et pourtant, bien accompagné vous verrez cela se fait en toute simplicité.

Les bases du bulletin de Paie Électronique

Tout savoir sur le bulletin de salaire est indispensable pour un.e RH. Et tout comme le bulletin de paie papier, le BPE doit respecter des règles. En effet, dématérialiser un bulletin de paie est encadré par la loi. L’employeur doit respecter certaines obligations, et processus, dans l’intégration de ce dernier au sein de son entreprise.

Depuis la loi El-Khomri du 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique s’est démocratisé dans les entreprises. Les employeurs peuvent désormais y avoir recours sans avoir à recueillir le consentement préalable de leurs salariés. Toutefois, ils disposent d’un mois pour informer leurs collaborateurs de sa mise en application. Période durant laquelle, tout salarié est libre de refuser la dématérialisation.

Strictement encadré par le RGPD et le droit à la portabilité, la transmission du BPE doit se faire “dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la confidentialité, l’accessibilité et la disponibilité des données”. De plus, comme pour la version papier, le bulletin de paie électronique doit contenir des mentions obligatoires. L’employeur a le devoir d’en conserver un double pendant 5 ans (article L.3243-4 du Code du travail). 

Dématérialiser vos bulletins de paie implique un certain nombre d’obligations à remplir par l’employeur. Néanmoins, ce dernier comporte des avantages indéniables tant au niveau de la productivité des équipes qu’au niveau légal et sécuritaire.

5 bénéfices à opter pour la dématérialisation des bulletins de paie

Dématérialiser ce document significatif, emblématique et indispensable de la vie d’un salarié n’est pas sans conséquence pour votre entreprise. Mais rassurez-vous ce n’est que du positif ! En effet, l’intégration du bulletin de paie électronique dans votre gestion administrative possède bon nombre d’avantages.

Voici une liste non exhaustive de ce que cela change pour vous :

Gain de temps et de productivité

L’envoi du bulletin de paie aux salariés est associé à une liste de tâches fastidieuses, chronophages et répétitives. Une tâche généralement relayée au service RH ou gestionnaire de paie. Mais qui dit BPE, dit possibilité d’automatiser les envois ! Terminé la distribution à la main, par la poste ou même par mail (qui n’est absolument pas conforme au RGPD). Dématérialiser le bulletin de paie permet de le transmettre en seulement un clic à tous vos collaborateurs.

Libérées de cette mission, les équipes RH peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Dématérialiser le bulletin de paie permet de gagner en efficacité.

Réduction des coûts

Comme l’indique le mot “dématérialisation”, exit le bulletin de salaire sous sa forme physique. Par conséquent, adieu les coûts de “matérialisation” : papier, encre, enveloppe ou encore affranchissement. Isolez les coûts liés à la génération et à l’envoi des bulletins de paie et constatez par vous même les économies mensuelles et annuelles que cela engendrerait.

Au-delà des économies sur le matériel le recours au BPE réduit drastiquement le temps humain consacré à sa transmission, par le service RH. De plus, il limite grandement les erreurs et les pertes. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à rechercher un bulletin, à le réimprimer, à le renvoyer. Gain de temps et par conséquent, gain d’argent !

Sécurisation des données

Les bulletins de salaire recèlent d’informations personnelles et privées sur l’entreprise et les salariés. Celles-ci doivent impérativement être collectées et traitées en conformité avec la réglementation sur la protection des données (RGPD). Il est notamment recommandé dans le cadre de la dématérialisation des fiches de paie, d’utiliser un espace personnel et sécurisé en ligne. Attention, un envoi par mail n’est pas considéré comme de la dématérialisation de bulletin de salaire. Les coffres-forts électroniques garantissent en effet le dépôt et l’archivage des bulletins mais également leur authenticité, leur inaltérabilité et leur traçabilité.

Modernisation des process

La mise en place du BPE implique la modernisation de vos différents processus administratifs. En effet, vous distribuez vos bulletins de paie en quelques clics grâce au coffre-fort électronique comme réceptacle. Ce dernier, connecté à votre SIRH, permet une transmission rapide et sécurisée de l’ensemble des bulletins, même avec des volumes très importants. Ces outils modernes ont pour but de piloter efficacement vos activités, de gagner en confort de travail et d’alléger la charge mentale de vos équipes.

Développement de la marque employeur

Sur un marché du travail toujours plus concurrentiel, vous avez tout intérêt à développer votre marque employeur RH pour attirer et fidéliser de nouveaux talents. Avec la mise en place du BPE, c’est un confort que vous offrez à vos collaborateurs tant pour la réception du document que pour son archivage. Le BPE est l’opportunité pour l’entreprise d’illustrer de façon concrète son côté innovant, dynamique et responsable (RSE).

Depuis plusieurs années, DeCA Propreté mène un projet global de digitalisation de ses processus administratifs. Ils ont d’abord déployé une solution de GED avec Docuware pour la partie fournisseurs et clients. Puis se sont focalisés sur les Ressources Humaines.
📌 13 filiales
📌 12 000 contrats et avenants
📌 4 700 bulletins de salaires / mois
Découvrez comment nous leur avons permis d’envoyer leurs bulletins de salaires de façon automatisée et faire signer leurs contrats de travail en 2 clics

➡ LIRE LE TÉMOIGNAGE COMPLET

Etude de cas DeCA Propreté

Envoyez vos BPE en un clic avec LegalySpace

La plateforme LegalySpace dématérialise vos documents professionnels et digitalise les échanges avec vos collaborateurs, à travers un espace innovant, sécurisé et personnel. 

Grâce à son intégration dans votre logiciel métier, vos bulletins de paie sont envoyés automatiquement à l’ensemble de vos salariés, en quelques secondes. Ces derniers sont archivés en toute sécurité dans des coffres-forts numériques nominatifs.

Signez électroniquement vos BPE pour garantir son intégrité ! Par le biais de notre solution de signature électronique certifiée, vous vous assurez que vos bulletins de paie soient horodatés, originaux et infalsifiables. 

Nos solutions complètes automatisent l’envoi de tous vos documents, avec une sécurité juridique forte, et vous permettent de gérer simplement et légalement vos processus administratifs.

Nos équipes vous accompagnent tout au long de votre transition digitale. A l’écoute de vos besoins, nous vous proposons une solution sur mesure qui s’adapte à votre entreprise.