Comment accélérer la dématérialisation de vos documents professionnels et réduire votre consommation de papier ?

La réduction de la consommation de papier est souvent la première étape des entreprises lorsqu’elles entament une démarche RSE. À l’ère de la dématérialisation, nous pourrions penser qu’il est facile de franchir le pas, mais qu’en est-il réellement ?

Chaque année en France, 11 millions de tonnes de papier (soit 3,2% de la consommation mondiale) sont consommées, dont la moitié dans le cadre du travail. En effet, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. Ainsi, en l’espace de 20 ans, la consommation de papier a augmenté de 126% dans le monde. Des chiffres surprenants alors même que l’on vit dans un monde de plus en plus digitalisé.

Nous allons voir ensemble l’impact de la consommation de papier en France et comment limiter ses impressions est devenu indispensable. Puis, comment dématérialiser rapidement vos documents afin de réduire l’utilisation du papier au sein de votre entreprise. 

Quel est l’impact environnemental de la consommation de papier en France ?

La France est au 22ème rang du classement mondial de consommation de papier par habitant avec une consommation d’environ 350 kg par seconde. Selon une étude IPSOS de 2007, le nombre d’impressions quotidiennes par salarié était de 28 pages.

Effectivement, au bureau nous sommes d’assez mauvais élèves. Nous produisons chaque année 900 000 tonnes de déchets papiers, ce qui représente 75% des déchets d’une entreprise. De plus, la moitié des déchets papiers ne sont pas collectés et seulement 20% d’entre eux sont recyclés. Une information alarmante, lorsque l’on sait que le recyclage du papier évite l’émission de 390 000 tonnes de CO2 par an.

L’impact environnemental généré par la surconsommation de papier se tient en plusieurs aspects :

• Extraction des matières premières : près de 60 000 km² de forêts sont détruits chaque année pour produire les 300 millions de tonnes de papier consommées. Cela représente 40% de la déforestation dans le monde.
• Fabrication : la production d’une tonne de papier nécessite environ 100 000 litres d’eau. De plus, de nombreux produits chimiques sont utilisés durant le processus de fabrication.
• Distribution : l’acheminement du papier par des moyens de transports, tels que l’avion et le transport routier, contribue également à l’émission de gaz à effet de serre.
• Utilisation : un salarié détruit au moins deux arbres par an pour subvenir à sa consommation de papier.
• Traitement des déchets : la mise en décharge et l’incinération sont encore préférées au recyclage, ce qui entraîne de fortes émissions de CO2.

Suite à ce constat, nous comprenons l’urgence qu’il y a à tendre vers le Zéro Papier. Pour réduire leur consommation, certaines entreprises peuvent aborder une utilisation éco-responsable dans leur politique de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE). Cette stratégie a non seulement un impact positif sur l’empreinte environnementale, mais permet également de réduire les dépenses liées à l’achat de consommables.

Limiter ses impressions en entreprise, une démarche éco-responsable devenue indispensable

Depuis le 1er juillet 2016, les entreprises (de plus de 100 salariés) et les administrations (de plus de 20 personnes) ont l’obligation de trier à la source leurs déchets papiers et d’organiser leur collecte, de façon à permettre leur valorisation.

En quelques gestes simples, vous pouvez réduire votre consommation et mettre en place le tri et le recyclage de vos déchets papiers :

• Préférer du papier recyclé plutôt que du papier blanc
• Disposer une poubelle dédiée aux papiers dans chacun des bureaux et près des imprimantes
• Déposer les emballages en carton dans les conteneurs prévus à cet effet
• Informer et sensibiliser les salariés sur les différentes consignes de tri de l’entreprise
• Faire appel à des structures qui proposent des collectes et le recyclage sur le lieu de l’entreprise : Elise, Paprec…
• Mettre en place une solution complète de dématérialisation pour gérer vos processus RH (bulletins de salaire, contrat de travail, facturation…)

Encouragées par la législation, les entreprises délaissent de plus en plus le papier pour entamer une transition digitale. Cela s’avère d’autant plus intéressant lorsque le volume de documents à envoyer est important. Ce qui est le cas des entreprises de mise à disposition de personnel, par exemple.

Comment dématérialiser rapidement pour réduire votre consommation de papier ?

On estime entre 10 000 et 25 000 euros les dépenses annuelles en papier et entretien de matériel d’impression, pour une entreprise d’une centaine de salariés. Un coût conséquent, réductible grâce à la dématérialisation et digitalisation de certains processus. 

Voici 5 outils à utiliser pour réduire efficacement votre consommation de papier.

Vous utilisez peut-être déjà les plus courants, comme Google Agenda. Sachez qu’il en existe d’autres moins connus et tout aussi simples à mettre en place.

1. Les GED pour centraliser et indexer tous vos documents essentiels 
   La Gestion Électronique de Documents vous permet de traiter, collecter, partager, stocker et gérer des documents au sein d’un répertoire numérique central.
   > Docuware
   
2. La prise de notes partagée
   Pour les adeptes de la prise de notes, de nombreux outils vous permettent d’abandonner crayons et papier. La majorité de ces solutions sont partagées, vous pouvez ainsi avoir accès à vos données depuis plusieurs supports (smartphone, ordinateur, tablette…).
   > Drive, Sharepoint, Evernote
   
3. Les agendas en ligne pour planifier vos tâches et rendez-vous
   Accéder à son agenda à tout moment de la journée, planifier les réunions en temps réel, consulter l’emploi du temps de ses collaborateurs… Tant d’avantages pour mieux vous organiser et optimiser vos plannings.
   > Google Agenda, Apple Calendrier, Calendrier Outlook
   
4. La signature électronique de documents
   Les signatures électroniques, conformes à l’eIDAS et associées à un dossier de preuves, permettent de signer des documents tels que les contrats de travail, devis, bulletins de paie… Grâce à une solution en API, celle-ci s’intègre simplement à vos logiciels.
   > LegalySign
   
5. Les plateformes de dématérialisation pour envoyer et sécuriser les documents
   À travers une plateforme unifiée de dématérialisation, automatisez, échangez, signez et archivez simplement l’ensemble de vos documents administratifs (bulletins de paie, contrats, relevés d’heures, dossiers salariés, factures…) tout en leur garantissant une conformité légale.
   > Legalyspace

Alors, prêts à réduire votre consommation de papier ?

LegalySpace édite des solutions de dématérialisation et de signature électronique pour gérer simplement et légalement vos processus administratifs. Ces solutions, compatibles avec les différents logiciels métiers et facturation, vous garantissent une conformité légale des échanges de documents entre les parties prenantes.

Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de transition pour répondre à vos besoins. Grâce à des solutions sur-mesures, nous serons également en capacité de répondre à vos problématiques de demain.