20 questions essentielles pour tout savoir sur la dématérialisation
Nous répondons aux 20 questions, les plus posées par les entreprises sur la dématérialisation des documents !
La réduction de la consommation de papier est souvent la première étape des entreprises lorsqu’elles entament une démarche RSE. À l’ère de la dématérialisation, nous pourrions penser qu’il est facile de franchir le pas, mais qu’en est-il réellement ?
Chaque année en France, 11 millions de tonnes de papier (soit 3,2% de la consommation mondiale) sont consommées, dont la moitié dans le cadre du travail. En effet, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. Ainsi, en l’espace de 20 ans, la consommation de papier a augmenté de 126% dans le monde. Des chiffres surprenants alors même que l’on vit dans un monde de plus en plus digitalisé.
Nous allons voir ensemble l’impact de la consommation de papier en France et comment limiter ses impressions est devenu indispensable. Puis, comment dématérialiser rapidement vos documents afin de réduire l’utilisation du papier au sein de votre entreprise.
La France est au 22ème rang du classement mondial de consommation de papier par habitant avec une consommation d’environ 350 kg par seconde. Selon une étude IPSOS de 2007, le nombre d’impressions quotidiennes par salarié était de 28 pages.
Effectivement, au bureau nous sommes d’assez mauvais élèves. Nous produisons chaque année 900 000 tonnes de déchets papiers, ce qui représente 75% des déchets d’une entreprise. De plus, la moitié des déchets papiers ne sont pas collectés et seulement 20% d’entre eux sont recyclés. Une information alarmante, lorsque l’on sait que le recyclage du papier évite l’émission de 390 000 tonnes de CO2 par an.
L’impact environnemental généré par la surconsommation de papier se tient en plusieurs aspects :
Suite à ce constat, nous comprenons l’urgence qu’il y a à tendre vers le Zéro Papier. Pour réduire leur consommation, certaines entreprises peuvent aborder une utilisation éco-responsable dans leur politique de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE). Cette stratégie a non seulement un impact positif sur l’empreinte environnementale, mais permet également de réduire les dépenses liées à l’achat de consommables.
Depuis le 1er juillet 2016, les entreprises (de plus de 100 salariés) et les administrations (de plus de 20 personnes) ont l’obligation de trier à la source leurs déchets papiers et d’organiser leur collecte, de façon à permettre leur valorisation.
En quelques gestes simples, vous pouvez réduire votre consommation et mettre en place le tri et le recyclage de vos déchets papiers :
Encouragées par la législation, les entreprises délaissent de plus en plus le papier pour entamer une transition digitale. Cela s’avère d’autant plus intéressant lorsque le volume de documents à envoyer est important. Ce qui est le cas des entreprises de mise à disposition de personnel, par exemple.
Adopter une solution de dématérialisation a aussi un effet positif sur la productivité de l’entreprise et sa marque employeur. De nos jours, de nombreux candidats sont sensibles à l’engagement environnemental des entreprises dans lesquelles ils postulent. Il n’est donc pas rare qu’ils questionnent les recruteurs sur le sujet lors d’un entretien.
On estime entre 10 000 et 25 000 euros les dépenses annuelles en papier et entretien de matériel d’impression, pour une entreprise d’une centaine de salariés. Un coût conséquent, réductible grâce à la dématérialisation et digitalisation de certains processus.
Vous utilisez peut-être déjà les plus courants, comme Google Agenda. Sachez qu’il en existe d’autres moins connus et tout aussi simples à mettre en place.
LegalySpace édite des solutions de dématérialisation et de signature électronique pour gérer simplement et légalement vos processus administratifs. Ces solutions, compatibles avec les différents logiciels métiers et facturation, vous garantissent une conformité légale des échanges de documents entre les parties prenantes.
Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de transition pour répondre à vos besoins. Grâce à des solutions sur-mesures, nous serons également en capacité de répondre à vos problématiques de demain.
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