Signature électronique en entreprise : comment bien la mettre en place ?

Confiance, rapidité, sécurité, réduction des coûts, simplification des formalités, expérience utilisateur facilitée… Les avantages de la signature électronique en entreprise sont nombreux et sa mise en œuvre beaucoup plus simple aujourd’hui tant les outils se sont démocratisés. Les pouvoirs publics, les collectivités locales et les CCI s’y sont déjà mis, mais pour l’adopter avec succès dans votre entreprise, encore faut-il bien comprendre de quoi il retourne au moment de faire votre choix, trouver la solution en ligne la plus adaptée à vos besoins et documents à signer, mais aussi capable de soutenir à terme une transformation numérique plus globale au sein de votre organisation. Adopter la signature électronique en entreprise constitue souvent le début d’une démarche vertueuse de digitalisation…

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Depuis le 13 mars 2000, l’article 1316 du Code civil indique que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite, quand il s’agit « d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Cette loi prévoit que toute signature électronique doit être admise en cour de justice. Toutefois, il existe plusieurs « familles » de signatures électroniques parmi lesquelles les entreprises doivent choisir…

La signature simple identifie le signataire en collectant des éléments sur simple déclaration de sa part dans un certificat électronique. Cela peut se faire également grâce à un document à signer, depuis un lien unique envoyé à son adresse email et par une authentification via code PIN reçu par SMS. Il est aussi possible de créer une piste d’audit fiable en réunissant un maximum d’informations. Cette piste d’audit, comporte des faisceaux de preuve dans laquelle on trouve toutes les informations liées au document (date de création du document, identité de l’auteur, date de transmission, depuis quelle IP, à qui, de quelle façon…) et à l’identité des signataires (noms, prénoms, emails, numéros de téléphone, …). L’intégrité de la signature électronique est donc bien réelle et son impact sur la simplification de certaines formalités peut être un accélérateur de business important pour les entreprises.

C’est donc au signataire et à l’organisme, ayant réalisé la procédure de signature, qu’il revient la charge de prouver la fiabilité du procédé utilisé. La force probante du document utilisant une signature simple reste à l’appréciation du juge en cas de problème.

La signature dite avancée possède un niveau de sécurité supérieur à la signature simple. En effet, selon le règlement electronic Identification Authentication and trust Services (eIDAS), elle répond à 4 critères :

Elle doit être rattachée exclusivement au signataire
Elle doit permettre l’identification du signataire
Le signataire doit pouvoir garder sous son contrôle exclusif la procédure de création de sa signature électronique
Elle doit être intrinsèquement liée aux données sur lesquelles elle se rattache, de sorte que toute modification sur les dites données soit détectable

Ce certificat électronique (carte d’identité numérique) peut être soit « personnel » pour un particulier, soit du type « personne physique rattachée à son entité juridique » dans le cas d’une entreprise. Cette carte d’identité numérique comprend toutes les informations juridiques sur l’identification du signataire (Qui ? Pour le compte de Qui ?). Avec cette méthode d’authentification forte, le document signé bénéficie d’une présomption de fiabilité, ce qui signifie que la charge de la preuve de sa fiabilité va incomber au contestataire.

Enfin, la signature qualifiée nécessite un certificat électronique qualifié. Celui-ci ne peut être obtenu que par l’intermédiaire d’un prestataire de services de certification électronique qualifié. Particulièrement contraignante et couteuse, cette méthode nécessite, en plus des éléments constituant une signature avancée, un rendez-vous physique avec un opérateur d’enregistrement délégué (dans le but de prouver son identité, il n’y a pas de dérogation possible) et l’usage d’un dispositif physique qualifié (qui peut rendre la forme d’une clé USB cryptée). L’utilisation de cette signature se limite à des cas où elle est imposée par la loi, ou lorsque les risques sont importants (actes d’avocats et notariés, marchés publics, etc.). Elle ne représente environ qu’une 1 signature électronique sur 1 million.

Nous vous aidons à faire le bon choix parmi ces 3 niveaux de signature électronique pour votre entreprise.

Signature électronique en entreprise : tous les conseils pour votre projet

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

Bien évidemment, la signature électronique est très encadrée au niveau international. En Europe, elle est juridiquement visée par le règlement eIDAS. Celui-ci est retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du code civil français. Il définit les règles d’usage de la signature électronique et les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale. En France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (l’ANSSI) est en charge de l’application du règlement eIDAS. La valeur juridique d’une signature électronique est donc recevable juridiquement quand un certificat de signature électronique garanti l’identité du signataire, qu’il s’agisse d’un de vos clients, d’un salarié, d’un partenaire, etc.

Les nombreux avantages de la signature électronique en entreprise

Les avantages apportés par la signature électronique dans les différents services d’une entreprise sont nombreux :

Économiques : forte réduction des coûts engendrés par la suppression de tâches manuelles chronophages (comme la manipulation des documents sortis de l’imprimante, qu’il faut classer et ranger dans une armoire puis sortir à chaque fois qu’un ajout ou qu’une recherche est nécessaire), par la suppression des envois postaux voire même des déplacements physiques, des achats d’enveloppes, de timbres, de consommables d’impression…
Meilleure expérience utilisateur : l’usage est simple et accessible de n’importe où. Le signataire peut signer son contrat de travail sous l’œil de son employeur, rapidement sur le coin d’un bureau, mais peut également prendre le temps de lire ce contrat à tête reposée, sans pression, pendant un trajet dans les transports en commun par exemple.
Écologique : en dématérialisant des tâches gourmandes en papier et en encre, qui nécessitent également du transport, l’usage de la signature électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable et réduit l’empreinte carbone des entreprises qui l’utilisent.
Sécurité : il est impossible de falsifier un document signé électroniquement ou d’en modifier son contenu. La sécurité et l’intégrité des documents signés sont donc garanties et cela améliore la confiance entre les signataires internes ou externes et l’entreprise.
Rapidité : signer n’est plus qu’une formalité et va enclencher des process automatisés et sécurisés qui vont rendre la demande de signature très simple et immédiate. Imaginez les gains de temps pour une entreprise avec des clients à l’international… Et avec cette automatisation, le temps gagné pour l’entreprise en manipulant des documents en masse est très significatif.

