Transformer vos processus RH pour les optimiser

La gestion des ressources humaines est capitale dans une entreprise, nous ne vous apprenons rien. Non seulement chargée de recruter vos équipes de choc, elle est aussi garante de la qualité de vie au travail de votre entreprise. C’est pourquoi l’optimisation des processus RH est un enjeu majeur !

Il n’y a pas de secret, pour une GRH performante vous devez avoir des processus carrés. Et pour cela, vous devez comprendre quels sont-ils, leur importance, comment les mettre en place mais aussi et surtout, pourquoi et comment les automatiser. C’est parti pour 17 questions / réponses qui vont changer votre gestion RH !

Qu’est ce qu’un processus RH ?

Si l’on se réfère à la définition donnée par le site de recherche d’emploi Indeed, un processus RH est l’ensemble des actions et des stratégies menées par le service des Ressources Humaines, au sein d’une entreprise. Ces processus ont pour objectif de développer et d’optimiser le fonctionnement de cette dernière de façon à renforcer sa compétitivité.

Au-delà de cet aspect, ils recentrent les membres du personnel au cœur des décisions importantes et œuvrent pour l’attractivité de l’entreprise auprès des collaborateurs afin de les fidéliser.

Quels sont les processus de gestion des ressources humaines ?

Comme nous venons de le voir, les processus RH sont les actions mises en place par le services des ressources humaines pour gérer tout ce qui est relatif aux salariés de l’entreprise.

Voici une liste non exhaustive des différents processus de gestion de ressources humaines que nous pouvons rencontrer dans une entreprise :
– Recrutement
– Gestion des contrats de travail, avenant, livrets d’accueil, etc.
– Onboarding et offboarding
– Formation et développement du personnel
– Gestion des absences, des conflits et de la discipline
– Communication interne
– Rémunération et avantages sociaux
– Distribution des bulletins de salaires
– Gestion des talents, de la diversité et de l’inclusion
– Santé et sécurité au travail

Ces processus ont notamment pour objectif de rationaliser l’expérience collaborateur tout en garantissant le respect des lois et des réglementations liées aux ressources humaines.

Quels sont les principaux enjeux des processus RH en 2023 ?

Ces dernières années, les services des ressources humaines ont vu les tendances changer. En effet, les générations se succédant, leurs attentes et besoins évoluent. Tout le défi pour ces services est de répondre aux enjeux RH.

Si nous devions faire un rapide tour d’horizon des enjeux RH 2023, il y en aurait 7 :
– attirer de nouveaux talents
– et les fidéliser
– renforcer la marque employeur
– garantir à la monté en compétences des collaborateurs
– veiller au bien être et à la santé mentale des équipes
– automatiser les tâches répétitives pour se concentrer sur la gestion rh
– utiliser les People Analytics pour améliorer ses performances

Une année pleine de challenges pour les équipes RH ! Mais alors, quels seront les enjeux RH 2024 ? Une majorité de ceux de 2023 vont se prolonger mais d’autres devraient s’ajouter à la liste. Tels que l’intégration de l’Intelligence Artificielle dans les processus, l’importance croissante des enjeux écologiques, etc.

Pourquoi les processus RH sont importants ?

Les processus RH sont importants car ils sont au centre de la performance d’une entreprise. Ils garantissent le bon fonctionnement de cette dernière en veillant au respect des lois et au bien être de chaque collaborateur, du jour de son arrivée jusqu’à celui de sa sortie de la structure. Les nouvelles générations, notamment, sont de plus en plus attentives à la QVT ainsi qu’au sens qu’elles donnent à leur travail. 

Ces paramètres nécessitent des processus soigneusement pensés pour :
– Développer une réelle culture d’entreprise
– Garantir la conformité avec les lois et réglementations
– Gérer efficacement les ressources humaines
– Améliorer l’expérience collaborateur
– Faciliter les prises de décisions

Pourquoi est-il important de piloter et définir ses processus RH ?

Avec toutes les informations évoquées plus haut, la raison pour laquelle il est important de définir clairement ses processus RH est évidente. Ils sont souvent complexes et demandent la synchronisation de différents services ou collaborateurs. Ainsi, les définir précisément permet de les structurer et de les organiser. De plus, pour déterminer s’ils sont pertinents, performants et adaptés, vous allez devoir mesurer leurs résultats. D’où l’importance du pilotage.

