Simplifiez vous la vie et passez à la dématérialisation de vos documents !
La dématérialisation des documents administratifs et RH s’est démocratisée sur le marché du travail ces trois dernières années. En effet, nous avons pu observer l’importance de la digitalisation des processus mais également la nécessité d’une collaboration à distance efficace.
Pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts, à améliorer leur efficacité et à assurer une meilleure sécurité de leurs informations, la dématérialisation est une solution optimale tant ses avantages sont nombreux. Elle offre notamment un gain de temps considérable, une solution de stockage sécurisé et facilite les flux d’informations et de documents.
Au-delà de ces aspects fonctionnels pour les entreprises, l’aspect législatif et réglementaire est également à prendre en compte. Effectivement, l’État français mène, depuis plusieurs années maintenant, une politique de digitalisation des processus. Une tendance européenne qui a pour objectif d’uniformiser les pratiques et les échanges.
Alors prêts à investir dans la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents administratifs pour booster votre compétitivité
La dématérialisation en bref
Depuis 1970, la dématérialisation des documents n’a cessé d’évoluer notamment avec l’émergence des nouvelles technologies : la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou la signature électronique. Par ailleurs, de nouveaux outils de plus en plus performants voient le jour en termes de numérisation, de stockage et de gestion documentaire.
Les chiffres clés
En bref, la dématérialisation des documents s’adresse à toutes les entreprises. Cette solution est d’autant plus intéressante lorsque le volume de documents à traiter est important. Elle permet l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts et l’accélération des processus administratifs. De plus, elle réduit les émissions de carbone en limitant l’utilisation du papier et en favorisant une gestion plus responsable des ressources.
Plus votre volumétrie de documents est importante, plus la dématérialisation sera un avantage dans votre quotidien. En effet, pour les entreprises de mise à disposition de personnel par exemple, opter pour une solution de dématérialisation permet d’optimiser la relation tripartite et d’automatiser l’envoi et la signature des documents. Avoir recours aux plateformes de dématérialisation permet également de résoudre un grand nombre de problématiques liées aux RH. Pour les entreprises de propreté, par exemple, dont l’un des principaux enjeux est d’être très réactif dans la transmission des contrats de travail et leur signature, dans un contexte de recrutement parfois difficile.
Commencez votre transition digitale
en tout simplicité
Rester compétitif en répondant aux enjeux du marché
Il est essentiel aujourd’hui pour les entreprises de rester compétitives dans un environnement qui est de plus en plus digital et réactif. C’est en cela que la dématérialisation des entreprises est un enjeu majeur, entre autres pour les avantages qu’elle génère.
Enjeu réglementaire : respecter facilement toutes les obligations légales.
Enjeu environnemental : la conversion des documents papiers en version numérique réduit considérablement la consommation de papier et donc l’impact écologique des entreprises.
Enjeu économique : les entreprises diminuent leurs dépenses tout en proposant à leurs clients et salariés une solution innovante
Enjeu organisationnel : fluidifier et simplifier les processus internes des entreprises et améliorer les collaborations.
4 opportunités du numérique à ne pas manquer pour une entreprise
Maîtriser ses coûts : la création, la gestion et le stockage de documents papier sont relativement coûteux. La dématérialisation réduit et permet une maîtrise des coûts tout en réduisant le temps de traitement.
Gagner du temps et de la productivité : la digitalisation simplifie les processus de travail et automatise les tâches chronophages. Les salariés se concentrent ainsi sur des missions à valeurs ajoutées.
Améliorer l’expérience utilisateur et client : un environnement de travail moderne, accessible et innovant contribue à la satisfaction des collaborateurs. La rapidité et la simplicité des échanges, des signatures garantissent également de meilleures relations avec ses clients.
Se conformer à la législation en toute sécurité : les solutions de dématérialisation sont conformes aux normes et aux lois applicables en matière de traitement et de stockage des données. Elles sont sécurisées et certifiées pour assurer la traçabilité complète des informations en fournissant des preuves solides en cas de litiges.
Les opportunités sont nombreuses pour les entreprises mais voici les 10 points clés à retenir sur la dématérialisation de vos documents.
Améliorez les performances de vos équipes,
digitalisez vos processus
Dématérialiser pour mieux gérer vos documents professionnels
L’objectif de la dématérialisation des documents administratifs est de vous simplifier la vie et donc la gestion quotidienne de tous ces documents. Ainsi, une très grande majorité, si ce n’est la totalité, des documents d’une entreprise peuvent être gérés électroniquement.
Voici donc une liste non exhaustive des types de documents dématérialisables et leur catégorie respective.
| Documents administratifs & commerciaux | Factures, Devis, Contrats, Propositions commerciales, Avenants, Bons de commande, Bons de livraison, Cahiers des charges, etc. |
| Documents RH | Contrats de travail, Bulletins de paie, Certificats de travail, Attestations pôle emploi, Solde de tout compte, Règlements intérieurs, etc. |
| Documents financiers | Relevés de compte, états financiers, rapports d’audit, etc. |
| Documents juridiques | Actes notariés, procès-verbaux d’assemblée générale, etc. |
| Documents techniques | Plans, schémas, manuels d’utilisation, fiches techniques, etc. |
Les étapes majeures de la dématérialisation de votre gestion documentaire
Entamer une transition digitale dans son entreprise n’est pas une décision facile et encore moins rapide à mettre en place. En effet, c’est une réflexion globale à déployer et elle demande de l’organisation et de l’anticipation.
Voici donc les étapes majeures à ne pas oublier pour réussir pleinement la transformation numérique de votre entreprise.
- Analyser vos besoins
faites le recensement de l’ensemble des documents que vous souhaitez dématérialiser. - Choisir votre outil
Listez les outils qui correspondent à vos attentes, comparez les, contactez les, testez les, puis faites votre choix. - Préparer l’environnement technique
Après avoir choisi votre solution de dématérialisation, votre prestataire vous fournira l’ensemble des recommandations techniques à respecter. Il sera peut-être nécessaire de mettre à jour certains logiciels, d’installer de nouveaux équipements ou d’améliorer vos systèmes de sécurité avant de finaliser le déploiement de l’outil. - Former vos équipes
Vous allez changer les habitudes de travail de vos collaborateurs. Il est donc important de les impliquer en les accompagnant dans l’usage de ce nouvel outil. Présentez leurs les avantages de la dématérialisation pour les convaincre de sauter le pas. Plus vos équipes adhérerons à ce nouveau procédé, plus votre démarche sera un succès. - Déployer la solution
L’installation de votre solution de dématérialisation se planifie et s’anticipe pour éviter la perte de données et garantir l’intégrité de vos informations. Votre prestataire vous accompagnera dans cette étape importante. - Évaluer et améliorer vos pratiques en continue
Une fois l’outil installé et utilisé par vos équipes, clients ou encore fournisseurs, analysez son impact sur vos performances. A l’aide d’évaluations régulières vous pourrez détecter les leviers d’amélioration ou les points de sensibilisation à aborder avec vos équipes.
Ces étapes sont indispensables à la réussite de votre projet. Elles permettent de déployer plus facilement et rapidement les solutions. C’est également le moyen de s’assurer que l’outil correspond pleinement à vos besoins et qu’il est adapté à votre entreprise.
Toutes les clés pour passer facilement à la
dématérialisation de vos documents administratifs
dans notre guide complet
