DeCA Propreté : une digitalisation des processus RH réussie grâce à la solution LegalySpace
DeCA Propreté est une entreprise de nettoyage industriel présente depuis 26 ans sur le marché français. Ils répondent à toutes les demandes de nettoyage pour les locaux professionnels : tertiaire, copropriétés, école, usine, transports, établissements médicosociaux, etc.
Ils proposent une gamme de services pour répondre à tous les besoins en propreté de leurs clients : nettoyage régulier, vitrerie, entretien et rénovation des sols, désinfection, remise en état et d’autres types de prestations.
Le contexte et les enjeux du projet
Depuis quelques années maintenant, la société DeCA Propreté mène un projet global de digitalisation de ses processus administratifs.
Dans un premier temps, l’entreprise a déployé une solution de GED avec DocuWare (pour la partie Fournisseurs et Clients). Dans cette continuité, DeCA Propreté cherche aujourd’hui à se focaliser sur la partie Ressources Humaines. Leur projet vise à la dématérialisation de l’ensemble de leurs processus RH, de l’embauche du salarié à la réalisation de son bulletin de salaire.
Cette nécessité de digitalisation s’est rapidement présentée car DeCA Propreté rencontrait plusieurs problématiques au quotidien et cherchait des solutions pour :
- Faciliter la centralisation des documents nécessaires à la construction du dossier complet des nouveaux salariés
- Avoir une meilleure traçabilité du retour des signatures des contrats de travail
- Réduire drastiquement les impressions papiers pour améliorer leur impact écologique
- Améliorer l’accessibilité aux documents
Un autre élément déclencheur de leur recherche de solution est l’évolution de la législation et des usages qui tendent chaque jour davantage vers le digital. DeCA Propreté a la volonté de faciliter leur processus tout en ayant un impact écologique positif.
Pour atteindre leurs ambitions, ils se sont fixés des objectifs précis :
- À court terme : Écologique et économique, en réduisant leur empreinte carbone
- À moyen terme : Gain de temps sur le déroulement des processus, en créant des automatismes et obtenir une meilleure traçabilité des documents
- À long terme : Renforcement de leur image d’entreprise innovante
Les chiffres clés :
- 13 filiales
- 4 700 bulletins de salaires
- 12 000 contrats et avenants par an
Le choix de LegalySpace
Depuis 2019, DeCA Propreté travaille avec la Générale de bureautique, filiale du Groupe Factoria, basée également à Nantes, qui les a accompagnés dans le déploiement de la solution de gestion documentaire DocuWare.
C’est tout naturellement que DeCA Propreté les a sollicitées à nouveau pour trouver une solution de dématérialisation RH complémentaire.
D’après le cahier des charges détaillé de la société, Générale de Bureautique les a logiquement orientés vers la solution LegalySpace qui semblait mieux répondre à leurs besoins. Après avoir étudié plusieurs options, DeCA Propreté a porté son choix sur LegalySpace.
Suite à la recommandation faite par la Générale de bureautique, l’équipe DeCA Propreté a organisé plusieurs rencontres avec le fondateur et dirigeant de LegalySpace : Vincent Dreyfus.
Ils ont ainsi pu échanger sur les problématiques liées à l’activité de DeCA Propreté que ce soit :
- les enjeux humains : un nombre élevé de salariés avec un turnover important et des salariés peu à l’aise avec la langue française.
- les défis techniques : conformité à leurs politiques de droits d’accès et intégration avec leur logiciel de paie ainsi qu’avec avec la solution de GED Docuware.
Après vérification de tous les critères de leur cahier des charges, la société DeCA Propreté a convenu que la solution LegalySpace était la plus adaptée pour répondre à leurs besoins.
4 besoins à résoudre
- Sécuriser et automatiser l’envoi des contrats et bulletins de salaires
- Limiter les déplacements des responsables d’exploitation qui remettaient en mains propres les contrats
- Gagner du temps pour la recherche des documents et eviter les pertes
- Avoir une meilleure accessibilité et traçabilité des documents
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La mise en place
Avant la mise en place de LegalySpace au sein de leur structure, des vérifications au niveau de fonctionnement des intégrations et des connexions automatiques entre les différentes solutions ont été réalisées. Après ces essais, il a été conclu que des ajustements techniques devaient être effectués.
En effet, il était nécessaire que la Générale de Bureautique et LegalySpace se rapprochent et développent en partenariat une API entre leur logiciel de paie et l’outil LegalySpace.
A la suite de ces développements, une démonstration a été réalisée pour vérifier que les échanges de données se faisaient bien entre les 2 logiciels. Cela a permis de mettre en lumière d’autres problématiques, pour lesquelles, des solutions ont rapidement été trouvées. Ainsi, de nouvelles propositions ont été faites pour une optimisation de la solution à implémenter.
Une fois ces allers-retours d’ajustements terminés, la version finale a été validée ce qui a permis de lancer le déploiement de la solution LegalySpace et la formation des équipes en interne.
Au niveau de la mise en place, celle-ci s’est réalisée en 2 étapes. Dans un premier temps, la dématérialisation des 4700 bulletins de salaires mensuels a été déployée et dans un second temps, la dématérialisation des contrats de travail avec la signature électronique a été lancée.
Aujourd’hui, cette dernière est toujours en cours de déploiement et s’étalera sur 6 mois à la demande de DeCA Propreté pour effectuer plus simplement un déploiement filiale par filiale.
En dématérialisant les bulletins de salaires, l’équipe DeCA Propreté a remarqué une transmission beaucoup plus rapide de ces documents. En effet, l’envoi est immédiat et il n’y a plus de délai postal pour recevoir son bulletin de paie.
De plus, les collaborateurs peuvent retrouver et accéder facilement à leurs documents car ceux-ci sont déposés automatiquement dans leur coffre-fort numérique personnel.
Du côté du service RH, la distribution des bulletins de paie est simplifiée et apporte une traçabilité plus importante qu’auparavant car ils sous-traitaient cette partie (impression, mise sous pli et envoi postal).
Concernant la partie contrat de travail, cela leur a permis de revoir et de réorganiser leur processus interne.
L’équipe DeCA Propreté gagne du temps dans la distribution des nouveaux contrats et a constaté un meilleur suivi des retours de signatures de contrats transmis.
Les avantages identifiés
par DeCA Propreté :
- Rapidité
- Traçabilité
- Fluidité
- Simplicité
Le bilan
Le déploiement est toujours en cours au niveau des contrats de travail, un bilan complet pourra être fait après quelques mois d’utilisation. En revanche, les premiers retours des équipes des services RH et exploitation de DeCA Propreté sont très positifs.
En effet, ils ont déjà pu observer un gain de temps considérable. Le partage des documents est plus simple, fluide et rapide.
La solution LegalySpace les a également aidés à réduire leur empreinte carbone en limitant leur utilisation de papiers et les envois postaux.
Finalement, ils ont aujourd’hui 2 outils complémentaires qui communiquent automatiquement entre eux aidant les équipes à gagner en productivité.
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