Les réponses aux 15 questions les plus fréquentes sur la facturation électronique

C’est le sujet phare du monde des entreprises depuis plusieurs mois, la réforme de la facture électronique. Initialement prévue pour juillet 2024, le gouvernement a annoncé son report à septembre 2026. Nous n’avons donc pas fini d’en entendre parler.

Avec une date de mise en application encore très floue, mettez ce temps à profit pour avoir les bases ! LegalySpace répond aux 15 questions les plus posées sur Google au sujet de la facturation électronique, pour vous aider à anticiper les changements et préparer au mieux vos équipes et vos processus d’entreprise.

Découvrez ce que vous devez savoir sur la facture électronique et sur son mode d’emploi précis, avec LegalySpace, plateforme unifiée de dématérialisation des documents d’entreprise et de signature électronique.

Définition : qu’est ce que la facture électronique ?

Commençons par le commencement, qu’est ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique est émise, transmise et réceptionnée au format digital. Pour ce faire il existe trois formats structurés et conformes aux codes de la facture électronique : XML CII, XML UBL et la Factur-X (non ce n’est pas une création d’Elon Musk).

Ces factures sont traitées automatiquement et électroniquement que ce soit en émission ou en réception. Autre point différenciant, les factures électroniques sont authentiques, non modifiables et inaltérables. Toutefois, celles-ci contiennent exactement les mêmes mentions obligatoires que les factures papier.

Déployée au niveau européen, la facturation dématérialisée a pour objectif d’homogénéiser les échanges BtoB en France ainsi que dans les autres pays membres de l’UE. L’enjeu se situe également au niveau de la DGFIP (Direction Générale des FInances Publiques), car dorénavant, les déclarations de TVA pourront être pré-remplies. Un gain de temps pour les entreprises et un moyen efficace pour les institutions de lutter contre la fraude fiscale.

Réforme de la facture électronique : que dit la loi ?

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Et les heureux gagnants sont – toutes les entreprises assujetties à la TVA !! Des grandes entreprises aux PME, la réforme s’applique à toutes vos opérations BtoB.

Le e-reporting, c’est à-dire la transmission des données de transaction à l’administration fiscale française, s’applique quand à lui en supplément pour les opérations BtoC ou internationales. Le e-reporting est également obligatoire pour les entreprises non assujetties à la TVA.

Est-ce que la facture électronique est obligatoire ?

A cet instant T (fin 2023), la facture électronique n’est pas encore obligatoire. Cependant, en France, la réforme se déploiera progressivement en fonction de la taille des entreprises. Elle sera appliquée pour toutes au plus tard au 1er septembre 2027.

Toutefois, depuis le 1er janvier 2021, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique au travers du portail Chorus Pro.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et quelles sont les dates de sa mise en œuvre ?

La réforme de la facture électronique est régie par l’article 153 de la loi de finances 2020. Nonobstant, la mise en place de cette dernière a été repoussée. Prévue pour le 1er juillet 2024, l’entrée en vigueur de la réforme ne sera effective qu’en septembre 2026. Une information précisée par l’amendement d’octobre 2023 de la loi de finances rectificative pour 2022.

Le nouveau planning du déploiement de la réforme de la facture électronique est prévu en deux phases au lieu de trois initialement. Ainsi, l’obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) s’appliquera au 1er septembre 2026. Suivront ensuite les TPE (Très Petite Entreprise), PME (Petite ou Moyenne Entreprise) et micro-entreprises au 1er septembre 2027.

Bon à savoir : l’obligation d’accepter des factures électroniques en réception entrera en vigueur au même moment pour tous, quelle que soit la taille de la structure, le 1er septembre 2026.

Pourquoi les entreprises doivent-elles passer à la facture électronique ?

Pour le gouvernement français la réforme de la facturation électronique dispose de deux avantages majeurs. Au-delà de simplifier les échanges intra-européens et d’homogénéiser la réglementation, cette dernière offre une protection aux entreprises en sécurisant les échanges et la transmission des factures.

Cette réforme permet également de lutter contre la fraude à la TVA. Selon les estimations de l’Insee, celle-ci représenterait une perte de recette allant de 20 à 25 milliards d’euros par an.

Du côté des entreprises, la facture électronique comporte elle aussi de multiples avantages :
– faciliter et sécuriser les flux de factures;
– transmission en temps réel des données transactionnelles à l’administration fiscale;
– ce qui permet le pré remplissage des déclarations de TVA, facilitant le travail des comptables et limitant le risque d’erreurs;
– offre un meilleur suivi des activités de l’entreprise ce qui permet des analyses de performance plus optimales (cycle de vie de la facture actualisé);
– réaliser des économies notables en papier et en encre, favorisant ainsi la réduction de l’empreinte écologique.

