Les réponses aux 15 questions les plus fréquentes sur la facture électronique

C’est le sujet phare du monde des entreprises depuis plusieurs mois, la réforme de la facture électronique. Initialement prévue pour juillet 2024, le gouvernement a annoncé son report à septembre 2026. Nous n’avons donc pas fini d’en entendre parler.

Avec une date de mise en application encore très floue, mettez ce temps à profit pour avoir les bases ! Nous répondons aux 15 questions les plus posées sur Google au sujet de la facturation électronique.

Tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique et sur son mode d’emploi précis, se trouve dans notre article de blog.

Définition : qu’est ce que la facture électronique ?

Commençons par le commencement, qu’est ce que la facturation électronique ?
C’est une facture émise, transmise et réceptionnée au format électronique. Pour ce faire il existe trois formats structurés et conformes : XML CII, XML UBL et la Factur-X (non ce n’est pas une création d’Elon Musk).

Ces factures sont traitées automatiquement et électroniquement que ce soit en émission ou en réception. Autre point différenciant, les factures électroniques sont authentiques, non modifiables et inaltérables. Toutefois, celles-ci contiennent exactement les mêmes mentions obligatoires que les factures papier.

Déployée au niveau européen, la facturation dématérialisée a pour objectif d’homogénéiser les échanges BtoB en France et dans les autres pays. L’enjeu se trouve également au niveau de la DGFIP car dorénavant, les déclarations de TVA pourront être préremplies. Un gain de temps pour tous et un bon moyen de lutter contre la fraude.

Réforme de la facture électronique : les règles du jeu

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Et les heureux gagnants sont – toutes les entreprises assujetties à la TVA !! Des grandes entreprises aux PME, à partir du moment où vous êtes assujettis à la TVA, toutes vos opérations BtoB sont concernées.

Pour ce qui est des opérations BtoC ou internationales, le e-reporting s’applique en supplément. Il est également obligatoire pour les entreprises non assujettis à la TVA. L’e-reporting est la transmission des données de transactions à l’administration fiscale française.

Est-ce que la facture électronique est obligatoire ?

A cet instant T (29/09/2023) la facture électronique n’est pas encore obligatoire. Toutefois, en France, elle va le devenir progressivement en fonction de la taille des entreprises. Elle le sera pour toutes au plus tard au 1er septembre 2027.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ?

La réforme de la facture électronique est régie par l’article 153 de la loi de finances 2020. Nonobstant, la mise en place de cette dernière ayant été repoussée. Prévue pour le 1er juillet 2024, l’amendement d’octobre 2023 de la loi de finances rectificative pour 2022, précise une entrée en vigueur pour septembre 2026.

Le nouveau planning du déploiement est prévu en deux phases au lieu de trois initialement. Ainsi, l’obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI s’appliquera au 1er septembre 2026. Suivront ensuite les TPE, PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.

A noter que l’obligation d’accepter des factures électroniques en réception entrera en vigueur au même moment pour tous, quelle que soit la taille de la structure, le 1er septembre 2026.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Pour le gouvernement français la réforme de la facturation électronique a deux avantages majeurs. Au-delà de simplifier les échanges intra-européens et d’homogénéiser la réglementation, cela permet de protéger les entreprises en sécurisant les échanges et la transmission des factures mais également de lutter contre la fraude à la TVA. Cette dernière est estimée, selon l’Insee, entre 20 et 25 milliards d’euros par an.

Du côté des entreprises, les avantages de la facture électronique sont quand même nombreux : 
– faciliter et sécuriser les flux de factures
– transmission en temps quasi réel des données transactionnelles à l’administration fiscale
– ce qui permet le pré remplissage des déclarations de TVA (les comptables en PLS, bientôt le chômage)
– offre un meilleur suivi des activités de l’entreprise ce qui permet des analyses de performance plus optimales (cycle de vie de la facture actualisé)
– faire des économies de papier et réduire son empreinte écologique

Cela donne ainsi plus de sécurité et de rapidité aux échanges, offrant un gain de compétitivité aux entreprises. En effet, le temps de traitement et le risque d’erreur sont fortement réduits et les délais de paiement sont raccourcis.

Vous vous demandez encore quel est l’intérêt de dématérialiser la facture ? Voici 10 autres avantages à passer à la facture électronique.

