5 arguments pour convaincre vos salariés de passer à la dématérialisation des documents professionnels

5 arguments pour convaincre vos salariés de sauter le pas et faire de votre dématérialisation une réussite !

Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la Loi Travail, la dématérialisation des documents professionnels au sein des entreprises s’est accélérée. Si le nombre de bulletins de salaire dématérialisés était de 15% en France avant 2017, il était de 33% fin 2021. Bien que la démarche se soit démocratisée ces deux dernières années, il reste du chemin à parcourir pour atteindre les chiffres de nos voisins européens.

Au-delà de la mise en place d’une plateforme de dématérialisation au sein de votre entreprise, vous devez aussi convertir vos salariés à son utilisation.

Voici 5 arguments pour convaincre vos salariés de sauter le pas et faire de votre dématérialisation une réussite !

1. Gagnez du temps

Un premier argument, et non des moindres, est le gain de temps. En effet, la dématérialisation des documents professionnels permet des échanges plus fluides entre les services, notamment avec celui des Ressources Humaines.

Bien plus rapide qu’un envoi postal, les salariés ont accès en un clic à leurs documents professionnels : contrats de travail, bulletins de paie, documents de mutuelle ou encore attestations employeur. Pour encore plus d’efficacité, la transmission des bulletins de paie est automatisée. Ainsi, le salarié est informé dès la réception de celui-ci dans son espace personnel.

Cette démarche permet d’aller encore plus loin pour faciliter les processus administratifs internes de chaque entreprise. Il est tout à fait envisageable, par exemple, de transmettre les demandes de congés, les notes de frais ou bien les demandes de formations de façon dématérialisée.

Toutes ces tâches chronophages peuvent ainsi être simplifiées et optimisées. De cette façon, chaque salarié peut se consacrer à son cœur de métier et gagner en productivité.

2. Ne cherchez plus vos documents professionnels

D’après une étude IFOP, réalisée en 2017, plus d’¼ des salariés ont déclaré avoir déjà perdu des bulletins de paie. 80% d’entre eux se disaient favorables à le recevoir au format électronique.

Et comme nous les comprenons ! En ayant recours à la dématérialisation, les documents professionnels des salariés sont stockés et sécurisés dans leur espace salarié. Cet espace en ligne leur est accessible 24h/24h et 7j/7, partout dans le monde. Chaque salarié est libre de consulter, d’éditer et d’envoyer ses documents selon ses besoins.

De plus, transmettre des documents aux administrations françaises (Pôle emploi, caisses de retraite…) ou organismes bancaires, devient une simple formalité. Plus besoin de rechercher, scanner / photographier et envoyer par mail les documents demandés. En format PDF sécurisé, ils sont prêts à être transmis par mail à l’entité souhaitée.

3. Archivez de façon sécurisée, à vie…

Les employeurs, ayant recours à la dématérialisation, doivent garantir l’intégrité, la disponibilité ainsi que la confidentialité des documents envoyés à leurs salariés.

Par le biais de plateformes de dématérialisation, les documents peuvent être stockés et archivés à vie (à minima 50 ans). Plus besoin donc de se préoccuper de l’archivage des bulletins de paie, une charge mentale en moins pour le salarié.

Sécurisé grâce à une double authentification (email + sms), aucun tiers ne peut consulter ou supprimer des documents dans l’espace personnel d’un salarié. Par ailleurs, celui-ci aura toujours accès à son espace personnel même s’il quitte l’entreprise pour laquelle il travaille au moment de l’ouverture de son espace. Il pourra continuer de l’utiliser pour y stocker et archiver ses futurs bulletins de paie, gratuitement.

Ce dispositif a également comme avantage de faciliter le respect des contraintes liées à la RGPD.

4. Améliorez votre relation avec vos collaborateurs

Ces dernières années, le télétravail et la crise sanitaire ont mis en exergue le besoin croissant des salariés à échanger leurs documents de travail plus simplement. Une mauvaise gestion des documents, de leur stockage et de leur transmission peut être une source de tension entre collaborateurs.

Il est donc capital d’améliorer l’expérience salarié grâce à des échanges simplifiés, sécurisés et efficaces. Que ce soit pour transmettre un document nécessitant une signature électronique ou simplement une consultation, la dématérialisation permet d’avoir une meilleure traçabilité et d’améliorer les processus de travail.

5. Limitez votre impact environnemental

Chaque année, on estime qu’un salarié utilise environ 70 kg de papier. Quant aux entreprises françaises, nous atteignons les 900 000 tonnes par an, pour lesquelles le papier représente 50% de leurs déchets.

Pour produire 1 tonne de papier, il faut :
– 17 arbres,
– 26 500 litres d’eau,
– 3 barils de pétrole
– 4 100 kw d’électricité

Depuis plusieurs années, l’éco-responsabilité est devenue une préoccupation pour les entreprises, mais aussi pour les salariés dans leur vie quotidienne. En adoptant la dématérialisation des documents professionnels, chacun peut faire un geste pour la planète et ainsi limiter son empreinte écologique.

Convertissez vos salariés à l’aide d’une solution complète et sécurisée

Le succès et l’efficacité de votre processus de dématérialisation résident en grande partie dans l’appropriation de celui-ci par vos salariés. Pour maximiser l’adhésion de vos collaborateurs, optez pour une solution de dématérialisation complète, sécurisée et évolutive.

LegalySpace édite des solutions de dématérialisation et de signature électronique pour gérer simplement et légalement vos processus administratifs. Ces solutions, compatibles avec les différents logiciels métiers et facturation, vous garantissent une conformité légale des échanges de documents entre les parties prenantes.

Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de transition pour répondre à vos besoins. Grâce à des solutions sur-mesure, nous serons également en capacité de répondre à vos problématiques de demain.

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