30/11/2022

Gagnez en efficacité grâce à l’automatisation complète de vos processus RH

Gagnez en efficacité grâce à l’automatisation complète de vos processus RH 

Nous le savons, la gestion de la paie et notamment la transmission des bulletins de paie sont des tâches extrêmement chronophages. Et si grâce à l’automatisation vous pouviez envoyer l’intégralité des BPE à vos salariés, en 1 seul clic ?

Confrontés à différents enjeux et contraintes, les services RH accélèrent leur transition digitale pour être plus productifs et efficients au niveau de l’organisation. C’est là que l’automatisation des processus prend tout son sens. En effet, c’est la solution idéale pour gérer des documents toujours plus nombreux, tout en respectant le cadre légal.

Recourir à une solution de dématérialisation et donc d’automatisation résout ces problématiques en traitant et facilitant l’échange de l’ensemble de vos documents administratifs.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus RH ?

L’automatisation des processus RH consiste à automatiser les tâches répétitives et récurrentes générant un grand nombre de documents propres aux ressources humaines.

Pour que votre démarche soit réellement optimale, automatisez un maximum de tâches ! L’automatisation vous fait, non seulement gagner du temps, mais simplifie également vos processus d’échanges. Elle permet par exemple :

Qu’est-ce que l’automatisation des processus RH ?
  • Les relances automatisées : retard de saisie, de validation, feuille de temps, fin de mission…
  • La notification de statut
  • Le pré renseignement des champs
  • Le filtrage automatique
  • La reconnaissance automatique
  • Le paramétrage personnalisé des droits d’accès
  • L’horodatage systématique
  • La signature instantanée des documents émis

Comme vos documents sont dématérialisés, le stockage est assuré et leur suivi grandement amélioré. Vos collaborateurs en charge des documents administratifs voient leur charge mentale diminuer, à mesure que les tâches chronophages à peu de valeur ajoutée s’amenuisent. Automatiser, c’est également réduire le stress de vos équipes et leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier, l’humain.

Les bénéfices de l’automatisation de la gestion des RH

Votre service RH est soumis à de multiples contraintes d’organisation, de communication, de fluidité de circulation des informations et de gestion des délais. Ainsi le processus peut être régulièrement ralenti ou bloqué : manque d’un document, perte d’un bulletin de salaire par un salarié, un mail qui n’arrive jamais ou qui est perdu dans une boîte mail qui déborde…

L’automatisation optimise non seulement vos ressources et les compétences de vos collaborateurs en les recentrant sur leur cœur de métier mais sécurise également l’ensemble de vos échanges.

Optimisez vos ressources et compétences pour vous concentrer sur votre cœur de métier

L’automatisation vous fait gagner rapidement en productivité, vous permet un pilotage RH plus efficace et améliore votre qualité de service.

En dématérialisant vos processus RH, vous vous recentrez sur votre cœur de métier. Votre charge de travail étant allégée, vous vous concentrez sur ce qui est important : mieux assister les salariés dans leur démarche au quotidien, piloter efficacement les recrutements et les besoins de formation, bénéficier d’un relationnel moins tendu avec les salariés et anticiper leurs attentes.

De plus, les données circulent de manière fluide au sein de l’entreprise et la gestion administrative s’en voit facilitée. Ce processus de partage et de signature électronique des documents accélère le traitement des documents. Ainsi, la satisfaction de vos salariés augmente tout autant que leur engagement pour votre entreprise.

Enfin, l’automatisation de vos processus RH est un investissement rapidement amorti. Elle génère, à terme, des économies : diminution des heures supplémentaires, augmentation de la productivité du service RH, réduction des coûts liés aux erreurs, oublis et non conformités juridiques (redressement, contentieux…).

Sécurisez l’intégralité de vos échanges

L’un des avantages non négligeable c’est la garantie de la sécurité juridique de vos processus RH. En effet, la démarche de dématérialisation et d’automatisation simplifie la circulation des échanges de documents tout en respectant les lois en vigueur.

Vous pouvez donc remplir toutes vos obligations légales (mise à disposition du livret d’accueil, notes d’informations, offre promotionnelle, DUE, consignes de sécurité, etc.). Vous êtes aussi en règle avec le RGPD, tout en ayant une traçabilité pour vous couvrir en cas de litige. Au-delà des gains de productivité, l’automatisation des processus RH rend vos transactions plus fiables et sécurisées.

« Notre métier demande une certaine rigueur législative et administrative.
La dématérialisation devait répondre à plusieurs objectifs :
• le respect de la législation sur les bulletins de salaires dématérialisés
• l’intégration de la signature électronique
• la diminution des coûts postaux
• la réduction du volume papier, en accord avec les valeurs RSE de notre groupe. »

Célestine Bellanger Chargée de mission – Abalone France
➡ LIRE LE TÉMOIGNAGE COMPLET

Transmettez vos bulletins de paie en 1 clic

La gestion des données automatisée évite les saisies multiples. Grâce à un connecteur avec vos logiciels métiers, les données sont synchronisées en temps réel. Ainsi, une passerelle de dématérialisation automatisée peut envoyer 5 000 documents à l’heure.

Tout le processus est pris en charge : reconnaissance, découpage et lecture du document, jusqu’à l’envoi dans le coffre-fort numérique des salariés.

Pratique pour la distribution de vos bulletins de paie électroniques en seulement quelques clics ! Plus généralement, pour les tâches chronophages comme la gestion de la paie, un gestionnaire ou un responsable RH peut réduire de 80% le temps consacré à cette activité.

Dans un contexte de transformation digitale des entreprises, changer ses habitudes de travail peut représenter un réel défi pour vous et vos collaborateurs. C’est pourquoi il est essentiel de préparer en amont votre démarche de dématérialisation.

La plateforme de dématérialisation LegalySpace vous permet de créer des espaces d’échanges de documents innovants et sécurisés pour vos collaborateurs.

Vos BPE sont transmis en quelques secondes et archivés dans un coffre-fort numérique nominatif. Grâce à notre solution de signature électronique certifiée, vous pouvez signer vos bulletins de salaire. Ils sont donc horodatés, originaux et infalsifiables.