Processus RH
02/12/2022

D’onboarding à offboarding : comment mettre en place la dernière étape clé de l’expérience collaborateur

Offboarding RH : des conseils pour réussir le départ de votre employé sortant

Vous êtes RH et cherchez à recruter de nouveaux employés ? Vous avez dû remarquer qu’il est de plus en plus difficile d’attirer et de fidéliser des talents performants au sein de votre entreprise. Les candidats n’ont plus les mêmes attentes qu’il y a encore quelques années. Dorénavant, ils sont davantage sensibles à la marque employeur mais également à l’expérience collaborateur.

Nous vous avions déjà partagé quelques conseils pour l’améliorer en proposant à vos nouveaux employés une intégration planifiée, cadrée et réussie (7 façons de rationaliser l’expérience d’intégration des employés). Mais avez-vous déjà entendu parler de l’étape d’offboarding que vous ne devez pas non plus oublier ?

Découvrez dans notre article de blog, qu’est-ce que l’offboarding, à quoi ça sert et surtout comment le mettre en place dans votre entreprise.

Offboarding : la dernière étape de l’expérience collaborateur

La première question que vous devez vous poser est : qu’est-ce que l’offboarding ? Il s’agit tout simplement du processus de désengagement d’un employé de son poste au sein d’une société. En effet, lorsqu’un salarié quitte son emploi que ce soit de son plein gré ou suite à un licenciement, il est recommandé de l’accompagner étape par étape pour son départ.

Les anciens employés sont les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise. Après leur expérience chez vous, ils deviennent des ex-salariés mais continuent de représenter votre entreprise à l’extérieur même s’ils n’en font plus partie. Ils garderont toujours cette expérience dans leur CV et seront amenés à expliquer les raisons de leur départ et les missions qui leur étaient attribuées.

Offboarding : la dernière étape de l’expérience collaborateur

De plus, nous voyons également le phénomène des salariés boomerang prendre de plus en plus d’ampleur. Ces derniers peuvent effectivement quitter votre entreprise et choisir de revenir quelques années plus tard. C’est pourquoi, il peut être judicieux de partir en bons termes et de laisser une très bonne dernière impression.

Un offboarding bien cadré a également pour objectif de minimiser les réactions négatives dans la société, de s’assurer de la protection de vos données confidentielles, d’aider au besoin le salarié sortant, d’obtenir un feedback constructif ou aussi de préparer un pot de départ comme il se doit.

5 conseils pour réussir l’offboarding de vos employés

Les Ressources Humaines ont le devoir de proposer la meilleure expérience de départ possible et doivent réellement s’en soucier. Afin de proposer le programme d’offboarding le plus adapté, nous vous recommandons quelques étapes à suivre.

Celles-ci vous aideront notamment à maîtriser la réputation de votre entreprise et à vous assurer du maintien d’une culture d’entreprise positive.

Communiquez le prochain départ auprès de l’ensemble des collaborateurs

Les salariés actuels ont besoin de connaître ce genre d’informations pour se sentir impliqués dans la société. L’idée est aussi de leur laisser le temps de se préparer au départ de, peut-être, l’un de leur collègue préféré. De plus, vous évitez ainsi le bouche-à-oreille ou le lancement de rumeur qui pourrait nuire à la réputation de votre société.

Pour informer l’ensemble des collaborateurs, vous pouvez soit envoyer un e-mail ou l’annoncer officiellement lors d’une réunion d’équipe. Choisissez bien vos mots et soyez transparent auprès d’eux.

N’oubliez pas non plus d’informer tous les partenaires en relation avec le salarié sortant pour faciliter la transition avec leur nouvel interlocuteur.

Anticipez le transfert d’expertise pour éviter les pertes de savoir

Un salarié qui quitte votre entreprise ne s’improvise pas. Au cours de sa carrière chez vous, votre employé a acquis une expertise. Il dispose de connaissances précieuses sur ses missions et les enjeux qui en découlent.

Vous devez donc vous assurer de conserver ses compétences soit en employant un remplaçant avant le départ de l’employé soit en divisant les missions entre plusieurs employés actuels. Cela permettra de faire un transfert de savoir dans un temps imparti raisonnable. Si aucune personne ne reprend les missions, en attendant, vous pouvez demander au salarié sortant de renseigner ses connaissances dans un outil fait pour ou simplement sur un document Word.

