Au-delà de la transformation digitale, comment moderniser la GRH des entreprises ?

Évolutions technologiques, digitalisation des modes de travail, prise de conscience écologique et exigences des salariés plus élevées : ces nombreux enjeux ont modifié en profondeur le service des Ressources Humaines (RH). En ce sens, on parle ainsi d’une transformation RH.

Mais alors, comment transformer les ressources humaines ? Quels sont les enjeux de la Gestion des Ressources Humaines (GRH) ? Comment moderniser le service RH ? LegalySpace, plateforme unifiée de dématérialisation de documents et de signature électronique, vous donne les clés pour moderniser la GRH de votre entreprise !

Qu’entend-on par transformation RH ? Bien comprendre tous les enjeux

Transformation RH : définition et principes

La transformation RH désigne les évolutions de la fonction RH en termes de stratégie d’entreprise et de digitalisation des processus de travail. Si cette notion est souvent uniquement associée au digital, une orientation business est toutefois indissociable d’une transformation RH en bonne et due forme.

Les RH ont en effet toujours joué un rôle prépondérant dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Ce service intervient dans tous les domaines, du recrutement, à la gestion de la paie, en passant par les performances individuelles ou encore le bien-être des collaborateurs.

Ces dernières années, la gestion des ressources humaines a été fortement touchée par les avancées technologiques ainsi que la situation sanitaire. La fonction RH a en ce sens été l’une des premières à devoir se conformer aux évolutions et à dématérialiser les documents RH pour ainsi s’adapter aux différents enjeux et s’aligner davantage avec les objectifs de l’entreprise.

Ce changement stratégique s’est opéré en accordant un rôle plus agile aux ressources humaines et en axant leurs missions autour du collaborateur. Cette transformation RH cherche davantage à replacer l’humain au cœur de ses priorités. En effet, les talents sont devenus de véritables atouts concurrentiels pour les sociétés. Le service RH s’assure ainsi d’intégrer des recrues performantes partageant la culture d’entreprise. Leur objectif est également de fidéliser ces talents dans le temps pour s’assurer de la rétention des collaborateurs.

Les ressources humaines jonglent également entre les objectifs commerciaux de leur entreprise et les nouvelles attentes des collaborateurs (équilibre entre vie personnelle et professionnelle, avantages sociaux, satisfaction au travail, etc.)

Comment placer l’expérience collaborateur au centre du service RH ?

La montée en puissance du digital a notamment permis de voir apparaître de nouveaux outils pour gérer le personnel. Auparavant, le rôle des RH se limitait à l’administratif uniquement par papier et les missions étaient souvent répétitives pour les équipes et sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.

Dorénavant, les tâches sont dématérialisées et automatisées. Cette digitalisation a considérablement aidé la fonction RH à gagner en réactivité, en productivité et à replacer le collaborateur au centre de son travail. Pour en apprendre davantage sur l’engagement employé, consultez notre article de blog à ce sujet !

Fonction RH : acteur historique de la modernisation et de la transformation digitale de l’entreprise

Modernisation du service RH

Le service RH a été l’un des premiers à subir une transformation digitale. Comme évoqué précédemment, ce changement a débuté par l’apparition de nombreux outils numériques appelés SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines).

Cette modernisation du service RH a rapidement vu le jour pour faciliter et optimiser la gestion du personnel. En effet, selon une enquête réalisée en 2022 par Les Editions Tissot et PayFit, sur une journée de travail de 8 heures, 63 % des RH consacrent au moins la moitié de leur temps aux tâches administratives. Ce chiffre est en recul de 6 points par rapport à 2021.

Depuis la dématérialisation des documents RH, les équipes des ressources humaines bénéficient d’un véritable gain de temps. Plus encore, ces outils offrent également des économies notables chaque mois dans la gestion administrative, notamment des bulletins de paie ou des contrats.

De plus, une autre notion déterminante pour la GRH concerne les évolutions réglementaires. Les obligations légales sont de plus en plus strictes en termes de confidentialité, de sécurité et d’intégrité des documents. Les Ressources Humaines se portent garantes du respect des contraintes juridiques et doivent constamment s’informer des derniers enjeux réglementaires.

En ce sens, l’intégration d’une plateforme de dématérialisation dans leur processus de travail les aide les services des ressources humaines à être davantage en adéquation avec les normes en vigueur, notamment grâce à la signature électronique, qui offre une meilleure traçabilité et sécurisation aux échanges de documents.

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Toutefois, les collaborateurs possèdent des attentes différentes de celles du service des Ressources Humaines. Ces derniers comptent principalement sur ce service pour améliorer la qualité de vie au travail, la communication interne, revoir l’organisation du travail ou encore la rémunération.

La conduite du changement : un nouvel enjeu de la transformation RH

Un autre changement majeur de la transformation des ressources humaines concerne la conduite du changement. Véritable ambassadeur pour l’entreprise, le rôle du RH est de faire rayonner la culture d’entreprise auprès de l’ensemble des collaborateurs. Cette mission passe notamment par l’adhésion des salariés aux nouvelles méthodes de travail.

Cette tâche est souvent fastidieuse pour les RH et revêt plusieurs difficultés. En effet, les employés sont habitués aux anciens processus métiers et les bénéfices qu’ils pourraient tirer des nouvelles méthodes n’apparaissent pas toujours naturellement : ils peuvent ainsi émettre des réticences à l’usage de nouveaux processus ou bien évoquer un manque de compétences à l’utilisation du digital. C’est à ce moment précis que le service intervient et veille à accompagner au mieux les salariés dans ces nouvelles habitudes de travail.