Dématérialisation des factures : de la théorie à la pratique

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ? Comment envoyer et recevoir une facture électronique ?

Pour dématérialiser votre facturation plusieurs solutions s’offrent à vous.
Il existe et existera trois typologies d’acteurs de la facturation : le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD). Renseignez-vous bien sur les périmètres d’actions et les modalités pour bien choisir votre partenaire de facturation électronique.

Un fois le choix de votre plateforme fait, le mode de fonctionnement est relativement simple. Après avoir créé la facture avec votre logiciel habituel, vous n’avez plus qu’à l’envoyer sur la plateforme de dématérialisation. Celle-ci se charge de convertir la facture dans l’un des trois formats réglementaires puis de la transmettre au destinataire. Cette dernière est réceptionnée par la plateforme retenue par votre client. Et inversement lorsque c’est vous le destinataire de la facture.

A noter que selon le partenaire de dématérialisation retenu, il est possible de développer des connecteurs entre la plateforme et votre logiciel de facturation pour que la transmission soit automatisée.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur une facture ?

Les factures en version électronique contiennent strictement les mêmes informations et mentions que celles papier, numérisées ou PDF.

Cependant, depuis le 10 octobre 2022, quatre nouvelles mentions obligatoires ont été ajoutées : 
– Numéro SIREN de votre client
– Adresse de livraison, si différente de celle de facturation
– Catégorie de vente : biens, service ou mixte
– Mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” si vous avez opté pour ce mode de paiement

Quels sont les formats des factures électroniques ?

Au-delà des modalités d’application, il y a des informations essentielles à retenir pour passer sereinement à la facture électronique. Notamment celles relatives aux trois formats de factures pris en charge par le Portail Public de Facturation et mentionnés dans le texte de loi de la réforme.

Vous avez donc la possibilité de choisir entre l’XML UBL, l’XML CII et la Factur-X. Selon le choix de votre opérateur de dématérialisation, il se peut qu’il ne prenne pas en charge les trois formats du socle commun et n’en propose qu’un ou deux. A savoir que le format EDI est quant à lui uniquement possible par le biais d’une PDP, et non pas d’un OD.

Comment créer une factur-X ?

La fameuse Factur-X, le format le plus connu qui tend à devenir la “norme” au niveau européen. Aussi appelée facture hybride, elle a la particularité d’être composée à la fois d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML UBL.

A la fois lisible par l’homme et par la machine, le codage permet d’automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable des données. De plus, ce format répond à la Norme Sémantique européenne EN 16931 du CEN et du FNFE, basée sur les standards franco-allemands.

Si vous souhaitez donc opter pour la facture hybride, assurez-vous que votre plateforme de dématérialisation prend bien en charge ce format.

Comment signer une facture électronique ? Comment assurer l’authenticité d’une facture électronique ?

Là encore tout va se faire lors du choix de votre plateforme de dématérialisation. En effet, certaines proposent la signature électronique sur les factures en émission et en réception.

En outre, la signature en émission permet d’horodater et de sceller numériquement le document. L’authenticité de ce dernier est donc certifiée.

Et Chorus Pro dans tout ça ?

Chorus Pro est a été mis en place et rendu obligatoire au 1er janvier 2020 dans le cadre des marchés publics. En effet, la facturation électronique y est appliquée pour tout échange entre les administrations et les collectivités. Les entreprises qui traitent donc des transactions avec les administrations publiques doivent déposer leurs factures sur le portail public Chorus Pro.

Qui est concerné par Chorus Pro ?

Essentiellement les collectivités et administrations publiques entre elles et toutes les entreprises ayant des marchés publics en cours.

Est-ce que Chorus Pro est obligatoire ?

Chorus Pro n’est obligatoire que si vous échangez des factures avec des administrations publiques. A terme, Chorus Pro est amené à disparaître pour être absorbé par le Portail Public de Facturation.

Un report de la réforme de la facturation électronique pour un déploiement en 2026 ?

Comme annoncé le 28 juillet dernier, n’interviendra finalement pas au 1er juillet 2024. Les nouvelles dates on été annoncées dans l’amendement du 17 octobre 2023 de la loi de finances rectificative pour 2022. Il est donc certifié que la mise en application se fera à partir du 1er septembre 2026. En attendant que votre tour arrive, retrouvez dans notre article tout ce qu’il faut retenir du report de la facture électronique.