Bulletin de paie électronique Dématérialisation Processus RH
09/08/2022

Quelles obligations pour l’employeur à la mise en place du bulletin de paie électronique ?

Bulletin de paie électronique : toutes les obligations à respecter

Rapidité de transmission, automatisation, haut niveau de sécurité et bulletins infalsifiables, réduction des coûts et de la charge mentale liée au respect du calendrier… Si les avantages du bulletin de paie électronique sont évidents pour vous, attention à la mise en place de celui-ci. En effet, les obligations pour l’employeur sont nombreuses. Voici tous les éléments à connaître avant de vous lancer.

Mise en place du bulletin de paie électronique : une décision unilatérale de l’employeur depuis 2017

Avant le premier janvier 2017, la remise du bulletin de paie sous forme électronique était liée à l’accord préalable du salarié concerné. Cette remise devait être faite dans les conditions à garantir l’intégrité des données, comme l’indique l’article de loi L3243-2.

Depuis le 1er janvier 2017, la loi El-Khomri indique que l’employeur peut dématérialiser les bulletins de paie sans avoir à recueillir le consentement préalable du salarié. Et comme toutes les décisions unilatérales, l’employeur doit respecter un délai de 30 jours dans la mise en œuvre de cette démarche de dématérialisation.

DUE

L’idéal est d’annoncer à vos collaborateurs le déploiement du bulletin de paie électronique lors de la remise de leur « dernier » bulletin de salaire au format papier, en y joignant un document expliquant votre projet.

Le décret 2016-1762 précise quant à lui que le salarié a le droit de refuser la proposition de son employeur.

Il dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau un bulletin papier, remis de façon traditionnelle (en mains propres ou par la poste).

Le bulletin de paie électronique doit rester accessible à tout moment

Coffre-fort numérique

Le salarié doit garder ses bulletins de salaire pendant 50 ans, ou jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de 75 ans. Celui-ci doit donc avoir la possibilité d’accéder à ses documents à tout moment, même s’il quitte l’entreprise. Et en cas de cessation d’activité de l’entreprise, l’employeur doit informer ses salariés 3 mois avant la fermeture du service de mise à disposition des bulletins de salaire.

Il peut ainsi s’assurer que tous les collaborateurs auront le temps de récupérer leurs documents (décret du 5 octobre 2018). En cas de non-respect de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie : c’est-à-dire 450 € par fiche de paie !

L’article L3243-4 indique de plus que l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant 5 ans.

La loi spécifie aussi que l’accès et la récupération des bulletins de salaire dématérialisés par le salarié doivent se faire simplement. Il est donc judicieux de proposer un format électronique standard et facilement utilisable, comme le format PDF par exemple.

Sécurité du bulletin de paie électronique

Un bulletin de paie, même s’il est électronique, reste un document quérable. L’employeur a l’obligation de mettre à disposition le bulletin de paie, même s’il est électronique, et l’employé de le récupérer selon le mode de mise à disposition de l’entreprise.

Afin de prouver que l’employeur a rempli ses obligations en temps et en heure et que le bulletin est l’original, il est indispensable d’apposer une signature électronique. Le document est alors scellé et donc infalsifiable. Il s’agit bien de l’original.

Sécurité du bulletin de paie électronique

De plus l’horodatage de la signature donne date certaine. Il atteste que l’employeur a bien rempli son obligation de mettre à disposition le bulletin de paie à son salarié.

Et le fait d’utiliser les services d’un tiers expert amène encore plus de valeur au document. Ce dernier sera en capacité de produire un procès-verbal pour attester de ces éléments.

Conformité au RGPD du bulletin de paie électronique

Conformité RGPD BPE

En France, les données personnelles des salariés sont encadrées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Utiliser les services d’un prestataire spécialiste de la dématérialisation des processus RH permet d’amener la partie juridique autour du bulletin de paie électronique. En effet, l’envoi automatisé des bulletins de paie par mail n’est pas autorisé par le RGPD.

En revanche, faire transiter le BPE par un tiers de confiance via sa plateforme de dématérialisation va lui donner une valeur probante. Cette démarche permet, en effet, de tracer, d’horodater et de décrire le cheminement du bulletin afin de créer une piste d’audit fiable. De cette façon le BPE peut répondre aux critères du RGPD.

Bulletin de paie électronique et conduite de changement

Pour vous assurer une bonne adhésion des collaborateurs dans la mise en place du bulletin de paie électronique, montrez-leur les avantages. En effet, pour de nombreux salariés, la dématérialisation n’est pas forcément un sujet qu’ils maîtrisent.

D’ailleurs, si votre entreprise dispose d’une instance de représentation du personnel (CSE), il est intéressant de l’inclure dans votre projet. Si ce projet comprend la mise à disposition d’un coffre-fort électronique, indiquez aux salariés la possibilité qu’ils ont d’y stocker d’autres documents que leur bulletin de paie.

Cela peut-être des factures ou des contrats, et ce même s’ils quittent l’entreprise dans le futur. C’est un argument de poids.

Enfin, cette démarche aura encore plus de force si c’est tout votre dossier RH qui est accessible dans cet espace. Vous pouvez par exemple avoir de la documentation concernant la mutuelle, les consignes de sécurité de l’entreprise, le règlement intérieur, etc. C’est un bénéfice assuré pour votre marque employeur.

Pour tout savoir à ce sujet, téléchargez dès maintenant notre guide pratique sur la dématérialisation du bulletin de paie :

Télécharger le guide pratique sur "comment mettre en place le bulletin de paie électronique" ?