CFN vs SAE : Quelle solution choisir pour archiver vos documents ?

Avec la montée en puissance de la digitalisation des documents, il est essentiel de comprendre les solutions disponibles pour assurer leur stockage et leur gestion sécurisée. Deux technologies souvent confondues dans ce domaine sont le Coffre-Fort Numérique (CFN) et le Système d’Archivage Électronique (SAE). Bien que ces deux systèmes aient des objectifs similaires, ils présentent des différences notables en termes de fonctionnalités, de sécurité et d’applicabilité. Mais quelles sont les différences entre ces deux dispositifs et comment choisir celui qui convient le mieux à vos besoins ?

SAE vs CFN : le duel des géants de l’archivage numérique

Le Coffre-Fort Numérique, un allié pour une gestion efficace des documents

Un Coffre-Fort Numérique (CFN) est un espace de stockage sécurisé et inviolable destiné à conserver des documents électroniques sur le long terme. Il garantit l’intégrité et l’authenticité des documents, tout en assurant leur confidentialité. Le CFN est souvent utilisé pour archiver des documents ayant une valeur juridique importante, tels que des contrats, des factures ou des procès-verbaux.

Les principales fonctionnalités d’un CFN incluent :

• Cryptage des données : Les fichiers sont cryptés pour assurer leur confidentialité.
• Authentification forte : Accès sécurisé par des méthodes d’authentification multi-facteurs.
• Traçabilité : Journalisation des accès et des modifications pour garantir la transparence.
• Archivage à long terme : Garantie de l’intégrité des données sur une longue période.

Le CFN offre plusieurs avantages clés :

• Sécurité renforcée : Grâce à des mesures de sécurité avancées, le CFN protège les données contre les accès non autorisés et également les cyberattaques.
• Conformité : Il facilite la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD.
• Accessibilité : Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents depuis n’importe quel endroit, tout en maintenant un haut niveau de sécurité.

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Gérez tous le cycle d’un document avec un Système d’Archivage Électronique

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est conçu pour gérer, stocker et conserver des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. Le SAE est souvent intégré à une GED (Gestion Électronique de Documents). Il se distingue par ses capacités de gestion documentaire plus étendues, incluant :

• Gestion des versions : Suivi et conservation des différentes versions d’un document.
• Indexation et recherche : Fonctionnalités avancées pour indexer et rechercher des documents rapidement.
• Conservation à long terme : Respect des normes d’archivage pour garantir l’intégrité des documents au fil du temps.
• Gestion des droits d’accès : Définition des permissions pour les utilisateurs et groupes.

Le SAE présente de nombreux avantages :

• Optimisation de l’espace : Réduction du besoin de stockage physique grâce à l’archivage électronique.
• Efficacité de gestion : Amélioration de l’efficacité grâce à des outils de recherche et de gestion documentaire avancés.
• Conformité réglementaire : Respect des normes et des exigences en matière d’archivage, telles que les normes ISO 14641 et ISO 30301.

L’archivage électronique : Une nécessité pour la gestion documentaire en entreprise à l’ère numérique

Quelles sont les principales différences entre un CFN et un SAE ?

Quand choisir un CFN et quand choisir un SAE ?

Objectifs et Usages

• CFN : Principalement utilisé pour sécuriser des documents sensibles et garantir leur confidentialité. Idéal pour les entreprises qui nécessitent une protection accrue des données.
• SAE : Conçu pour la gestion complète des documents tout au long de leur cycle de vie. Il est plus adapté aux organisations qui ont besoin d’une solution d’archivage flexible et intégrée.

Fonctionnalités de Sécurité

• CFN : Offre des mécanismes de sécurité avancés, y compris le cryptage et l’authentification forte, pour protéger les données contre les accès non autorisés.
• SAE : Intègre des fonctionnalités de sécurité, mais se concentre également sur la gestion et l’organisation des documents, avec une attention particulière à la conformité et à la conservation à long terme.

Conformité et Réglementation

• CFN : Facilite la conformité en matière de protection des données, mais peut ne pas offrir toutes les fonctionnalités d’archivage requises pour les normes spécifiques.
• SAE : Assure une conformité complète avec les normes d’archivage et de gestion documentaire, et est souvent utilisé pour répondre aux exigences légales en matière de conservation des documents.

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Comparatif entre CFN et SAE

Critère	Coffre-Fort Numérique	Système d’Archivage Électronique
Fonctionnalités	Stockage sécurisé, intégrité des données, simplicité d’utilisation	Stockage, gestion, recherche, versionning, signature électronique
Objectif	Conservation à long terme de documents à valeur juridique	Gestion complète du cycle de vie des documents (création, modification, archivage).
Normes	Souvent conforme à la norme NF Z42-020	Peut être conforme à la norme NF Z42-013 et à d’autres normes sectorielles
Intégration	Peut être intégré à une GED	Souvent intégré à une GED
Coût	Généralement moins coûteux à mettre en place	Coût plus élevé en raison des fonctionnalités supplémentaires

Les critères de choix d’une solution d’archivage électronique

Pour choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins, prenez en compte les critères suivants :

• La conformité réglementaire : Assurez-vous que la solution choisie est conforme aux normes en vigueur (NF Z42-013, NF Z42-020, ISO 14641, etc.).
• La sécurité : La solution doit garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données.
• La facilité d’utilisation : L’interface utilisateur doit être intuitive pour faciliter l’adoption par vos collaborateurs.
• L’évolutivité : La solution doit pouvoir s’adapter à l’évolution de vos besoins.
• Le coût : Comparez les différents tarifs et les fonctionnalités proposées par les différents fournisseurs.

Quelles différences entre le stockage et l’archivage ?

Le mot de la fin : CFN ou SAE ?

Le choix entre un Coffre-Fort Numérique (CFN) et un Système d’Archivage Électronique (SAE) dépend des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Le CFN est idéal pour les organisations qui nécessitent une protection maximale des données sensibles. Tandis que le SAE est plus adapté pour une gestion complète et structurée des documents tout au long de leur cycle de vie. En comprenant les différences clés entre ces deux solutions, vous pouvez sélectionner l’outil qui répond le mieux à vos exigences en matière de sécurité, de gestion et aussi de conformité.

Dans tous les cas, il est recommandé de faire appel à un expert pour vous accompagner dans le choix. Et également pour vous aider sur la mise en œuvre de la solution la mieux adaptée à votre entreprise.

LegalySpace propose un Coffre-Fort Numérique certifié NF 203, qui combine des fonctionnalités de sécurité avancées et une conformité stricte avec les normes européennes.

Ce CFN permet non seulement de stocker en toute sécurité les documents numériques, mais aussi de garantir leur intégrité et leur traçabilité sur le long terme.