10 points clés à retenir sur la dématérialisation de vos documents 

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en documents numériques avec pour objectif, d’optimiser le traitement de l’information. Aujourd’hui, cette dernière est devenue un réel enjeu en termes de productivité et de compétitivité au sein des entreprises.

1. Les principaux avantages de la dématérialisation

En premier lieu, la dématérialisation offre plusieurs avantages à court, moyen et long terme pour les entreprises. Par exemple, elle permet de : 

• Réduire ses frais généraux et maîtriser ses coûts,
• De gagner en temps et en productivité,
• D’offrir une utilisation simple au service de l’expérience collaborateur.

2. L’impact sur la compétitivité

Grâce à tous les avantages évoqués précédemment, la dématérialisation procure un avantage compétitif sur ses concurrents. Une compétitivité qui touche à la fois les coûts (et donc à posteriori les prix des services ou produits proposés) et la structure.

3. L’impact environnemental

La dématérialisation des documents permet de réduire la consommation de papier des entreprises de manière significative. Cette technique a un impact positif et contribue à améliorer l’empreinte carbone des professionnels. D’un point de vue global, cette réduction de consommation de papier agit sur tout le cycle : encre, impression, ressources utilisées pour créer la matière première et surtout réduit également les déchets produits par chacun. Un avantage pour une entreprise soucieuse de sa stratégie RSE et de l’image qu’elle renvoie.

4. L’impact économique

A l’ère d’une inflation croissante, réduire ses coûts est devenu un nouveau défi. En sautant le pas des documents numériques, une entreprise peut optimiser ses dépenses en : papier, impression, encre et aussi en stockage et en archivage. Cette économie peut aussi se compter en temps humain. En effet, le traitement d’un document numérique est beaucoup plus rapide et diminue drastiquement la manœuvre administrative. Un gain de temps que l’on peut réinjecter sur d’autres missions.

5. L’impact juridique

Si certaines entreprises tentent encore de repousser l’échéance, désormais l’Etat aussi impose que l’échange d’information devienne numérique pour simplifier le circuit de l’information et réduire son temps de traitement. C’est aussi un moyen de surveiller la confidentialité et la sécurité de chaque document.

6. Les réglementations à connaître

La dématérialisation concernant des papiers officiels est, elle aussi, concernée par des réglementations afin d’encadrer sa pratique. On y retrouve : 

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD)
• Le règlement eIDAS (electronic Identification and Trust Services)
• La certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) 
• La norme  ISO27001 
• La norme  AFNOR NF Z42-013

7. Les Outils de dématérialisation existants

Pour accompagner les différentes structures professionnelles il existe désormais plusieurs outils de dématérialisation sur le marché. Des outils qui permettent de répondre aux besoins de chacun : coffre fort légal, plateforme de dématérialisation, signature électronique, parapheur, relevé d’heures, facture électronique etc.

8. Les types de documents

Il est désormais possible de dématérialiser de nombreux documents professionnels : commerciaux, RH, marketing, juridiques, de santé et bien d’autres encore. La dématérialisation englobe un large panel pour permettre à tout le monde de saisir cette opportunité de gain de temps et de productivité.  

9. Les facteurs clés de la réussite

Entreprendre la dématérialisation au sein de son entreprise comporte 3 facteurs clés de réussite : l’anticipation des besoins, la formation des utilisateurs et  l’implication des parties prenantes. Ces différents points sont la clé de la réussite de votre transition digitale. 

Et pour encore plus de détails à propos de ces facteurs, n’hésitez pas à télécharger notre guide sur la dématérialisation.

LegalySpace, plateforme de dématérialisation

Éditeur français depuis 2009, LegalySpace est expert de la dématérialisation de documents, de la signature électronique qualifiée ainsi que de la facture électronique. Nous mettons à disposition de toute entreprise LA plateforme unifiée qui permet de tracer et de rendre légal n’importe quel échange de documents.

Nous avons à cœur d’accompagner toutes les structures dans leur transformation digitale afin de les aider à gagner en productivité et aussi en compétitivité tout en respectant les réglementations en vigueur. 

Nos équipes sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et aussi pour vous expliquer le fonctionnement de notre Plateforme Unifiée.