Quelles différences entre le stockage et l’archivage ?

Stockage VS Archivage : quelles sont les différences ?

Avec l’évolution du numérique et les avancées technologiques, la plupart des entreprises ont intégré à leur organisation un processus de gestion documentaire électronique. Avec cette approche de dématérialisation des documents, la question de la conservation et de la protection des données se pose, qu’il s’agisse de documents professionnels, personnels ou confidentiels. Pour les conserver en toute sécurité, vous avez certainement entendu parler de procédés différents tels que l’archivage ou le stockage. Ces deux termes sont souvent confondus, pourtant ils n’ont pas le même rôle. Découvrons ensemble quels sont les tenants et aboutissants pour chaque méthode.

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

La définition est la suivante : “L’archivage électronique désigne l’archivage à long terme de documents et données numériques.” Cela peut concerner plusieurs types de fichiers tels que les e-mails, les documents, les vidéos, les photos, les bases de données, etc.

Le rôle principal de l’archivage est de conserver sur une longue durée les données anciennes ou inactives, c’est-à-dire celles qui ne sont plus utilisées au quotidien dans les activités opérationnelles. Lorsque vous disposez d’un système d’archivage, vos fichiers sont archivés en temps réel au fur et à mesure de leur création ou de leur réception.

Qu'est-ce que l'archivage électronique ?

L’archivage : garant de l’intégrité des données

L’une des autres fonctions de l’archivage est de garantir l’intégrité des données archivées. En effet, les archives sont uniques et inaltérables. Une fois qu’un fichier a été archivé, celui-ci ne peut ni être modifié ni supprimé. Toute action liée à l’archive est tracée pour que celle-ci conserve sa valeur légale et les données sont indexées.

????À savoir – Indexation : processus qui consiste à examiner les fichiers, puis de cataloguer leurs informations, telles que les mots et les métadonnées.

Vous avez l’intégralité de l’historique du cycle de vie de l’archive. Vous êtes ainsi en mesure de savoir quand elle a été créée, où, par qui, etc. Cette notion de traçabilité est primordiale car les archives permettent la conservation d’informations légales. Celles-ci peuvent vous servir de preuves en cas de litige.

De plus, les obligations réglementaires imposent de conserver les originaux de certains fichiers. Il est donc judicieux d’utiliser un système d’archivage électronique pour fournir des preuves devant un tribunal en cas de besoin.

Une fonction de recherche efficace

Une des spécificités de l’archivage est également sa capacité à organiser l’information. Effectivement, elle possède un moteur de recherche qui permet d’accéder facilement et rapidement à une archive précise sans avoir à la restaurer.

Souvent, les archives contiennent un volume important de données. Il peut être complexe de se rappeler quel est l’emplacement exact du fichier recherché. C’est pourquoi, le système d’archivage est crucial car il aide à localiser efficacement le fichier voulu.

Il faut savoir aussi que les archives sont uniques et qu’il n’existe pas de copie. Si quelque chose arrive à votre système d’archivage, les données seront perdues. Il peut donc être opportun de mettre en place une solution complémentaire de sauvegarde et de récupération des données.

????À savoir – Norme AFNOR NF Z42-013 : exigences opérationnelles et techniques à mettre en œuvre au sein du système d’archivage électronique.

Qu’est-ce que le stockage ?

Le stockage des données consiste à recueillir et conserver des informations numériques dans un espace (information, application, fichier, vidéo, etc.).

L’espace de stockage n’a d’autre but que d’accueillir une quantité de fichiers en tout genre. C’est une méthode utilisée principalement pour la conservation de données sur le court terme. Le stockage peut se faire sur un support physique (disques durs, clés USB, serveurs physiques), sur un support en ligne (Cloud) et/ou sur un NAS (Network Attached Store).

L’avantage du stockage Cloud est que vous n’avez pas à vous soucier de la panne de votre disque dur ou du vol de votre ordinateur. En effet, vous n’avez pas besoin de stocker vos fichiers localement. Selon les paramètres de l’espace de stockage notamment s’il est sur le Cloud, vous avez accès à tous les fichiers à tout moment et de n’importe où dans le monde tant que vous disposez d’une connexion Internet.

De plus, l’espace de stockage peut être évolutif et construit en fonction des besoins spécifiques d’une entreprise.

Les différences entre l’archivage et le stockage

Quelles différences entre le stockage et l'archivage ?

Plusieurs critères aident à bien comprendre la différence entre le stockage et l’archivage.

Tout d’abord, la notion de cadre réglementaire distingue les deux méthodes. En effet, contrairement au système de stockage, l’archivage permet la préservation de la valeur probante des documents.

Un autre élément différenciant est le coût entre les 2 méthodes. Il est possible de stocker davantage de données pour un prix plus attractif avec le stockage.

Enfin, une autre différence entre les deux est le niveau de détail que les archives stockent. Les archives de données stockent toutes les métadonnées dans un fichier. Par exemple, dans les e-mails, une archive stocke la ligne d’objet, l’expéditeur et le destinataire. Elle est même en mesure de rechercher grâce aux mots-clés dans le corps de l’e-mail et de retrouver et la pièce jointe associée.

Les archives prennent des données et les mettent dans une base de données dans laquelle on peut effectuer une recherche. Alors que dans un système de stockage, les données sont simplement entreposées dans un espace sans capacité de recherche.

Stockage et archivage : des solutions complémentaires ?

Le stockage et l’archivage ont deux utilités bien distinctes. Ce sont des solutions complémentaires. Si vous avez le budget pour une seule solution, il faudra au préalable définir vos objectifs. Vous avez besoin de connaître la finalité pour savoir s’il vous faut de la conservation des données sur le long terme, ou sur le moyen/court terme.

Renseignez-vous également sur la notion de sauvegarde des données si vous souhaitez récupérer des données en cas de problèmes techniques, sinistres, etc. La sauvegarde sert à copier des données ainsi que tout le système informatique (logiciels, applications et systèmes d’exploitation) et à restaurer les éléments perdus.

Archivage et stockage : des solutions complémentaires

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