Tout savoir sur le coffre-fort numérique

Les entreprises font face à un volume toujours plus important de documents à traiter et à archiver, comme des factures, des bulletins de paie ou encore des contrats de travail. Face à cette réalité, bon nombre d’entre elles mettent en place une dématérialisation de leurs processus de gestion documentaire et optent pour des logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents) et de SAE (Système d’Archivage Électronique) s’appuyant sur un système de coffre-fort électronique. LegalySpace, plateforme unifiée de dématérialisation des documents et de signature électronique, vous dit tout sur le coffre-fort numérique !

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Un Coffre-Fort Numérique (CFN), ou coffre-fort électronique, est un espace sécurisé en ligne qui archive, indexe et stocke les documents d’une entreprise comme les bulletins de paie, les factures, les devis ou encore les contrats de travail. Ainsi, les différents services, mais aussi les employés, peuvent à tout moment partager un document ou le consulter en toute sécurité, et ce de manière illimitée.

Comment le coffre-fort numérique assure-t-il le respect des normes en vigueur ?

Les coffres-forts numériques vous permettent de respecter les normes de sécurité en vigueur, comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles), en garantissant la confidentialité des documents stockés. En France, la loi impose aux entreprises de donner à leurs salariés un accès à leurs bulletins de paie pendant au moins 50 ans. De même, l’article L3243-4 du Code du travail précise que l’employeur doit conserver un double de chaque bulletin de paie pendant au moins 5 ans, ce que permet l’utilisation d’un coffre-fort numérique.

Dans quelle mesure le coffre-fort électronique permet-il aux services RH et comptables d’être plus productifs ?

Le coffre-fort numérique présente de multiples avantages pour vos services RH et comptables, tels que :

• Améliorer la traçabilité comptable
• Maîtriser les délais de paiement
• Simplifier l’envoi des documents d’entreprise (factures, bulletins de paie, relances clients)
• Optimiser la gestion de trésorerie
• Automatiser la gestion documentaire
• Faciliter l’archivage des documents
• Diminuer le risque d’erreurs de traitement
• Éliminer un grand nombre de tâches (photocopie, mise sous pli, gestion du courrier papier, etc.)

Le coffre-fort numérique libère ainsi du temps de travail effectif pour vos équipes RH et comptables, ce qui leur permet de gagner en productivité et de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Dans quelle mesure le coffre-fort numérique bénéficie-t-il au personnel ?

Grâce au coffre-fort électronique, le salarié peut retrouver aisément un document depuis son espace en ligne, même s’il démissionne, s’il est licencié ou s’il déménage à l’étranger. Cette disponibilité sans limites facilite l’organisation personnelle des collaborateurs, qui sont assurés d’avoir accès à leurs documents lorsque le besoin se présente (justification auprès de l’administration fiscale, documents à envoyer à la banque ou à Pôle Emploi, etc.).

Comment le coffre-fort numérique sécurise-t-il l’archivage des documents d’entreprise ?

Les informations contenues dans un coffre-fort électronique sont cryptées et seule une personne autorisée peut consulter, supprimer ou modifier un document stocké sur la plateforme. Les fichiers envoyés sont horodatés et bénéficient d’une parfaite traçabilité qui permet de certifier la conformité du document et offre une protection juridique forte en cas de litiges.

Cette solution de dématérialisation de documents et d’archivage permet également de limiter les risques de perte ou de dégradation. Par ailleurs, grâce au moteur de recherche, il est possible de retrouver un document en un clic, ce qui limite drastiquement le temps de recherche documentaire.

Comment le coffre-fort électronique permet-il de réaliser des économies ?

Le stockage et l’archivage des documents RH et comptables papier nécessitent des ressources importantes en termes d’organisation, de place ou de processus internes. En effet, le stockage et l’archivage requièrent la mobilisation de pièces entières et, grâce au coffre-fort numérique, vous pourrez donc libérer des espaces auparavant dédiés à l’archivage.

De même, avec cette solution, vous réaliserez des économies sur votre consommation de matériaux consommables (papier, encre, colle) et vous engagerez ainsi votre entreprise dans une démarche de RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). En réduisant tous les coûts auparavant alloués à la gestion, l’envoi et l’archivage des documents d’entreprise, vous pourrez dès lors imputer ce budget à des pôles différents.

Comment choisir son coffre-fort numérique ?

Pour choisir un coffre-fort électronique adapté à vos exigences, à la taille de votre entreprise et à votre secteur d’activité, veillez à :

• S’assurer de la conformité juridique du coffre-fort numérique. En France, ce dernier doit être conforme à de nombreuses normes (AFNOR NF Z42-020, certification ISO 27001, norme NF Z42-026, etc.) ;
• Valider l’interopérabilité du coffre-fort numérique avec votre logiciel de paie. Si la solution retenue n’est pas interopérable avec votre logiciel SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), vous ne pourrez pas transmettre automatiquement les documents et mettre à jour les informations du personnel ;
• Vérifier la capacité de stockage. En fonction du flux et du volume de documents de votre entreprise, il est nécessaire de vous interroger sur votre besoin de stockage, en veillant également à la différence entre la capacité de stockage et d’archivage ;
• Opter pour une solution garante de la sécurité de vos données. Votre coffre-fort numérique doit garantir l’intégrité des documents grâce à une empreinte numérique, assurer la confidentialité des données grâce à leur cryptage et bénéficier d’une certaine pérennité ;
• Prêter attention à l’accessibilité des données. Vos équipes et vos salariés doivent pouvoir consulter leurs documents à tout moment, et ce de manière illimitée.

Coffre-fort numérique et image de marque : quels rapports ?

La mise en place d’une solution de coffre-fort numérique vous permet de faciliter la communication interne entre les différents pôles et les différentes strates hiérarchiques puisqu’une simple notification alerte les collaborateurs de la réception d’un document. De plus, en simplifiant et en fluidifiant les processus d’échange de documents, vous améliorerez votre image de marque et valoriserez votre marque employeur, un vecteur de motivation, d’attractivité et de fidélisation pour les employés.

Vous optimiserez également votre communication externe et vous vous démarquerez de la concurrence en offrant à vos clients et à vos fournisseurs un espace en ligne sécurisé et dédié où ils pourront retrouver en un clic votre RIB (Relevé d’Identité Bancaire), leurs bons de commande à valider ou validés, leurs factures à payer ou payées, leurs contrats, etc.

LegalySpace est-elle une solution de coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort électronique LegalySpace vous permet en un clic :

• D’échanger des données
• D’automatiser l’envoi des documents
• De signer électroniquement des factures, des contrats de travail, etc.
• D’archiver des données
• De diffuser des campagnes d’information personnalisées
• De garantir la conformité des documents, et bien d’autres encore