Comment mettre en place un processus RH ?

Il existe un processus précis pour mettre en place un processus, oui oui ! En effet, développer de nouveaux processus RH n’est pas une mince affaire. Cela nécessite donc une méthodologie particulière si nous voulons qu’il soit une réussite.

Comment optimiser les processus RH ?

C’est en effet bien beau de processiser sa gestion des ressources humaines mais l’optimiser c’est encore mieux !

Les chiffres parlent d’eux mêmes :
D’après une enquête des Édissions Tissot et Payfit, en 2023, 56% des RH consacrent au moins la moitié de leur temps de travail aux tâches administratives. Un temps qu’il ne peuvent consacrer à leur cœur de métier et aux tâches à forte valeur ajoutée.

L’optimisation de la charge administrative RH est donc essentielle et peut s’articuler en 4 points clés :
– optimiser votre organisation et gérer les priorités
– digitaliser vos processus RH
– automatiser les tâches répétitives
– choisir les bons outils !

Comment moderniser la gestion des ressources humaines ?

Vous l’aurez peut-être deviné mais la modernisation de la gestion des ressources humaines passe, entre autres, par la transformation digitale. Que ce soit dans le monde du travail ou dans notre vie quotidienne, nous vivons à l’ère du numérique c’est indéniable. C’est donc naturel que les ressources humaines se digitalisent à leur tour.

Du recrutement, à la gestion de la paie, des performances ou encore le bien être des salariés, tous ces processus peuvent être modernisés grâce à la digitalisation et la dématérialisation des documents administratifs. Plus rapides, plus efficaces, plus simples, plus intuitifs aussi bien pour le service RH que pour les collaborateurs, la liste des avantages est longue. L’expérience collaborateur est améliorée et la charge mentale du service des ressources humaines est allégée.

Quel est le but de la transformation digitale ?

Toujours d’après l’enquête menée par les Éditions Tissot et Payfit, en 2023, 62% des RH déclarent manquer de temps et de ressources pour mener à bien leurs projets. D’où l’intérêt d’entamer une démarche de transformation digitale.

En effet, elle a pour objectif non seulement d’améliorer et de simplifier les processus de travail mais également de centraliser les outils. Se lancer dans une transformation digitale vous permet de connecter tous vos outils entre eux, de les synchroniser et de les automatiser. C’est un gain de temps considérable pour vos équipes et un confort de travail non négligeable.

Pourquoi automatiser les processus RH ?

Si nous vous disions que vous pouviez envoyer l’intégralité des bulletins de paie à l’intégralité de vos salariés en 1 seul clic, vous nous demanderiez encore pourquoi automatiser les processus RH ?

L’essence même de l’automatisation des processus RH est d’automatiser les tâches répétitives et récurrentes. Ce principe en tête, l’automatisation vous fait gagner du temps, simplifie votre gestion administrative et accessoirement, réduit grandement votre consommation de papier, réduit vos coûts (impression, stockage, etc.) et sécurise vos échanges.

Quels sont les processus RH impactés par la transformation digitale ?

Partez du principe que la digitalisation peut s’appliquer à tous les processus RH sans exception :
– de l’onboarding à l’offboarding de vos salariés
– la signature électronique en ligne des contrats de travail
– l’envoi des bulletins des paie électroniques dans des coffres-forts numériques
– les demandes de congés
– la conservation des documents RH se fait automatiquement de façon sécurisée et dans le respect des délais légaux
– la communication interne auprès de vos collaborateurs grâce à des campagnes d’informations programmées et paramétrées

Comment mettre en œuvre la digitalisation RH ?

On ne se lance pas dans une démarche de digitalisation de ses processus RH à l’emporte pièce. Absolument pas ! Cela demande de l’anticipation, de l’organisation et de l’implication. Pour que votre stratégie de transformation digitale aboutisse avec succès, appliquez ces quelques étapes, simples mais qui feront la différence : 

1. Identifiez vos objectifs : simplifier les processus ? Faire gagner du temps à ses équipes ? Améliorer le suivi des dossiers salariés ?
2. Étudiez les différentes solutions de dématérialisation : l’heure est au benchmark donc repérez, notez, comparez et testez !
3. Faites un état des lieux de votre parc informatique : selon votre partenaire de dématérialisation, vous allez devoir mettre à niveau vos installations pour une sécurité maximale.
4. Informer et formez vos salariés : c’est sur eux que repose la réussite ou non de votre projet alors impliquez-les, informer-les pour les rassurer et accompagnez-les dans la prise en main.
5. Évaluez, après quelques mois de pratique, les points positifs et négatifs dans l’optique d’améliorer votre utilisation des outils et d’atteindre vos objectifs.

