Tout savoir sur les délais de conservation des documents RH

En tant qu’entreprise, vous avez des obligations de conservation des documents RH, nous ne vous apprenons rien. Toutefois, la subtilité réside dans le fait que la durée légale de stockage varie en fonction des types de documents, tout en respectant le RGPD.

Pourquoi est-il nécessaire de conserver les documents RH ? Quels sont les délais à respecter pour les entreprises mais aussi pour les salariés ? Comment bien conserver toutes ces données de façon sécurisée ? Nous vous disons tout !

L’importance de bien conserver ses documents RH

Si vous devez conserver vos documents RH de manière consciencieuse, c’est notamment parce que l’administration peut mener des contrôles tout au long de la durée légale d’archivage.

Par exemple, la non présentation du registre du personnel ou si le document est incomplet, contient des erreurs, une contravention allant jusqu’à 750€ pour les personnes physiques et 3 750€ pour les personnes morales, s’applique.

De plus, la perte d’un document RH est relativement préjudiciable pour l’entreprise. En cas de litige, si les pièces indispensables à l’instruction sont introuvables, vous risquez de perdre votre affaire. En effet, ces derniers constituent des justificatifs à valeur probante.

Autre paramètre à prendre en compte, le temps perdu par le service RH à rechercher des documents. Une tâche chronophage et sans valeur ajoutée qui entache la productivité mais aussi probablement le moral de votre équipe !

Vous ne savez pas s’il vaut mieux stocker ou archiver vos documents RH ? Nous vous aidons à faire votre choix et à bien comprendre la différence entre ces deux notions.

Quels sont les délais de conservation des documents RH pour les entreprises ?

Les délais de conservation des documents RH pour les entreprises sont déterminés par la législation. La durée fixée est minimale, vous pouvez tout à fait garder les documents plus longtemps, sous réserve qu’ils ne contiennent pas de données personnelles (RGPD). A noter également que la durée de stockage n’est pas la même selon le type et la valeur des documents.

Type de document	Durée de conservation
Bulletin de paie (papier ou BPE)	5 ans
Registre unique du personnel	5 ans à compter du départ du salarié
Contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite	5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation	1 an
Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE	5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie	5 ans

Consultez notre article pour tout savoir sur le Bulletin de Paie : les éléments indispensables, les modalités du BPE et les moyens de transmission.

En tant que salariés, quelles sont les règles ?

Dématérialiser pour mieux conserver ses documents RH

Vous savez ainsi les délais à respecter pour conserver vos documents relatifs à vos salariés ainsi que l’importance et l’impact que cela peut avoir sur votre structure. Mais la question est maintenant, comment les archiver de façon fiable et sécurisée ?

Un seul mot pour répondre à cette question : dématérialisation ! Et ce, grâce à un outil, non pas magique, mais innovant, simple et automatisé, j’ai nommé la plateforme de dématérialisation.

La plateforme unifiée LegalySpace digitalise les échanges avec vos salariés. Elle sert à automatiser les envois, à signer les documents et à les archiver simplement dans un espace personnel unique. L’ensemble de ses fonctionnalités visent à simplifier et à sécuriser vos processus RH :

• Dématérialisation des documents RH
• Signature électronique qualifiée
• Automatisation des tâches répétitives
• Connexion avec vos outils RH
• Archivage et classement des documents