Vous souhaitez en savoir davantage sur la conduite du changement ? Consultez notre article de blog “Conduite du changement RH : les étapes pour relever le défi”.

7 étapes pour déployer une transformation RH réussie

Pour commencer à intégrer une notion de transformation RH dans sa société, il est nécessaire de passer par quelques étapes clés. L’objectif est d’avoir une vue d’ensemble d’initier sa modernisation, de ne pas percevoir la transformation RH d’une manière limitée et d’aller plus loin dans sa réflexion.

Il ne faut pas dissocier d’un côté la technologie et de l’autre le business, mais plutôt parler de digital business et de comment intégrer la stratégie d’entreprise dans une stratégie digitale.

1/ Faire un point sur les enjeux de l’entreprise et ses besoins

Dans un premier temps, faire un point global sur sa société est un impératif. Votre business model doit être défini en amont ainsi que votre stratégie de gestion des ressources humaines. Connaître son entreprise et ses collaborateurs est indispensable afin d’identifier les besoins et de faire entrer en jeu la technologie. Garder toujours en tête votre cheminement, de votre point de départ à la finalité que vous recherchez, quelle que soit votre avancée.

2/ Elaborer un état des lieux du service RH

Après cette première étape, vous pourrez commencer à réfléchir à la transformation RH. Pour cela, vous devez être capable de répondre à quelques questions :

Votre service RH peut-il s’adapter à cette transformation ?
Avez-vous les ressources nécessaires pour parvenir à cette transformation ?
Disposez-vous des compétences nécessaires en interne ?
De quels outils disposez-vous et de quels outils avez-vous besoin ?

3/ Identifier les outils digitaux du marché

Vous pouvez ensuite commencer à mener vos recherches concernant les outils existants sur le marché et initier un benchmark. L’idée est de voir comment la technologie peut vous aider à mener à bien votre stratégie commerciale pour introduire aisément le processus de transformation RH.

4/ Evaluer les outils sélectionnés et faire son choix

Dans vos recherches d’outils, vous devez être en mesure d’identifier quels sont les bénéfices dont vous et vos équipes bénéficierez. Il faut estimer quelles seront les conséquences en termes d‘économie de coût, de temps, de satisfaction employé, de génération à revenus, etc.

En effet, si l’outil utilisé n’a pas vocation à simplifier votre travail et celui de vos équipes, les collaborateurs n’adhèreront pas à son utilisation. N’achetez pas aveuglément une nouvelle technologie si vous n’y trouvez pas un intérêt, mais adoptez une vision globale en faisant le lien entre ce qui est important pour vous et ce qui est cohérent avec votre business.

5/ Préparer le lancement de projet de transformation RH

Pour mettre en place une transformation digitale RH, il est impératif de placer ses collaborateurs au cœur de celle-ci pour les faire adhérer plus rapidement aux nouveaux processus. Retenez aussi que l’idée est de rendre l’information accessible aux utilisateurs mais également aux managers.

Au préalable du lancement de votre projet de transformation RH, vous devez veiller à préparer des communications internes, organiser des formations, mettre à disposition des ressources, préparer un événement de présentation, faire comprendre à vos salariés quels sont les avantages et comment cette transformation facilitera leur travail quotidien, etc.

6/ Piloter le projet de modernisation RH

En amont du projet, vous avez tout intérêt à désigner un chef de projet qui pilotera de A à Z le déploiement de la modernisation RH au sein de votre entreprise. De cette manière, lors du lancement du projet de transformation RH, le chef de projet sera en charge du suivi de la mise en œuvre et interviendra comme référent auprès des collaborateurs.

Le chef de projet sera tenu de suivre les délais ainsi que le budget et de s’assurer au bon déroulé de l’avancement du projet.

7/ Analyser les retours sur investissement

En parallèle du suivi continu de la transformation RH, il est impératif d‘effectuer un bilan quelques mois après le lancement du projet. Cette analyse vous permettra de vérifier si la transformation digitale RH suit son cours et si elle vous a apporté les premiers bénéfices attendus. Dans un souci d’amélioration constante et de perfectionnement de votre transformation RH, vous découvrirez peut-être que des ajustements sont à apporter ou que d’autres éléments sont à intégrer dans cette modernisation continue.

Dès le lancement d’une transformation RH, il faut s’attendre à ne pas avoir une vision claire sur l’aboutissement de la modernisation. En effet, ce changement s’effectue souvent sur plusieurs années et la ligne d’arrivée peut être floue en raison des avancées constantes du secteur. L’idéal est de maintenir le projet étape par étape en se fixant des objectifs sur 5 ans et en déterminant de nouvelles visions à cette fréquence.

Des perspectives digitales pour la GRH

Une transformation RH réussie augmente la valeur que les ressources humaines apportent à l’entreprise. Il faut ainsi rester agile avec sa manière de voir les choses, sa stratégie, sa vision et s’adapter constamment tout en suivant une ligne directrice. Si les entreprises se concentrent la plupart du temps sur la partie technologique, d’autres aspects sont toutefois à prendre en considération.

La stratégie RH s’oriente aujourd’hui davantage vers l’humain et il existe de nombreuses perspectives d’évolution digitales pour développer le lien entre les collaborateurs. Les ressources humaines se chargent notamment d’établir une politique RSE au sein de leur entreprise. L’objectif est d’intégrer les préoccupations sociales et environnementales à la stratégie commerciale globale.

Par ailleurs, une part importante de la transformation RH est de continuellement rester informé et faire de la veille sur les sujets liés à son métier, pour être tenu au courant des dernières avancées et innovations. La modernisation de la gestion des ressources humaines et ainsi une mission continue, qui n’a de cesse d’évoluer.