Quels sont les outils de la transformation digitale ?

En fonction de vos besoins, attentes mais aussi de votre maturité numérique, vous pouvez vous orienter vers plusieurs outils. Ils n’ont pas tous les mêmes fonctionnalités et avantages et certains peuvent s’interconnecter pour encore plus d’efficacité !

La Gestion Électronique des Documents (GED)

Ce logiciel gère et organise les documents électroniques d’une entreprise. Il s’agit d’un système informatique de classement, stockage, recherche et consultation des documents numériques.

La Plateforme de Dématérialisation

Une plateforme de dématérialisation centralise la gestion des documents numériques d’une entreprise. Elle optimise et automatise le stockage, l’envoi, la recherche, le traitement, la signature électronique et l’archivage des documents numériques. Elle apporte également des options de sécurité avancées telles que l’authentification, la protection des données sensibles et le respect des réglementations.

La signature électronique

Une solution de signature électronique est un procédé qui permet de signer des documents en ligne et de manière sécurisée. Elle se base sur des technologies de cryptographie qui garantissent l’authenticité et l’intégrité du document signé.

Les coffres-forts électroniques

Ces derniers sont majoritairement des applications en ligne / mobile qui stockent, gèrent et partagent des documents, souvent administratifs, en toute sécurité. Les documents sont ainsi accessibles uniquement par le détenteur du coffre-fort et à tout moment.

Qu’est ce qu’un coffre fort électronique ?

Un coffre-fort électronique est un espace en ligne personnel et sécurisé. Son rôle est de garantir la confidentialité et l’intégrité des données transmises et hébergées à l’intérieur. Les informations sont cryptées et accessibles uniquement par le détenteur du coffre.

Cet espace en ligne permet aux salariés de recevoir, consulter, partager, stocker et archiver des documents administratifs comme le bulletin de paie électronique, le contrat de travail, etc. Cela permet également à l’employeur de transmettre tous les documents professionnels obligatoires en temps réel et de les signer si nécessaire.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Parlons peu parlons bien, dématérialiser vos bulletins de paie est à la fois compétitif et économique pour votre entreprise. Voici les 5 principaux avantages au BPE :
– Gain de temps et de productivité
– Réduction des coûts
– Sécurisation des données
– Modernisation des process
– Développement de la marque employeur

Quels sont les facteurs qui pourraient freiner ou remettre en cause la transformation digitale ?

La transformation des processus de travail dans une entreprise peut rencontrer des obstacles. En effet, la conduite du changement n’est pas une chose évidente. Celle-ci peut susciter des inquiétudes et des réticences chez les collaborateurs.

Ici il est donc évident que le manque de communication et de transparence sur les évolutions envisagées et à venir dans les méthodes de travail peut être un frein à la réussite de votre volonté de transformation digitale. L’adhésion de vos collaborateurs est absolument nécessaire pour le succès de ce projet.

Il est aussi important de prendre en compte l’avis de vos équipes afin de répondre à leurs réserves et de les rassurer. En les impliquant dès le départ vous augmenterez vos chances d’adhésion et d’intérêt sur la prise en main des nouveaux outils. Par la suite, ne négligez pas la formation de vos salariés. En effet, s’ils rencontrent des difficultés à l’utilisation cela risque de les bloquer et ainsi limiter l’impact de vos nouveaux processus.

Quelles sont les retombées positives d’une bonne gestion des ressources humaines ?

Une bonne gestion des ressources humaines est ce que nous pourrions appeler un cercle vertueux. Il est vrai que des salariés qui se sentent bien sur leur lieu de travail sont des salariés plus impliqués, plus performants et plus fidèles. Des aspects à ne pas négliger tant le recrutement des talents est de plus en plus complexe.

En offrant une expérience collaborateur optimisée, simple et rapide vous donnez une image moderne et dynamique de votre marque employeur.