Durées légales de conservation des documents d’entreprise

En bref : chaque document professionnel doit être conservé pendant une durée minimale fixée par la loi. Les pièces comptables (dont les factures) se gardent 10 ans, les documents fiscaux 6 ans, les contrats commerciaux 5 ans et les bulletins de paie 5 ans (avec un accès électronique garanti bien plus longtemps). Les détruire trop tôt expose à des sanctions et à une perte de preuve.

Le principe : une durée minimale, pas une durée maximale

La loi fixe un minimum. L’entreprise peut conserver ses documents plus longtemps si elle le souhaite, sauf lorsqu’ils contiennent des données personnelles : dans ce cas, le RGPD impose de ne pas les garder au-delà de ce qui est nécessaire. Pendant le délai légal, l’administration peut exercer ses contrôles, d’ou l’importance de pouvoir retrouver et présenter chaque document.

Documents civils et commerciaux

Document	Durée
Contrat ou correspondance commerciale (papier ou électronique)	5 ans
Document bancaire (relevé, talon de chèque)	5 ans
Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €)	10 ans à partir de la livraison
Garantie sur biens ou services au consommateur	2 ans
Contrat d’acquisition ou cession de biens immobiliers	30 ans

Pièces comptables

Document	Durée
Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, inventaire)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Les pièces sur lesquelles s’exercent les droits de contrôle de l’administration se conservent 6 ans (impôt sur le revenu et sur les sociétés, BIC, BNC, BA, impôts locaux, CFE, CVAE, TVA). Le délai court à partir de la dernière opération mentionnée ou de la date d’établissement du document. Attention : il est porté à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude, travail dissimulé).

Documents sociaux (société)

Document	Durée
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)	10 ans
Statuts de la société	5 ans à partir de la radiation
Registres de titres, PV d’assemblées et de conseils	5 ans

Gestion du personnel

Document	Durée
Bulletin de paie (double employeur)	5 ans (accès électronique garanti 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié)
Registre unique du personnel	5 ans à partir du départ du salarié
Contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte	5 ans
Charges sociales et taxe sur les salaires	3 ans

Le cas particulier du bulletin de paie

L’employeur conserve le double du bulletin 5 ans. Mais lorsque le bulletin est dématérialisé, il doit en garantir la disponibilité sous forme électronique pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié, afin de permettre la reconstitution de carrière au moment de la retraite. Cette obligation de très long terme illustre tout l’intérêt d’un coffre-fort numérique.

Ce que l’on risque à ne pas respecter ces délais

Au-delà de la perte de preuve en cas de litige ou de contrôle, l’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration ou de leur destruction avant les délais. Conserver, c’est donc d’abord se protéger.

Le coffre-fort numérique, l’outil de la conservation longue

Conserver un document pendant 5, 10 ou 50 ans suppose de garantir son intégrité sur toute la durée, sans altération ni perte. C’est précisément le rôle du coffre-fort numérique : conservation inaltérable, tracée et pérenne, contrairement à un simple disque ou cloud. Il permet aussi d’organiser la purge à l’échéance pour respecter le RGPD. Quels documents y déposer en priorité.

Comment organiser sa conservation

• Établir une matrice document / durée / point de départ.
• Centraliser les documents sensibles dans un coffre-fort certifié.
• Définir des règles de purge à l’échéance pour les données personnelles.
• Garantir la traçabilité des accès et des dépôts.

Questions fréquentes

Puis-je conserver mes documents plus longtemps que le minimum légal ?

Oui, sauf pour les documents contenant des données personnelles, soumis au principe de limitation de la conservation du RGPD.

À partir de quand court le délai pour une facture ?

Pour les pièces comptables, à partir de la clôture de l’exercice concerné, pour une durée de 10 ans.

Le format électronique a-t-il la même valeur que le papier pour la conservation ?

Oui, à condition de garantir l’intégrité du document dans le temps, ce qu’assure un coffre-fort numérique.

Pour aller plus loin

Centraliser vos documents dans un coffre-fort certifié NF203 ou échanger avec un expert.

Sources officielles

• service-public.gouv.fr : délais de conservation des documents pour les entreprises
• economie.gouv.fr : combien de temps conserver vos documents ?