Anticipez le transfert d’expertise pour éviter les pertes de savoir

Remerciez le salarié sortant pour son travail au sein de votre entreprise

Comme mentionné précédemment, votre ancien employé sera le meilleur ambassadeur pour votre marque employeur RH. En effet, les futures recrues vont davantage leur faire confiance qu’à vous ou un employé actuel.

Montrez à votre salarié sortant de la gratitude pour tous ces mois ou années de collaboration. Chaque employé apporte sa pierre à l’édifice, que son parcours soit long ou court. Vous pouvez également mettre en place selon vos ressources une fête de départ ou encore vous cotiser pour lui offrir un cadeau personnalisé.

Ainsi, il gardera une très bonne impression de son parcours dans votre société et aura peut-être l’envie de véhiculer de bons retours à votre sujet.

Prévoyez un entretien de départ pour recueillir les derniers feedbacks

Prenez le temps avant le départ de l’employé de réaliser un dernier entretien à ses côtés. C’est l’occasion pour vous de recueillir ses retours sur son expérience globale au sein de l’entreprise. Cette entrevue permettra à votre ancien employé de vous donner des pistes d’amélioration pour la suite et également de vous dévoiler en toute transparence les raisons de son départ. Lors des derniers jours, il est généralement plus à l’aise pour dire honnêtement son avis sur l’entreprise et sa culture.

Prévoyez un entretien de départ pour recueillir les derniers feedbacks

Pour vous aider, vous pouvez par exemple préparer en amont un questionnaire détaillé et lui demander d’y répondre pour avoir des informations sur des éléments clés.

Préparez les dernières modalités pour un départ sécurisé dans les règles de l’art

Qui dit départ d’un salarié, dit aussi préparation de tous les documents administratifs qui en découlent. Vous devez être en règle sur toutes les modalités liées au départ d’un salarié. Cela passe par la réalisation de plusieurs documents qui vont permettre d’une part de vous protéger en tant qu’employeur mais également de protéger l’ancien employé (lettre de démission ou licenciement, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, accord de non-divulgation). Nous vous conseillons de les préparer en avance afin qu’ils soient prêts lors du dernier jour de travail du salarié.

Protégez vos données confidentielles en désactivant rapidement les accès entreprises

De plus, pensez à bien récupérer tout le matériel fourni à l’employé. Il appartient à la société et celui-ci ne doit pas partir avec (ordinateur, téléphone, souris, casque, badge clé, etc.). Pour mieux vous y retrouver, vous pouvez notamment tenir un inventaire des biens détenus par chaque employé.

Enfin, dernier point souvent négligé, rapprochez-vous du service informatique pour désactiver au plus vite, après le dernier jour, tous les accès aux données et aux systèmes informatiques de l’entreprise.

💡Le saviez-vous : Optez pour un outil de dématérialisation peut être la solution clé pour transmettre facilement l’ensemble de vos documents professionnels auprès de vos salariés. En quelques clics, vous pouvez automatiquement envoyer les documents nominatifs au bon destinataire. Les documents reçus seront stockés dans leur coffre-fort électronique personnel à vie.

Découvrez LegalySpace, une plateforme de dématérialisation et de signature électronique pour gérer simplement et légalement vos processus administratifs.

Pour aller plus loin et si vous êtes en mesure de le faire, vous pouvez également accompagner le salarié sortant à trouver un nouvel emploi. Utilisez votre réseau et vos partenariats pour l’aider lors de son retour sur le marché du travail. Votre ancien salarié appréciera cet accompagnement et gardera une bonne impression de son départ.

Laissez une bonne impression au-delà de l’offboarding

Un processus d’offboarding complet qui prend en compte le bien-être de tous les employés, ceux qui partent et ceux qui restent, peut conduire à une période de transition plus fluide pour chacun. Il crée également une culture d’entreprise qui incarne un esprit dynamique et bienveillant. En outre, vous vous quittez dans une relation de respect mutuel et laissez la porte ouverte pour que votre ancien employé revienne travailler plus tard dans l’entreprise.

C’est bénéfique, pour vous en tant qu’employeur mais aussi pour le salarié sortant. Tout le monde y gagne.