Les informations essentielles à retenir pour passer sereinement à la facture électronique

Après quelques changements de calendrier, nous savons désormais que la facture électronique fera son apparition dans les entreprises françaises assujetties à la TVA, courant 2026 ! En effet, le report de la réforme de la facturation électronique a été annoncé ce 28 juillet dernier par le gouvernement. Bonne nouvelle, cela vous laisse donc le temps d’aborder sereinement tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique, ce qui devrait vous simplifier la vie, et celle de votre comptable.

Pour autant, avant d’atteindre la simplicité, il faut bien appréhender les échéances, normes et autres Factur-X, PDF/XML…, des aspects qui semblent assez nébuleux. Mais si passer à la facture électronique était plus simple qu’il n’y paraît ? Laissez-vous guider !

A quelles obligations doivent répondre les entreprises sur l’application de la facture électronique ?

L’une des raisons pour laquelle passer à la facture électronique, c’est qu’elle devient obligatoire ! En effet, l’article 153 de la loi de finances 2020, impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA, d’abandonner les factures papier au profit des formats électroniques. D’abord en réception puis en émission en fonction de la typologies des entreprises (date à venir).

De fait, l’obligation d’émettre des factures électroniques s’étendra de manière progressive à toutes les entreprises, selon un calendrier précis :

• 1er juillet 2024 : Grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : Entreprises de taille intermédiaire
• 1er janvier 2026 : TPE & PME

A noter : toutes les entreprises françaises sont également concernées par l’obligation de transmission de leurs données de facturation à l’administration fiscale, dès lors qu’elles réalisent des transactions en BtoC ou BtoB avec des structures étrangères. L’e-reporting peut être effectué automatiquement par la plateforme de dématérialisation choisie (PDP ou OD). Si vous optez pour le Portail Public de Facturation (PPF) directement, celui-ci prend également en charge cette modalité. Retrouvez les modalités d’application du e-reporting dans notre article dédié.

En outre, la facture électronique est d’ores et déjà appliquée dans le cadre des marchés publics. Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, pour tout échange avec les administrations et les collectivités, les entreprises transmettent leurs factures électroniques par le portail public Chorus Pro. C’est d’ailleurs sur ce dernier que se basera le PPF pour assurer la transmission des factures entre les différentes plateformes partenaires et faire remonter toutes les données de TVA auprès de l’administration fiscale.

Consultez les actualités de la réforme Facturation 2024 : mentions obligatoires, formats autorisés, plateformes d’échanges, etc.

Factur-X, le format standard de la facture électronique

C’est un fait, en France d’ici quelques mois, nous devrons tous adopter la facturation électronique. Mais comment ça marche ? Quel est le format à respecter ? Qu’est-ce que la Factur-X ? Tant de questions auxquelles nous allons répondre.

Décryptage d’une Factur-X

Tout d’abord, si ce n’est pas déjà fait, vous allez entendre parler de la Factur-X ou facture hybride. C’est le nouveau standard de la facture électronique. Elle est le résultat d’une facture format PDF/A3, lisible par l’homme, et d’une facture format XML, lisible pour la machine. Ce format répond à la Norme Sémantique européenne EN 16931 du CEN et du FNFE, basée sur les standards franco-allemands.

Le fichier XML est le codage qui permet d’automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable de la facture. Ce format est compatible avec tous les logiciels comptables, ainsi vous pouvez l’envoyer à tous vos clients sans soucis de conversion.

Les informations à noter sont strictement identiques à celles de votre facture habituelle. Elle doit ainsi contenir : date, numéro de facture, identités de l’émetteur et du destinataire, désignation du produit / service, quantité, numéro et taux de TVA…

Avantages et sécurité renforcée

Au-delà de l’aspect obligatoire, le passage à la facturation dématérialisée présente un grand nombre d’avantages : sécuriser les relations commerciales, réduire la charge administrative, les délais de paiement et les coûts. En effet, la Factur-X et ses homologues permettent d’économiser 50% du coût d’émission et  30% du temps de traitement par rapport à une facture classique.

Ce format a également la faculté de générer une piste d’audit fiable. Plus objectivement, cela permet de : 

• reconstituer l’ordre chronologique du processus de facturation
• garantir que la facture reflète la réalité d’une prestation
• justifier une opération commerciale

La Factur-X est ainsi amenée à devenir la norme de la facture électronique pour les entreprises, notamment au niveau européen. Son lot d’avantages et sa sécurité renforcée par rapport à la facture classique en fait l’alliée de votre productivité. Maintenant que vous connaissez ses aspects techniques, comment la mettre concrètement en place dans votre entreprise ? C’est à ce moment qu’interviennent les plateformes de dématérialisation !

Facturez simplement grâce aux plateformes de dématérialisation

Vouloir et devoir passer à la facturation électronique, c’est bien, mais savoir comment on fait, c’est mieux ! Rassurez-vous, cela peut être très facile grâce aux plateformes de dématérialisation. Ces nouveaux intermédiaires vont jouer un rôle central dans votre processus de dématérialisation. Il en existe trois typologies, offrant toutes des niveaux différents de service.

Tout d’abord, le Portail Public de Facturation (PPF), comparable à Chorus Pro. Cette plateforme de transmission développée par l’Etat permet essentiellement l’échange de factures. Le PPF transmet les données à l’administration fiscale et effectue également des contrôles réglementaires.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) proposent quant à elles des solutions de dématérialisation plus complètes. Il s’agit ici de digitaliser l’intégralité de vos processus et pas seulement la facturation. Les PDP s’intègrent directement dans vos logiciels métiers et facturation, faisant en sorte que vous n’ayez pas de manipulations supplémentaires à réaliser pour convertir vos factures en Factur-X. Elles ont aussi la charge d’assurer les contrôles de conformité.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ne sont pas certifiés, mais sont pour autant en capacité de convertir et transmettre vos factures. A la différence des deux autres solutions, ils n’assurent pas l’actualisation des informations des entreprises utilisatrices auprès de l’administration fiscale. Les OD proposent, tout comme les PDP, une solution complète de dématérialisation allant plus loin encore que la simple facturation : bulletins de paie, contrats de travail…

PDP ou OD, bien choisir votre partenaire de facturation électronique est capital pour toute entreprise.

Soyez prêts grâce à LegalySpace

Avec LegalySpace, transmettez et recevez vos factures électroniques de façon simple et efficace, sans changer vos habitudes. Continuez de générer vos factures avec votre logiciel de comptabilité habituel, notre solution prend ensuite le relais. 

Il vous suffit de transmettre la facture à votre fournisseur via notre plateforme de dématérialisation, plutôt que par e-mail. Ainsi vous êtes assurés d’une traçabilité complète des échanges, d’un stockage et d’un archivage sécurisé. Pour une valeur légale plus élevée encore, demandez une signature électronique pour preuve de bonne réception de votre facture.

Chez LegalySpace, nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner au mieux dans cette réforme et vous permettre de consacrer l’essentiel de vos ressources à l’exercice de votre métier, en toute sérénité !