Les 10 avantages de la signature électronique dont vous ne pourrez plus vous passer
Dans un monde qui se digitalise rapidement, la signature électronique s’impose de plus en plus en entreprise pour devenir un incontournable.
D’après une enquête de janvier 2021 réalisée par YouGov pour Universign sur l’évolution de la signature électronique en France, 26% des entreprises ont adopté une solution de e-signature depuis 2020. 49% d’entre elles l’utilisent pour parapher des documents commerciaux et 41% pour des documents relatifs aux ressources humaines.
Rien d’étonnant tant les RH sont amenées à traiter un nombre important de documents nécessitant des signatures : avenants, contrats de travail, synthèse d’entretiens professionnels…
Pourquoi ces entreprises ont-elles opté pour la signature électronique ? Quel intérêt à l’adopter dans votre entreprise ? Plus de place au doute, voici 10 avantages de la signature électronique qui vont vous faire e-signer pour cette solution !
10 avantages à passer à la signature électronique
Booste l’efficacité
Comment faire gagner du temps à vos salariés ? Imaginez qu’un seul clic enclenche vos processus automatisés et sécurisés, de demande de signature de façon simple et immédiate !
Au-delà de la traçabilité du document, le temps de traitement, d’envoi et de réception est très nettement réduit. Un gain de temps significatif grâce à cette automatisation qui permet de ne plus manipuler les documents en masse. De plus, les risques de pertes et d’erreurs sont diminués et en cas de besoin, votre dossier de preuves est accessible. Vos collaborateurs peuvent ainsi se consacrer à leur cœur de métier et à des missions à plus forte valeur ajoutée. Ce sont autant de tâches répétitives et chronophages qui sont supprimées du quotidien de vos services.
Prise en main simple et rapide
La signature électronique est accessible à tous, que ce soit par vous en tant qu’employeur ou par vos collaborateurs, à partir du moment où vous avez un téléphone portable et une connexion internet. Cette facilité d’accès permet une utilisation simple et rapide par le plus grand nombre d’utilisateurs.
Aucunement besoin de télécharger une application, le module de signature est intégré à la plateforme de dématérialisation, coffre-fort numérique ou bien directement à votre site internet via une API, vous signez en un clic.
Améliore l’expérience utilisateur
Comme nous venons de le dire, l’usage de la signature numérique est simple mais elle est également accessible de n’importe où ! Le signataire peut signer son contrat de travail sous l’œil de son employeur en quelques secondes mais peut aussi prendre le temps de lire le contrat à tête reposée chez lui ou ailleurs. Même lorsque vous êtes en voyage d’affaires ou en vacances, vous pouvez signer vos documents. C’est un gain de temps non négligeable pour toutes les équipes en attente d’une signature pour avancer sur tel ou tel projet.
Optimise la gestion documentaire
Les solutions d’e-signature s’inscrivent généralement dans une démarche de dématérialisation et de digitalisation de l’entreprise. Cela permet notamment de fluidifier les différents processus et de gagner en réactivité avec son SIRH. Le traitement de l’ensemble de vos données est largement optimisé grâce à une sauvegarde et un archivage automatique. La signature électronique offre également un meilleur suivi des échanges et permet d’avoir une visibilité sur les statuts des documents : non lu, signé, en cours de validation…
« Les recherches d’informations sont largement simplifiées, et la signature électronique des documents permet une construction beaucoup plus rapide et formalisée de chaque dossier salarié. » Elsa Raveleau & François Maillard
Sécurise vos échanges et données
Un des avantages de la signature électronique est que d’y avoir recours permet l’identification de toutes les parties prenantes. Un système de cryptage est réalisé au moment de la signature, ce qui garantit à la fois l’authenticité de celle-ci et l’intégrité du document. A partir de là, il est impossible de falsifier ou de modifier le document en question.
Conforme à la loi
De toute évidence, la e-signature est très encadrée ce qui lui permet d’avoir la même valeur juridique qu’une signature manuelle (article 1 366 du Code Civil). Le règlement eIDAS définit les règles d’usage de la signature électronique ainsi que les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale. Ce dernier instaure un cadre juridique sur l’utilisation et la recevabilité de la signature. De plus, dans le cadre du RGPD, elle permet la mise en place d’une administration des consentements. Enfin, la signature électronique certifie l’authenticité de l’acte et l’identité du signataire. Celle-ci est donc plus difficilement invalidée en justice, qu’une signature manuscrite. C’est l’un des avantages considérables de l’utilisation de la signature électronique.
Il existe 3 types de signatures électroniques, nous vous aidons à faire votre choix.
Centralise l’archivage
Imaginez que tous vos documents soient sauvegardés, archivés et sécurisés en un seul et même endroit ! Moins de risque de pertes d’informations, de documents, d’erreurs, de doublons… Vous signez vos documents de manière électronique et ces derniers sont automatiquement archivés dans le cloud. Ainsi, ils sont rapidement accessibles depuis n’importe quel support mais aussi facilement trouvables grâce à la fonction de recherche et les filtres avancés. De plus, l’archivage a la particularité de garantir l’intégrité de vos données archivées : un fichier archivé ne peut ni être modifié, ni être supprimé. Vous connaissez la différence entre le stockage et l’archivage ? Nous vous expliquons !
Minimise l’impact environnemental
Adopter la e-signature permet de réduire votre empreinte carbone. Si vous souhaitez développer votre politique RSE et vous engager dans une démarche plus écologique, la solution est idéale. Vous limitez ainsi les déplacements de vos collaborateurs, clients ou fournisseurs. De plus, vous diminuez grandement votre consommation de papier et donc votre impact environnemental. Saviez-vous que chaque année en France, 11 millions de tonnes de papier sont consommées, dont la moitié dans le cadre du travail ?
Valorise votre marque employeur
Prendre soin de l’image de votre entreprise est maintenant incontournable pour attirer et fidéliser les talents. Voir l’article de blog sur la marque employeur. La signature électronique fluidifie vos processus de recrutement, digitalise et dynamise l’expérience candidats et salariés : ils signent leurs documents administratifs et contractuels à distance et rapidement. Non seulement vous gagnez en réactivité mais vous donnez une image positive et innovante de votre entreprise.
Réduit les coûts
Tout d’abord, grâce à la suppression des tâches répétitives : impression, numérisation et manipulation des documents papiers, classement et archivage de ces derniers, distribution aux salariés, sans compter sur le temps consacré à leur recherche. Vos coûts administratifs se voient ainsi réduits.
Vous économisez les frais postaux (enveloppes et affranchissement) mais également les coûts liés aux consommables d’impression.
Dans un environnement en pleine digitalisation, la e-signature a toute sa place dans vos processus RH et commerciaux. Grâce à ses avantages, vos équipes gagnent en productivité, votre gestion est optimisée et vous faites même des économies !
Maintenant que vous avez en tête tous les bénéfices que peut vous apporter la signature électronique, il ne vous reste plus qu’à l’adopter au plus vite dans votre entreprise !
Pour vous aider à mettre en place la signature électronique au sein de votre entreprise, suivez nos 5 étapes indispensables.
Simple et efficace avec la E-signature by LegalySpace
Grâce à notre API Rest, nous intégrons rapidement et facilement notre solution d’e-signature dans vos logiciels métiers. La signature électronique est qualifiée et garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document. Celle-ci est conforme à l’eIDAS et associée à un dossier de preuves.
Chez LegalySpace, nos équipes sont à votre écoute pour accélérer et simplifier vos processus métier. Nous vous accompagnons dans votre démarche de dématérialisation et vous permettre ainsi de consacrer l’essentiel de vos ressources à votre métier.