La facture électronique sécurise et fluidifie les échanges, offrant un gain de compétitivité et de productivité aux entreprises. En effet, le temps de traitement et le risque d’erreur se voient fortement réduits et les délais de paiement raccourcis.

Vous vous demandez encore quel est l’intérêt de dématérialiser la facture ? Voici 10 autres avantages à passer à la facture électronique.

Dématérialisation des factures : de la théorie à la pratique

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ? Comment émettre et recevoir une facture électronique ?

Pour dématérialiser votre facturation plusieurs solutions s’offrent à vous.
Il existe trois typologies d’acteurs de la facturation : le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD). Renseignez-vous sur les périmètres d’actions et les modalités pour bien choisir votre partenaire de facturation électronique.

Un fois le choix de votre plateforme effectué, le mode de fonctionnement est relativement simple. Après avoir créé la facture avec votre logiciel habituel, vous n’avez plus qu’à l’envoyer sur la plateforme de dématérialisation. Celle-ci se charge de convertir la facture dans l’un des trois formats réglementaires puis de la transmettre au destinataire. Cette dernière est réceptionnée par la plateforme retenue par votre client. Il vous suffit de suivre la marche inverse lorsque vous êtes le destinataire de la facture.

A noter que selon le partenaire de dématérialisation retenu, il est possible de développer des connecteurs entre la plateforme et votre logiciel de facturation pour que la transmission soit automatisée.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur une facture ?

Les factures en version électronique contiennent strictement les mêmes informations et mentions que celles sur papier, numérisées ou PDF.

Cependant, depuis le 10 octobre 2022, les entreprises sont soumises à l’obligation d’ajouter quatre nouvelles mentions : 
– Numéro SIREN de votre client
– Adresse de livraison, si différente de celle de facturation
– Catégorie de vente : biens, service ou mixte
– Mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” si vous avez opté pour ce mode de paiement

Quels sont les formats des factures électroniques ?

Au-delà des modalités d’application, il y a des informations essentielles à retenir pour passer sereinement à la facture électronique. Notamment celles relatives aux trois formats de factures pris en charge par le Portail Public de Facturation et mentionnés dans le texte de loi de la réforme.

Pour vos factures électroniques, vous avez donc la possibilité de choisir entre l’XML UBL, l’XML CII et la Factur-X. Selon le choix de votre opérateur de dématérialisation, il est possible qu’il ne prenne pas en charge les trois formats du socle commun et n’en propose qu’un ou deux. A savoir que le format EDI est quant à lui uniquement possible par le biais d’une PDP, et non pas d’un OD.

Comment créer une Factur-X ?

La fameuse Factur-X, le format le plus connu qui tend à devenir la “norme” au niveau européen. Aussi appelée facture hybride, elle a la particularité d’être composée à la fois d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML UBL.

A la fois consultable par l’homme et par la machine, le codage permet d’automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable des données. De plus, ce format de facture électronique répond à la Norme Sémantique européenne EN 16931 du CEN et du FNFE, basée sur les standards franco-allemands.

Si vous souhaitez donc opter pour la facture hybride, assurez-vous que votre plateforme de dématérialisation prend bien en charge ce format.

Comment signer une facture électronique ? Comment assurer l’authenticité d’une facture électronique ?

Là encore, tout le procédé se déroule selon le choix de votre plateforme de dématérialisation. En effet, certaines proposent la signature électronique sur les factures en émission et en réception.

En outre, la signature en émission permet d’horodater et de sceller numériquement le document, certifiant ainsi l’authenticité de la facture.

Et Chorus Pro dans tout ça ?

Chorus Pro est a été mis en place et rendu obligatoire au 1er janvier 2020 dans le cadre des marchés publics. En effet, la facturation électronique y est appliquée pour tout échange entre les administrations et les collectivités. Les entreprises qui traitent donc des transactions avec les administrations publiques doivent déposer leurs factures sur le portail public Chorus Pro.

Qui est concerné par Chorus Pro ?

Ce sont essentiellement les collectivités et administrations publiques entre elles, ainsi que toutes les entreprises ayant des marchés publics en cours qui sont concernées par Chorus Pro.

Est-ce que Chorus Pro est obligatoire ?

Chorus Pro n’est obligatoire que si vous échangez des factures avec des administrations publiques. A terme, Chorus Pro est amené à disparaître pour être absorbé par le Portail Public de Facturation.

Un report de la réforme de la facturation électronique pour un déploiement en 2026 ?

L’ancien calendrier législatif, déterminé par l’article 2 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, prévoyait un déploiement de la réforme de la facturation électronique à partir du 1er juillet 2024.

Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l’amendement n°I-5395 du 17 octobre 2023 de la loi de finances rectificative pour 2022 reporte la généralisation de la facture électronique entre entreprises. Il est donc certifié que la mise en application se fera à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire et du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises. En attendant que votre tour arrive, retrouvez dans notre article tout ce qu’il faut retenir du report de la facture électronique.