Ce n’est pas pour rien que toutes les CCI font la promotion de la signature électronique auprès des entreprises ! Découvrez l’ensemble des 10 avantages de la e-Signature dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer.

La signature électronique : un atout business pour signer davantage de contrats ?

Faire signer les contrats en un clic, c’est un peu le rêve de tous les directeurs commerciaux et directeurs des ressources humaines, mais le document signé électroniquement est-il légal ? C’est souvent la première question posée, mais rassurez-vous : la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, en France ou à l’international. L’article 1316 du code civil daté du 13 mars 2000 pour la France et le règlement eIDAS au niveau européen précisent les conditions de sa reconnaissance légale, et donc des exigences à respecter : authentification, identification, intégrité et certification. Le certificat de la signature électronique est en effet essentiel pour garantir son intégrité comme nous le précisions précédemment.

Une fois ces questions répondues, la e-signature deviendra vite votre meilleur atout pour simplifier la gestion des contrats au sein de chaque service. D’abord le service commercial évidemment, où elle constitue un véritable levier pour améliorer votre taux de transformation de signature des contrats auprès des clients en leur proposant une expérience simplifiée.

Suivez nos 5 étapes pour lancer sereinement dans la signature électronique au sein de votre entreprise.

La signature électronique améliore la qualité de service et les formalités RH

Dans un contexte professionnel qui se digitalise, la signature électronique s’impose de plus en plus dans les processus liés aux ressources humaines avec les salariés. En effet, 41% des entreprises ayant recours à la E-signature l’utilisent pour leurs documents RH. Le « guichet RH » se déplace ainsi directement jusqu’à l’utilisateur final qui accède en ligne à tous ses documents et son contrat de travail.

Alors comment un outil de signature électronique peut-il vous aider à optimiser les performances de votre service RH ? Tout simplement en privilégiant une approche de guichet unique via une plateforme globale de dématérialisation intégrant toutes les formalités électroniques.

Que ce soit vos gestionnaires de paie ou vos responsables RH, tous gèrent et échangent un nombre important de documents avec vos salariés. Ces derniers nécessitent souvent une à plusieurs signatures, parfois d’interlocuteurs différents. Avec la signature électronique, signer un contrat de travail à distance et en quelques secondes devient possible, sans formalité supplémentaire.

Votre équipe gagne ainsi en efficacité, sa charge mentale s’allège et elle peut consacrer plus de temps à des tâches génératrices de valeur ajoutée.

La E-Signature sur mesure, le module innovant de LegalySpace

La “E-Signature by LegalySpace” a été pensée pour améliorer la productivité dans les entreprises en accélérant notamment le traitement de certains processus internes, mais aussi pour permettre d’augmenter les taux de conversion en signant plus rapidement et plus simplement les contrats ! Ce module, 100% personnalisable, permet de signer rapidement des documents même si votre destinataire ne possède pas encore d’espace LegalySpace. Retrouvez dans l’annonce de sa sortie les 5 raisons d’utiliser notre E-Signature sur mesure :

Augmente votre taux de signature
Facilite la collaboration
Gain de temps
Conformité réglementaire
Maîtrise de vos coûts

De plus, nos nombreuses expériences de projets de dématérialisation intégrant la signature électronique en entreprise nous permettent de vous proposer un accompagnement global de qualité à forte valeur ajoutée. La E-Signature by LegalySpace est riche en fonctionnalités, répond aux normes en vigueur, sécurise les échanges de tous les documents professionnels, et elle s’intègre enfin parfaitement avec vos outils et vos processus de gestion existants.

Comment choisir parmi les différentes solutions de signatures électroniques ?

Avant de mettre en place une solution de signature électronique dans votre entreprise, vous devez mener une réflexion sur vos besoins : volume et fréquence d’usage, lien au sein des différents processus métier, exigences de sécurité attendues, déploiement à l’international.

C’est le volume des documents à traiter qui va définir si vous avez besoin d’une signature simple ou d’une solution d’automatisation complète intégrant une signature électronique de confiance. Pour des besoins ponctuels la plupart des offres de signatures électroniques sont disponibles en mode Saas. Ce qui les rend accessibles facilement et immédiatement pour les entreprises. Pour de gros volumes à traiter, nécessitant des automatisations de processus, le délai dépasse rarement 30 jours. La manipulation consiste à raccorder la solution choisie, aux outils déjà existants et utilisés. Aucun prérequis technologique n’est nécessaire.

La mise en place de la signature électronique au sein de votre entreprise peut également représenter la première étape vers une démarche plus globale de transformation numérique et de dématérialisation des documents avec un guichet unique pour tous vos services. En effet, ne fonctionnant, par définition, qu’avec des documents numériques ou numérisés, la mise en place d’un outil de gestion électronique des documents (GED) est une suite logique.

Il faudra enfin vous demander quel est le niveau de sécurité attendu pour choisir votre partenaire en fonction de la sensibilité de vos données. Choisir un prestataire français fait sens, y compris si vous êtes présent à l’international, car il sera plus au fait des bonnes pratiques et exigences légales en ce qui concerne la manipulation des données, souvent personnelles dans ce cadre (contrat de travail, avenants…), et à même de bien répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.

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L’article 1 366 du Code civil stipule que « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »