Comment faire adhérer 95% de vos collaborateurs à vos projets numériques RH ?

La transformation numérique des entreprises a eu un impact sur tous ses services, notamment celui des Ressources Humaines. En effet, il joue un rôle essentiel auprès des employés dans l’accompagnement et la transition vers le digital. Il participe au déploiement des nouveaux projets de la société et doit s’assurer de l’adhésion collaborateur. Cette tâche s’avère généralement difficile à réaliser. 

En effet, les salariés sont souvent réticents à s’engager dans des projets numériques RH. Cette non-adhésion peut engendrer des retards et des coûts supplémentaires pour l’entreprise. De plus, si les employés ne suivent pas le mouvement, la société ne bénéficiera pas de l’intégralité des avantages offerts par la digitalisation des processus métiers.
Grâce à la plateforme unifiée de dématérialisation LegalySpace, nos clients ont constaté 95% de taux d’adhésion des collaborateurs à l’utilisation de la solution.

Pour atteindre cet objectif et favoriser l’adhésion des collaborateurs aux projets RH, revenons ensemble sur les défis à relever et les arguments à utiliser pour convaincre vos salariés d’être acteur du changement.

Résistance au changement : le principal frein à l’adhésion collaborateur

Les raisons pour lesquelles les salariés peuvent avoir du mal à adhérer aux projets digitaux RH sont souvent similaires aux autres changements intervenant dans l’entreprise. Les collaborateurs ont généralement des routines bien établies et peuvent être réticents à changer leur façon de travailler. Effectivement, qui dit nouveauté ; dit temps d’apprentissage ; modifications de ses habitudes de travail, passer temporairement moins de temps sur ses tâches quotidiennes, etc.

Cependant, il existe également d’autres défis spécifiques liés à la nature digitale des projets RH, en voici quelques exemples :

• Absence d’implication des salariés : Ils peuvent être moins enclins à adhérer aux projets RH s’ils ne sont pas impliqués dans le choix des solutions digitales et leur mise en œuvre dès le départ. Si leur avis n’a pas été sollicité, les collaborateurs se sentiront moins concernés et auront moins envie de faire des efforts pour participer à ce changement. Bien qu’ils bénéficieront des avantages finaux.

• Sécurité des données : Les projets digitaux impliquent souvent le traitement et le stockage de données sensibles, ce qui peut susciter des préoccupations en matière de sécurité pour les employés.

• Culture d’entreprise non numérique : Si l’entreprise n’a pas une culture numérique forte, les collaborateurs peuvent se sentir confus face à ce changement important. La culture d’entreprise est déterminante quand un salarié fait le choix de vous rejoindre. Ce virage numérique pourrait ne pas leur convenir. Ils ne seront peut-être plus en accord avec la nouvelle culture.

Les Ressources Humaines doivent anticiper ces facteurs pour réussir l’adhésion collaborateur aux projets digitaux RH. Nous vous expliquons plus en détails les étapes à suivre pour relever le défi de la conduite du changement RH.

5 conseils à suivre pour favoriser l’adhésion collaborateur aux projets digitaux RH

• Impliquer les collaborateurs : Dès les premiers échanges sur le projet de digitalisation RH, impliquez vos salariés dans le processus. Vous pouvez par exemple leur demander leur avis, essayer de récolter leurs besoins et leurs attentes en termes d’outils RH ou encore leur proposer d’essayer une solution pour avoir leurs retours. Ils peuvent notamment vous aider à identifier des obstacles potentiels. Il est également important de bien prendre en compte leurs suggestions, sinon cela va créer des frustrations et vos collaborateurs auront l’impression de ne pas être entendus. Ils seront plus engagés sur un projet sur lequel ils ont pu être force de proposition et cela participera à créer un sentiment d’appartenance fort.

LegalySpace vous recommande également 10 autres leviers à suivre pour augmenter l’engagement des employés. Cela contribuera à une adhésion complète des collaborateurs.

• Communiquer efficacement : Soyez transparent avec vos équipes. Informez-les régulièrement, de préférence à chaque étape du projet. Il s’agit de s’assurer que tous les employés sont au courant de celui-ci et de ses objectifs. Cela peut se faire par le biais d’e-mails, de réunions et d’autres formes de communication. Ils ont besoin d’informations claires et précises sur le projet pour comprendre comment il s’intègre dans l’ensemble de l’entreprise et comment cela peut affecter leur travail.

Ici, la communication interne est essentielle pour une meilleure adhésion au projet digital RH. Ce véritable levier de cohésion aidera les utilisateurs à assimiler facilement les bénéfices d’une transformation numérique. Communication interne RH : informer vos salariés efficacement

• Faire preuve de patience : Dans tous les cas, lors de la mise en place d’un nouveau projet digital RH, il y a des délais d’adaptation incompressibles. En effet, il faut du temps pour adopter de nouveaux usages et de nouvelles habitudes. Rappeler à chacun que la transition numérique peut être progressive et qu’il est normal de rencontrer parfois quelques difficultés. Accompagnez-les patiemment et soyez persévérant avec vos équipes.

• Encourager l’utilisation des outils digitaux : Définissez en interne un référent qui sera garant de la bonne utilisation de la nouvelle solution. Il sera l’interlocuteur clé pour vos collaborateurs s’ils ont des questions ou s’ils rencontrent des problèmes avec l’outil. Le référent aura également pour rôle de veiller à ce que les équipes utilisent bien la solution et il devra les encourager à utiliser le plein potentiel de cette dernière. 

Vous pouvez aussi mettre en place un système de récompenses pour leur contribution au projet (primes, reconnaissances, augmentation, etc.). Cela motivera les employés et vous assurera la réussite du projet.

En suivant ces quelques conseils, vous faites efficacement adhérer les collaborateurs aux projets digitaux RH. Et vous maximisez les avantages pour l’entreprise ainsi que ses employés.

Quelques arguments utiles pour convaincre et motiver définitivement vos collaborateurs

Ils pourront accéder à toutes les informations en temps réel et ce, même à distance si un employé ne peut pas se rendre sur son lieu de travail.

Les outils digitaux fluidifient également la collaboration. Les canaux de communication sont plus rapides et efficaces. Toutes les données sont sécurisées et se retrouvent centralisées dans un outil. Cela permet de suivre l’avancée des tâches, de partager des fichiers et de mieux travailler en équipe. 

En adhérant aux projets digitaux RH, les collaborateurs contribuent aussi à l’innovation de l’entreprise et à l’adoption de nouvelles technologies. C’est bénéfique pour l’entreprise à long terme. De plus, en réduisant leur consommation de papier, ils limitent leur impact sur l’environnement.

En utilisant ces arguments, favorisez l’engagement et l’adhésion collaborateur à vos projets digitaux RH, tout en mettant en avant les avantages pour eux et pour la société.

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