Comment optimiser la gestion et les performances de votre service RH grâce à la signature électronique

Dans un contexte de dématérialisation croissante, optimisez les performances de votre service RH grâce à la signature électronique !

Pour tous ceux qui se demandent pourquoi adopter la signature électronique dans leur entreprise et comment la mettre en place rapidement au sein de leur service Ressources Humaines, cet article est fait pour vous !

Depuis 2020, 26% des entreprises ont adopté une solution de signature électronique, selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov pour Universign. Parmi elles, 41% l’ont utilisée pour des documents liés aux ressources humaines.

Dans ce contexte de dématérialisation croissante, la signature électronique a toute sa place dans vos processus RH et plus globalement dans votre transformation numérique. Grâce à ses nombreux avantages, votre gestion quotidienne et votre productivité n’en seront que plus performantes !

Quel est le principe de la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé qui authentifie le signataire d’un document comme un contrat de travail et qui garantit l’intégrité de ce dernier. La version électronique a strictement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Précisément, depuis le 13 mars 2000, l’article 1316 du Code civil indique que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite. En effet, il s’agit « d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Pour quels documents du service des Ressources Humaines ?

Les services RH sont souvent amenés à échanger un nombre important de documents et donc de données parfois confidentielles avec les salariés de l’entreprise ainsi qu’avec des interlocuteurs extérieurs. Certains d’entre eux impliquent plusieurs signataires et nécessitent une ou plusieurs signatures électroniques. Ainsi, vous pouvez signer, à distance et en un clic, des documents RH fondamentaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise :
– Contrats de travail
– Avenants au contrat de travail
– Règlements intérieurs
– Règles de sécurité, confidentialité et covid
– Convocations
– Documents de fin de contrat

Les 3 niveaux de signatures électroniques

Il existe aujourd’hui 3 niveaux de signature, mais savez-vous comment faire votre choix ?

1/ La signature électronique simple (SES) est le premier niveau de signature. Elle convient pour signer : devis, factures, contrats de bail, CGU / CGV…

2/ La signature électronique avancée (AES) a un niveau de sécurité plus élevé. Elle permet d’identifier de manière unique le propriétaire et répond aux critères eIDAS. Vous pouvez signer : bons de commande, contrats de partenariat, certificats de travail, ouverture de compte bancaire…

3/ La signature électronique qualifiée (SEQ) offre le plus haut niveau de sécurité mais son utilisation reste plus contraignante que les deux autres niveaux.

Il existe aujourd’hui 3 niveaux de signature, mais savez-vous comment faire votre choix ?

Afin de qualifier clairement vos besoins et attentes concernant la signature électronique, nous vous conseillons de réaliser un état des lieux. Par la suite, réalisez un cahier des charges qui vous accompagnera dans la mise en place de votre projet.

5 avantages de la signature électronique pour booster vos performances RH

Sécurité & conformité juridique

La signature électronique garantit à la fois l’authenticité de votre signature et l’intégrité du document. Un cryptage du document est réalisé au moment de la signature et l’identité du signataire est garantie. A partir de là, il est impossible de falsifier ou de modifier le document en question. En Europe, la signature électronique est juridiquement visée par le règlement eIDAS. Celui-ci instaure un cadre juridique sur l’utilisation et la recevabilité légale de la signature électronique. De plus, dans le cadre du RGPD, elle permet la mise en place d’une administration des consentements. Tant d’avantages lorsque vous devez faire signer un nombre massif de documents à forte valeur juridique à vos salariés.

D’après l’article 1 366 du Code civil, “L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Efficacité

Imaginez qu’un seul clic suffise pour enclencher vos processus, automatisés et sécurisés, de demande de signature auprès de vos collaborateurs. Au-delà de la traçabilité du document, le temps de traitement, d’envoi et de réception est très nettement réduit. En outre, les risques de pertes et d’erreurs sont diminués et en cas de besoin, votre dossier de preuve est parfaitement accessible. Ce sont autant de tâches répétitives et chronophages qui sont supprimées du quotidien de votre service RH.

Valorisation de la marque employeur

Prendre soin de sa marque employeur est aujourd’hui un signe incontournable pour attirer et fidéliser ses collaborateurs. Grâce à la signature électronique, vos processus de recrutement sont fluidifiés.
Vos candidats signent leurs documents administratifs et contractuels à distance et rapidement. En plus de gagner en réactivité, votre entreprise donne une image positive et innovante.

Économique

Que ce soit d’un point de vue matériel ou immatériel, vous ferez des économies ! Cet outil vous permet de réduire vos coûts d’impression, d’expédition (oui le prix du timbre augmente encore) et de traitement pour les bulletins de paie et vos autres documents RH. La suppression de ces tâches manuelles chronophages diminue le risque d’erreur et le temps de traitement des différentes demandes. La signature électronique RH s’inscrit donc parfaitement dans la stratégie de transformation numérique de l’entreprise.

Écologique & RSE

Si votre entreprise s’inscrit dans une volonté écologique et/ou développe sa politique RSE, avoir recours à une solution de signature électronique vous aide à réduire votre impact carbone. En effet, la signature dématérialisée diminue les déplacements des différents collaborateurs, dans le but unique de signer un document. De plus, cela permet de diminuer fortement votre consommation de papier et donc votre impact environnemental.

Signer électroniquement vos documents RH apporte ainsi de nombreux avantage pour votre service RH. Au-delà de ce service, elle peut aussi devenir indispensable dans la gestion quotidienne de votre entreprise et pour l’ensemble de vos collaborateurs. Découvrez ses 10 avantages dont vous ne pourrez plus vous passer.

Avant de mettre en place une solution de signature électronique, menez une réflexion sur vos besoins. En effet, c’est le volume de documents à traiter qui va définir le niveau de signature dont vous aurez besoin. La mise en place d’une signature électronique au sein de votre entreprise peut également représenter la première étape vers une démarche de dématérialisation plus complète.

Pour vous accompagnement et vous aider à vous lancer sereinement : 5 étape indispensables pour vous lancer dans la signature électronique.

« Les recherches d’informations sont largement simplifiées, et la signature électronique des documents permet une construction beaucoup plus rapide et formalisée de chaque dossier salarié. »

Elsa Raveleau & François Maillard – Responsable des Moyens Généraux & Directeur Financier chez DeCA Propreté

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Grâce à notre module innovant API Rest, nous intégrons rapidement et facilement notre solution E-signature avec votre logiciel RH ou vos autres logiciels métiers. La signature électronique est qualifiée et garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document.

Chez LegalySpace, nos équipes sont à votre écoute pour vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation et vous permettre de consacrer l’essentiel de vos ressources à l’exercice de votre métier.

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