Quels sont les avantages de la dématérialisation des processus RH pour les entreprises de mise à disposition de personnel ?

Les entreprises de mise à disposition de personnel (Groupement d’employeurs, ETT, Sécurité, Hôtellerie, Propreté, Aide à la personne…) traitent quotidiennement de nombreux documents administratifs et RH dans des formats divers et pour des interlocuteurs différents : les entreprises utilisatrices d’un côté et les salariés/intérimaires de l’autre. C’est ce que l’on appelle la relation tripartite. Cette collaboration à trois rend complexe l’organisation, la communication, la circulation des informations et la gestion des délais. Heureusement, la dématérialisation des documents RH permet de faciliter le quotidien des équipes en charge de ces tâches.

Une automatisation des tâches qui simplifie la relation tripartite

Les activités au sein des entreprises de mise à disposition de personnel recouvrent tout le cycle de gestion du personnel intérimaire : de la demande de ressource d’une entreprise utilisatrice (EU) à la facturation en fin de prestation. Il faut gérer pour chaque salarié les contrats de missions et de mise à disposition, les relevés d’heures et bulletins de paie, les attestations pôle emploi, les documents de fin de mission… Ce qui prend énormément de temps.

La dématérialisation et l’automatisation des processus RH vont libérer vos équipes de ces tâches chronophages. L’expérience intérimaire est plus agréable et fait progresser la satisfaction des EU. Vous pilotez ainsi plus facilement votre gestion administrative et vous optimisez votre productivité. Finalement c’est toute la relation tripartite qui se voit améliorée.

La reconnaissance automatique des documents, leur tri et leur regroupement automatique, la création des bulletins de paie électronique et la programmation des envois représentent de fait un gain de temps évident. Mais un autre avantage est apporté : la diminution des risques d’erreurs. En effet les problèmes de saisies disparaissent avec l’automatisation, par exemple.

Une dématérialisation des documents RH qui génère des économies de papier importantes

En l’espace de 20 ans, la consommation de papier a augmenté de 126% dans le monde. Si l’on se focalise sur le milieu professionnel, un salarié consomme 70 à 85 kg de papier par an. Mais c’est une moyenne et la fonction RH est probablement la plus gourmande dans ce domaine. Des chiffres surprenants dans un monde qui se veut de plus en plus digitalisé.

Pourtant, avec la bonne solution, une entreprise de mise à disposition de personnel peut dématérialiser des centaines de milliers de documents pour une seule année. Ce qui veut dire des centaines de milliers de documents que vous ne devrez plus imprimer et stocker, des consommables d’impression que vous ne devrez plus acheter… Les économies de papier sont donc très substantielles dans le cadre d’une démarche de dématérialisation. Celle-ci peut s’inscrit elle-même dans une démarche RSE plus globale.

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« Notre métier demande une certaine rigueur législative et administrative.
La dématérialisation devait répondre à plusieurs objectifs :
• le respect de la législation sur les bulletins de salaires dématérialisés
• l’intégration de la signature électronique
• la diminution des coûts postaux
• la réduction du volume papier, en accord avec les valeurs RSE de notre groupe. »

Célestine Bellanger Chargée de mission – Abalone France
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Une gestion à distance qui fluidifie vos échanges

Une relation tripartite qui n’est pas encore digitalisée est synonyme d’envois postaux et de signatures manuelles des contrats. De fait, cela engendre forcément des déplacements physiques (en agence ou autre). La dématérialisation des processus RH permet la collaboration à distance entre vos équipes, les clients et les prestataires. Il devient possible de signer un contrat depuis un smartphone ou de travailler en simultanée sur un document de travail. Par exemple, grâce à la signature électronique un intérimaire peut réaliser les actions qui devaient être auparavant réalisées physiquement en agence, sans se déplacer de chez lui. Le taux de transformation est ainsi amélioré.

De manière plus générale, dès lors qu’un document est numérisé, il devient accessible à tout moment, et ce quelle que soit sa localisation. De plus, le recours à la mise à disposition de personnel implique que vous respectiez un certain nombre d’obligations légales. Ce qui n’est pas incompatible avec une démarche digitale dès lors que vous choisissez la bonne solution. Mettre en place des outils de dématérialisation vous aide à fluidifier la circulation des échanges de documents tout en respectant les lois en vigueur.

Une digitalisation qui diminue la charge mentale de vos équipes

L’absentéisme et les burn-out représentent un coût estimé à 12 600 € par salarié et par an en France, selon le cabinet Mozart Consulting. Les pertes pour les entreprises sont significatives, la charge mentale des collaborateurs devient donc un enjeu majeur pour les employeurs.

La dématérialisation des processus RH pour les entreprises de mise à disposition de personnel permet de diminuer cette charge. Par exemple, les tâches répétitives provoquent souvent un sentiment d’inefficacité et de stress chez les collaborateurs. Avec la digitalisation et l’automatisation, la double saisie et le traitement des documents sont fortement réduits. Vos équipes RH voient donc leur charge de travail nettement diminuer. Les risques d’absence ou de perte d’un document qui pourrait paralyser la relation tripartite sont également fortement réduits. Finalement, vos équipes sont moins stressées et peuvent mieux répondre aux attentes de vos clients et des salariés/intérimaires.