Signatures électroniques : comment en choisir une ?

Les signatures électroniques ont vu leur utilisation se démocratiser face à l’accélération de la transition numérique et de plus en plus d’entreprises mettent en place la signature électronique.

Aujourd’hui, 49% des entreprises ayant adoptées la e-signature l’utilise pour leur processus administratifs, et notamment pour optimiser les performances de leur service RH.

À l’inverse du papier, il existe plusieurs manières de signer des documents numériques. Il peut s’agir de la numérisation d’une image, de la photographie, d’une signature manuscrite ou également de tout ce qui n’est pas écrit à la main. En effet, tout peut être utilisé et choisi au gré du signataire.

D’abord, saviez-vous qu’il existe aujourd’hui 3 niveaux de signature électronique, et connaissez-vous la différence entre chacune d’entre elles ? Dans cet article, nous vous expliquons quels sont les 3 types de signatures électroniques d’après l’eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services). Pour finir, nous vous présenterons également leurs différences ainsi que leurs avantages et inconvénients.

Réglementation eiDAS pour les signatures électroniques : tout savoir sur ce cadre légal

Appliqué à partir du 1er juillet 2016, le règlement elDAS a remplacé la précédente réglementation concernant la signature électronique.

Autrement dit, cette nouvelle convention s’applique à tous les États de l’Union Européenne. Elle a pour objectif en premier lieu d’améliorer la confiance lors des transactions électroniques au sein du marché Européen avec une plateforme commune pour les échanges sécurisés entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.

Par conséquent, l’elDAS instaure un cadre juridique concernant l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques en rappelant effectivement que celles-ci sont recevables comme preuve en justice.

Les signatures électroniques déjà déterminées : simple, avancée et qualifiée, sont ainsi donc maintenues par la nouvelle réglementation.

Quels sont les 3 types existants de signatures électroniques ?

La signature électronique simple (SES)

La signature électronique simple désigne le premier niveau de signature. Plus précisément, c’est un lien effectué entre deux ensembles de données électroniques : l’un constitue une signature s’appliquant à l’autre.

???? Les types de documents que l’on peut retrouver sont aussi multiples : devis, factures, contrats de bail, CGU / CGV, signature à un livreur, états des lieux d’un logement, etc.

Dans ces situations, on mentionne signature électronique “simple” car elle ne permet pas d’identifier clairement le signataire donc le niveau de sécurité est le plus faible.

Malgré cela, elle reste aujourd’hui la signature électronique la plus utilisée dû à son efficacité simple et rapide.

✅Avantages	❌Inconvénients
Simplicité Rapidité et fluidité à signer le document Efficacité	Simplicité Rapidité et fluidité à signer le document Efficacité

La signature électronique avancée (AES)

La signature électronique avancée repose en premier lieu sur un procédé qui permet d’identifier de manière unique le propriétaire. Elle détecte également toute modification ultérieure des données signées.

Par ailleurs, cela garantit l’intégrité du contenu signé, par des moyens sur lesquels seul le signataire a le contrôle exclusif, et sa propriété qui est certifiée par un tiers.

De cause à effet, la signature électronique avancée a également un niveau de sécurité plus élevé que la signature simple et d’après le règlement elDAS répond aux 4 exigences suivantes :

• Être liée au signataire de manière unique et claire (authentification).
• Permettre d’identifier formellement le signataire (identification).
• Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif.
• Et être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable (intégrité).

???? Si bien que, la signature électronique avancée peut être utilisée pour des bons de commande, contrats de partenariat, contrat, de bail, certificats de travail, contrats de travail, contrats d’ouverture de compte bancaire, avenants, attestations de remise d’équipement, etc.

✅Avantages	❌Inconvénients
Niveau de sécurité intermédiaire Intégrité Authenticité La plus couramment utilisée par les entreprises	Nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDAS

La signature électronique qualifiée (SEQ)

La signature électronique qualifiée offre donc le plus haut niveau de sécurité. Elle évite également les situations de vulnérabilité grâce au maximum de garanties juridiques. De même, c’est le seul type de signature électronique qui a un statut juridique particulier dans l’Union européenne.

Par contre, son utilisation reste plus contraignante que les 2 précédentes. C’est pourquoi, elle n’est utilisée que rarement et dans des cas précis.

En effet, le signataire doit avoir un certificat qualifié de signature électronique pour signer les documents.

De même, ce type de signature électronique, généré à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifié, est basé sur un certificat reconnu.

C’est la raison pour laquelle, le certificat de signature électronique doit être délivré par un fournisseur de services de confiance, qui, avant de l’émettre, a vérifié de manière fiable l’identité du titulaire du certificat.  

La signature qualifiée peut être utilisée par exemple pour des actes d’avocats (conventions parentales, statuts de société, contrat de cession de parts sociales, mandat de protection future), des actes authentiques (notaires, huissiers de justice, commissaires-priseurs), des actes produisant des effets dans l’Union Européenne et hors la France (contrats de souscription de produits financiers européens, opérations bancaires intra-UE).

✅Avantages	❌Inconvénients
Niveau juridique équivalent à une signature manuscrite Haut niveau de sécurité	Procédé contraignant avec l’obtention du certificat au préalable

Comment choisir une des 3 signatures électroniques ?

Pour commencer, la sélection du mode de signature électronique se fait en fonction de vos besoins et de vos usages. Effectivement, vous devez déterminer quel niveau de sécurité vous souhaitez mettre dans vos processus d’entreprise.

Dans le cadre de la signature électronique qualifiée, elle est utilisée pour des cas bien particuliers dû à sa complexité, si vous souhaitez une méthode plus simple à utiliser, les signatures électroniques simples ou avancées sont suffisantes.

Le tableau suivant vous aidera à détecter le type de signature dont vous avez besoin et à comprendre les différences entre signature électronique qualifiée, avancée ou simple :

	Signature électronique simple	Signature électronique avancée	Signature électronique qualifiée
Simplicité d’utilisation	✔	✔	✔
Authenticité	✖	✔	✔
Identification du signataire	✖	✔	✔
Authentification	✖	✔	✔
Intégrité	✖	✔	✔
Logiciels ou systèmes certifiés	✖	✖	✔
Valeur légale	✖	✖	✔
Certification eIDas	✖	✖	✔

En conclusion, si vous avez comme ambition d’adopter une des signatures électroniques dans votre entreprise, nous vous conseillons d’effectuer un cahier des charges avec les bonnes questions permettant d’identifier vos besoins. Cela vous permettra de bien construire votre projet. Vous n’êtes pas encore convaincu à 100% ? Nous avons fait la liste des 10 avantages de la signature électronique dont vous ne pourrez plus vous passer.

Si vous êtes intéressés par la mise en place de la signature dans votre entreprise, consultez notre article : 5 étapes indispensables pour vous lancer dans la signature électronique.

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