Arrêté du 1er juillet 2025 : ce qu’il change pour les pros de l’automobile
Article de blog · 8 minutes de lecture · Catégorie : Automobile
Publié au Journal officiel le 9 juillet 2025, l’arrêté du 1er juillet 2025 s’applique depuis le 1er août. Il impose une nouvelle règle aux professionnels habilités au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) : tous les dossiers d’immatriculation doivent être archivés dans un coffre-fort numérique conforme. Concessionnaires, garages, loueurs, mandataires, démolisseurs : personne n’y échappe. Les pros déjà habilités avant août 2025 ont jusqu’au 1er août 2026 pour se mettre en règle.
Le texte, les documents à archiver, les sanctions, le plan de mise en conformité : tour d’horizon.
📌 À retenir
- L’arrêté est en vigueur depuis le 1er août 2025.
- Archivage obligatoire dans un coffre-fort numérique NF Z 42-020.
- Conservation 5 ans, puis destruction.
- Délai jusqu’au 1er août 2026 pour les pros déjà habilités.
- Passé ce délai : retrait de l’habilitation.
Ce que le texte impose
L’arrêté modifie celui du 9 février 2009 sur les modalités d’immatriculation. Il ajoute deux articles, 18-8 et 18-9, qui encadrent la conservation des dossiers.
Un coffre-fort numérique NF Z 42-020
Les pièces justificatives doivent être archivées sous format dématérialisé, dans une qualité qui garantit l’authenticité des documents. Le texte exige un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité, souscrit par le professionnel, avec accès à distance pour le ministère de l’Intérieur.
La norme de référence, c’est la NF Z 42-020. Elle précise ce qu’un coffre-fort numérique doit savoir faire : déposer, consulter, journaliser, restituer. Le papier reste autorisé en complément, mais le numérique devient la référence.
5 ans de conservation
Chaque dossier se conserve cinq ans à partir de la date de demande d’immatriculation. Pas de modulation possible : ça vaut pour une immatriculation de véhicule neuf, un changement de titulaire, une modification technique, un duplicata.
Une destruction tracée
Au bout des 5 ans, le dossier doit être détruit. C’est un principe RGPD : pas de conservation au-delà de la durée utile. La préfecture peut demander une attestation de destruction, dont un modèle est fourni par les services de l’État.
Un contrôle préfectoral renforcé
L’article 18-9 donne au préfet la possibilité de contrôler sur pièces, sur place, et à distance via l’accès au coffre-fort. La solution choisie doit donc non seulement stocker les documents, mais aussi laisser l’administration les consulter en cas de contrôle.
Qui est concerné
Deux cas selon la date d’habilitation.
Les nouveaux habilités (depuis le 1er août 2025)
Pour toute demande déposée à partir de cette date, les règles s’appliquent immédiatement. Avoir un coffre-fort numérique conforme, c’est une condition pour obtenir l’habilitation. Les autres critères ont aussi été durcis : un an d’activité minimum, activité stable, local dédié, casier judiciaire vierge pour tous les salariés qui accèdent au SIV.
Les professionnels déjà habilités avant août 2025
Eux ont un an pour se mettre en conformité. D’ici le 1er août 2026, ils doivent avoir souscrit une solution conforme et signé un avenant à leur convention avec la préfecture. Passé cette date : retrait automatique de l’habilitation, sans procédure contradictoire.
Tous les métiers du secteur
L’obligation concerne l’ensemble des pros habilités SIV :
- Concessionnaires (VN et VO, toutes marques)
- Garages qui immatriculent pour leurs clients
- Loueurs courte et longue durée, LOA, LLD
- Mandataires et bureaux carte grise
- Négociants en véhicules d’occasion
- Démolisseurs, recycleurs, centres VHU
- Importateurs avec profil PIVO PRO
Les petites structures habituées à une gestion papier vont devoir franchir une marche plus haute que les grands groupes déjà équipés en GED.
Les documents à archiver
Un dossier d’immatriculation, c’est plus qu’un certificat. C’est un ensemble de pièces.
| Type de document | Exemples | Durée |
|---|---|---|
| Identité du titulaire | Pièce d’identité, passeport, titre de séjour en cours de validité | 5 ans |
| Justificatif de domicile | Facture énergie, avis d’imposition, quittance (moins de 6 mois) | 5 ans |
| Certificat de cession | Cerfa 15776 signé vendeur et acquéreur | 5 ans |
| Demande d’immatriculation | Cerfa 13750 complet | 5 ans |
| Mandat professionnel | Mandat d’immatriculation Cerfa 13757 | 5 ans |
| Ancien certificat d’immatriculation | Carte grise barrée avec mention « vendu le » | 5 ans |
| Certificat de conformité | Pour les VN et les véhicules importés | 5 ans |
| Quitus fiscal | Pour les véhicules venant de l’étranger | 5 ans |
| Justificatif d’assurance | Attestation ou carte verte (bonne pratique) | 5 ans |
| Échanges SIV | Traces des opérations télétransmises | 5 ans |
À noter : le livre de police (obligatoire pour les négociants en véhicules d’occasion) relève d’une autre réglementation (Code pénal, articles 321-7 et suivants) et a ses propres durées. Il peut toutefois être tenu en numérique et archivé dans le même coffre-fort, ce qui simplifie les choses.
Trois dates à garder en tête
1er août 2025 : l’arrêté entre en vigueur. Obligations pleines pour toute nouvelle habilitation.
1er août 2025 au 1er août 2026 : un an de transition pour les pros déjà habilités. C’est la fenêtre pour choisir un prestataire, mettre en place la solution, former les équipes, préparer l’avenant.
1er août 2026 : date couperet. Pas d’avenant signé, pas de coffre-fort conforme : retrait de l’habilitation.
Le délai a l’air confortable. Il ne l’est pas vraiment. Entre l’audit des flux, le choix d’un prestataire, l’intégration technique, la formation et la signature de l’avenant, il faut compter six à neuf mois selon la taille de la structure. Les retardataires vont trouver les prestataires saturés au printemps 2026.
Ce qu’on risque à ne rien faire
Les conséquences ne sont pas théoriques. Elles touchent directement l’activité.
Suspension de l’habilitation SIV. Le préfet peut couper l’accès au SIV si le professionnel n’est pas en règle. Plus d’immatriculation, plus de carte grise pour les clients.
Retrait définitif. Si la mise en conformité tarde, le retrait devient définitif. Dans les cas les plus graves, une révocation sous 48 heures est prévue.
Impact direct sur le business. Un concessionnaire sans habilitation ne peut plus livrer un véhicule neuf immatriculé. Un garage ne peut plus proposer la carte grise. Un mandataire perd son activité. Pour certaines structures, c’est existentiel.
Sanctions CNIL. Une mauvaise gestion des données personnelles peut aussi déclencher des sanctions RGPD, indépendamment de l’habilitation SIV.
Comment se mettre en conformité
Un plan en cinq étapes pour s’y prendre proprement.
1. Audit des flux. Quels types de dossiers, quels volumes, quels points d’entrée (scan, email, upload client, DMS), qui manipule quoi. C’est la base du cahier des charges.
2. Choix d’une solution certifiée. Minimum requis : conformité NF Z 42-020. La certification NF 203 (délivrée par l’AFNOR) ajoute une garantie sur la qualité de service, auditée par un tiers indépendant. À regarder aussi : hébergement des données en France, intégration API avec votre DMS, rapidité de restitution en cas de contrôle, horodatage qualifié.
3. Intégration technique. Connecter le coffre-fort au DMS ou au logiciel métier. L’objectif : zéro double saisie, archivage automatique au fil de l’eau.
4. Formation des équipes. Vendeurs, gestionnaires administratifs, responsables carte grise : tout le monde doit maîtriser le nouveau workflow. Une heure ou deux suffisent généralement, mais c’est indispensable.
5. Signature de l’avenant. Une fois la solution en place, on prend contact avec la préfecture pour signer l’avenant. À anticiper : les services préfectoraux vont être saturés avant l’été 2026.
Pourquoi regarder la certification NF 203
La NF Z 42-020 imposée par l’arrêté fixe le socle. La certification NF 203 va plus loin : qualité de service, sécurité opérationnelle, pérennité. Pour un professionnel de l’auto, une solution NF 203 couvre l’obligation SIV et peut servir aussi pour le reste : contrats clients, factures, paie, RH. Une seule solution pour tout le documentaire.
LegalySpace propose un coffre-fort numérique NF 203, hébergé en France, avec une API pour se connecter aux DMS et logiciels métier du secteur. La plateforme gère aussi la signature électronique qualifiée et l’échange sécurisé de documents.
Pour finir
L’échéance du 1er août 2026 paraît lointaine. Elle ne l’est pas. Le printemps 2026 va être tendu pour ceux qui s’y prennent au dernier moment. Mieux vaut enclencher la démarche maintenant, tant que les prestataires ont de la bande passante et que les services préfectoraux ne sont pas saturés.
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Pour aller plus loin
- Coffre-fort numérique pour les professionnels de l’automobile (page hub)
- NF Z 42-020 expliquée aux pros de l’auto
- Habilitation SIV 2026 : les nouvelles conditions à connaître
- Non-conformité SIV : sanctions et retrait d’habilitation
Sources
- Arrêté du 1er juillet 2025 modifiant l’arrêté du 9 février 2009, Légifrance
- Norme NF Z 42-020, AFNOR
- Article R. 350-3 du Code de la route
