GE64 : comment améliorer la performance RH grâce à la dématérialisation ?
Fondé en 1996, GE64 est un groupement d’employeur qui permet de partager les compétences d’un salarié entre plusieurs entreprises dans le cadre de l’emploi à temps partagé. Un dispositif gagnant-gagnant offrant de la flexibilité pour les entreprises et de la sécurité pour les salariés. Le groupement propose également de l’intérim et du portage salarial.
Acteur incontournable de l’emploi au Pays-Basque et au Béarn, le groupe GE64, dont le siège social est basé à Anglet, met plus de 400 salariés à la disposition d’environ 500 entreprises adhérentes dans tous les secteurs d’activités.
En 2019, GE64 a fait appel à LegalySpace afin de déployer une solution de dématérialisation de leurs documents professionnels pour gagner en productivité et améliorer la satisfaction de leurs salariés.
Les chiffres clés :
- 3 antennes locales
- 5 structures spécialisées
- +400 salariés
- 500 entreprises adhérentes
Le contexte et les enjeux du projet
Avant la digitalisation de leurs processus administratifs, la société GE64 travaillait uniquement avec des documents papiers, ce qui engendrait de nombreuses tâches chronophages et coûteuses. Avec un volume massif de documents administratifs à traiter (contrats de travail, bulletins de paie, factures et avoirs) la gestion administrative était fastidieuse : impressions papier, mise sous plis (plus de 2h par mois) et envoi de plusieurs centaines de documents chaque mois !
Afin de se moderniser et d’améliorer leur productivité, le groupe GE64 décide alors en 2019 de s’engager vers une dématérialisation de leurs documents administratifs. Lors de leur recherche de prestataire, l’objectif pour GE64 était de trouver une solution capable de s’adapter à leurs contraintes métiers et organisationnelles.
C’est dans ce contexte que GE64 a fait appel à LegalySpace pour les accompagner dans leur transformation RH et la digitalisation de leurs processus de travail.
Les enjeux du projet étaient clairs :
- Simplifier la gestion administrative des équipes au quotidien en réduisant les tâches chronophages
- Gagner du temps dans les processus métiers et améliorer la productivité RH
- Intégrer une solution qui s’interconnecte avec leur outil métier ANAEL, pour la création et la gestion des contrats de travail et de la paie.
LegalySpace est alors intervenu pour mettre en place une automatisation des processus RH en intégrant une plateforme de dématérialisation des documents au sein du groupe GE64.
4 objectifs principaux
- Simplifier et sécuriser les échanges avec les salariés et les entreprises adhérentes
- Gagner du temps dans le traitement des documents
- Améliorer la satisfaction des salariés et les fidéliser
- Réduire les coûts de gestion administrative
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La solution et l’accompagnement LegalySpace
Le projet de dématérialisation du groupe GE64, dont l’échéance était fixée au 15 janvier 2020, s’est établit en plusieurs étapes.
La solution LegalySpace a tout d’abord été installée au sein de leur structure « Partenaire Emploi », une filiale spécialisée dans les missions d’intérim. Une fois les paramétrages techniques effectués, notamment l’interconnexion avec leur outil métier ANAEL, et les phases de tests validées, la plateforme a été déployée au fur et à mesure avec succès à l’ensemble du groupe. Au global, le projet d’implémentation de la solution aura duré 2 ans.
Ce que Alexandra Charvet a particulièrement apprécié c’est d’être accompagnée par un interlocuteur dédié tout au long du projet. Cette relation de proximité avec les équipes a notamment permis de construire un partenariat de confiance avec LegalySpace.
Les bénéfices apportés ont été rapidement visibles pour la société GE64. Grâce à la digitalisation de leurs processus administratifs, leur performance RH a été grandement améliorée. Les équipes peuvent désormais se consacrer à des tâches plus génératrices de valeur et leur confort de travail a considérablement évolué. De plus, les coûts de gestion administrative, notamment ceux liés au papier, ont été réduits.
L’intégration de la solution LegalySpace a également permis de faciliter et sécuriser les échanges avec leurs partenaires. Grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort électronique, les bulletins de paie et les documents RH sont envoyés instantanément. Les salariés peuvent désormais récupérer leurs documents plus rapidement. Pour les adhérents, la centralisation des factures et la traçabilité des documents les ont aidés à optimiser le suivi quotidien.
Après le succès du déploiement de la plateforme LegalySpace, le partenariat se poursuit désormais dans une phase d’amélioration continue avec la mise en place de nouveaux projets, notamment l’intégration de la saisie des relevés d’heures.
Les raisons du choix :
- La capacité de la plateforme à s’intégrer avec leur outil métier : les données sont automatiquement croisées et synchronisées.
- La relation de proximité avec LegalySpace: un chef de projet dédié et une équipe proche de GE64 toujours réactive aux demandes.
- Le partenariat LegalySpace : un investissement maximal des équipes tout au long du projet et l’instauration d’une véritable relation de confiance.
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