Processus RH
30/05/2022

Optimisation de la charge administrative RH : 4 conseils à savoir

Pilier dans l’entreprise, le service des Ressources Humaines assume de nombreuses responsabilités et gère des missions diverses pouvant parfois s’avérer fastidieuses. À cela s’ajoute, l’impact considérable des évolutions réglementaires, sociétales et des innovations technologiques sur leur métier (bulletin de paie électronique, prélèvement de l’impôt à la source, normes RGPD, dématérialisation des documents, etc.)

Selon une enquête réalisée récemment par Les Editions Tissot et PayFit, 37 % des RH rencontrent des difficultés à suivre les nouvelles obligations légales et 65% affirment manquer de temps et de ressources.

Pour 63% d’entre eux, les tâches administratives représentent presque la moitié de leur temps de travail, ce qui les empêche de passer plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Indispensable dans une société, l’administratif est souvent perçu comme un véritable fardeau. Obligatoire à gérer, il est toutefois chronophage et souvent synonyme de perte de temps au quotidien.

Dans cet article de blog, nous vous dévoilons 4 recommandations pour optimiser votre charge administrative et ainsi gagner du temps pour des tâches plus importantes.

1. Optimiser votre organisation et gérer les priorités

L’organisation est souvent la clé pour gagner en productivité. La fonction RH est généralement responsable de la paie, du recrutement, de l’administration du personnel, du bien-être des collaborateurs, de la gestion des congés/absences, de la formation, etc.

Avant toute chose, il est donc impératif de faire un état des lieux de l’ensemble des missions RH qui vous sont attribuées.

Le but est d’avoir une vision globale de tous les projets et process existants et d’analyser en détail votre charge de travail mais également d’avoir une vue d’ensemble sur les rôles de vos collaborateurs. En complément, vous pouvez préciser et attribuer pour chaque tâche qui est responsable et le temps de travail nécessaire pour la finaliser.

Identifier toutes vos tâches va vous aider à réorganiser votre service pour optimiser vos process, à planifier davantage votre activité. Vous serez également en mesure de prioriser vos tâches pour augmenter votre efficacité. Ainsi, vous passez moins de temps sur celles à faible valeur.

Après ce travail de répertoriage, il est primordial de déterminer quelles sont les tâches prioritaires pour les réaliser en premier lieu. Vous pouvez mettre de côté celles qui ne sont pas urgentes, pas importantes ou n’apportent pas d’intérêt immédiat.

2. Digitalisez vos processus RH

Le pôle des Ressources Humaines est un des premiers à avoir été impacté directement par la transformation numérique des entreprises. Face à l’apparition de nouveaux challenges, les RH ont dû rapidement s’informer et s’adapter.

Cette accélération de la digitalisation représente également une réelle opportunité d’opter pour de nouvelles méthodes de travail plus efficientes.

L’arrivée de la dématérialisation a notamment permis aux RH de se concentrer davantage sur leur cœur de métier : l’humain.

Dématérialiser la gestion administrative du personnel présente plusieurs avantages non négligeables tels que le gain d’autonomie pour les collaborateurs ou encore des temps de réponses plus rapides.

Elle aide également à faciliter les démarches administratives. Vous pouvez accéder à ses documents en quelques clics sans avoir à chercher dans des archives papiers qui sont la plupart du temps introuvables.

La digitalisation apporte également une couche de sécurité essentielle puisque les risques d’erreur, de pertes d’informations ou de falsifications sont réduits.

3. Automatisez les tâches répétitives

Une des tactiques qui vous permet d’optimiser vos processus RH est l’automatisation des tâches récurrentes. L’automatisation peut s’appliquer à un certain nombre de tâches telles que le partage de documents nécessaires lorsqu’il y a l’onboarding d’un nouveau salarié (livret d’accueil, règlement intérieur, pack de bienvenue, etc.).

Vous pouvez également communiquer ponctuellement et automatiquement des informations capitales à vos employés, par exemple une note d’information ou une annonce de changement de mutuelle.

De plus, depuis 2017, la loi travail autorise l’employeur à émettre par voie dématérialisée les bulletins de salaire. Si vous avez un volume massif de bulletins de paie électroniques (BPE) à distribuer chaque mois, un outil d’automatisation peut vous faire gagner énormément de temps. En effet, elle garantit que les BPE seront reconnus, lus, découpés et transmis au bon destinataire en quelques clics seulement.

Il existe encore bien d’autres tâches diverses où l’automatisation est applicable, faites le point en interne pour détecter les axes d’amélioration.
Une autre information importante à prendre en compte est que lorsque les échanges de documents sont traités manuellement, ils font perdre des heures interminables et représentent souvent un risque plus élevé de faire des erreurs de saisie.

L’automatisation offre également des bénéfices concrets. Effectivement, cette technologie permet de réduire considérablement les coûts de gestion et de traitement (enveloppes, timbres, mises sous pli, consommation de papier, etc.)

Télécharger le guide pratique sur "comment mettre en place le bulletin de paie électronique" ?

4. Choisissez les bons outils

Pour parvenir à optimiser ses processus administratifs RH, vous devez investir dans les bons outils. Il n’est pas forcément utile d’avoir un panel d’outils car vous pouvez rapidement vous y perdre et vous sentir déborder. Il ne faut pas non plus forcément se restreindre à un seul logiciel car ils n’ont pas tous les mêmes avantages et spécificités.

La bonne pratique est dans un premier temps de répertorier vos besoins et de définir des critères qui vous aideront dans votre prise de décision. Avant de faire votre choix, il est impératif d’établir une étude comparative des différentes solutions qui existent sur le marché. Cette vue d’ensemble des logiciels RH vous permettra de trouver l’outil adapté à votre activité avec le meilleur rapport qualité/prix possible.

Un des critères qui peut vous aider à faire votre choix est la capacité d’un logiciel à se connecter aux outils de votre entreprise déjà en place. La synchronisation avec vos outils métiers est cruciale pour croiser directement les données et avoir un point d’accès centralisé pour les consulter.

Privilégiez également des outils SaaS qui se trouvent dans le Cloud pour pouvoir y accéder de n’importe où et à tout moment.

Il faudra aussi être vigilant sur d’autres points indispensables tels que le niveau de sécurité et la disponibilité du logiciel, la sauvegarde et la récupération des données, la localisation de l’hébergeur ou encore la présence d’un support dans votre langue d’origine (pour résoudre plus facilement les problèmes si besoin).

Il est important de choisir un outil fiable et performant pour vous faire augmenter votre efficacité mais également de protéger les données sensibles et de garantir une conformité légale.

Si vous avez des doutes, n’hésitez pas à essayer différents logiciels en amont. Ils existent des versions d’essai de quelques jours pour vous permettre de voir l’étendue du potentiel d’un outil.

Enfin, quand vous aurez pris votre décision, passez le temps nécessaire pour vous former et prendre en main la solution pour être opérationnel le plus rapidement possible.
Changer ses habitudes de travail peut être challengeant, il est important de s’impliquer et de passer le temps suffisant à la formation pour déployer les logiciels RH plus simplement au sein de sa structure.

Quelles tendances sont à venir pour le service RH ?

Vous l’aurez compris, le département des Ressources Humaines occupe une place centrale dans l’entreprise. Ce secteur en perpétuelle évolution, se dirige de plus en plus vers une orientation collaborateur en le mettant au centre de son activité.

Une autre tendance à venir face à l’émergence des nouvelles technologies est la fonction d’ambassadeur que les RH devront tenir auprès des équipes. Leur rôle sera de les sensibiliser, d’accompagner et de motiver les collaborateurs à adopter les outils digitaux à leur disposition.

Grâce à la solution LegalySpace, automatisez, échangez, signez et archivez simplement tous vos documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, relevés d’heures, dossiers salariés, etc.) tout en leur garantissant une conformité légale à travers une interface unique.

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