04/08/2022

Relation tripartite : comment gérer l’échange de documents dématérialisés ?

Gérer l'échange de vos documents dans une relation tripartite dans le milieu de la mise à disposition de personnel

Les entreprises de mise à disposition de personnel traitent chaque jour un volume important de documents. Qu’ils soient administratifs ou RH, ils ont des formats divers et sont, généralement, à destination d’interlocuteurs différents.

De façon à faciliter la collaboration avec les différentes parties prenantes (salariés – entreprises utilisatrices) et gagner du temps, il est primordial pour les Entreprises de Travail Temporaire (ETT) et Groupement d’Employeurs (GE) d’optimiser leurs échanges de documents dématérialisés.

Le recours à la mise à disposition de personnel implique de respecter un certain nombre d’obligations légales. De toute évidence, mettre en place des outils de dématérialisation aide à simplifier la circulation des échanges de documents tout en respectant les lois en vigueur.

Vous êtes une entreprise ou une association de mise à disposition de personnel ? Cet article va vous intéresser !

La relation tripartite dans le cadre du travail temporaire

Le milieu de la mise à disposition de personnel est régi par une relation tripartite. Celle-ci s’articule entre les ETT ou GE, l’entreprise utilisatrice (EU) et le salarié / intérimaire. Par conséquent, cette collaboration entraîne un nombre important de documents contractuels à gérer.

Les entreprises de mise à disposition de personnel servent d’intermédiaires entre les EU et les travailleurs intérimaires. Elles ont pour objectif de « mettre à la disposition temporaire d’entreprises utilisatrices, des salariés, qu’en fonction d’une qualification convenue elle recrute et rémunère à cet effet » (Article L1251-2 du Code du travail).

En bref, elles recrutent des salariés intérimaires en fonction des besoins des entreprises utilisatrices, tout en assurant la gestion administrative : contrats de travail, relevés d’heures, versement des salaires…

Mode d'emploi de la relation tripartite entre une entreprises de travail temporaire, une entreprise utilisatrice et l'intérimaire

En premier lieu, le travailleur temporaire est employé par l’ETT / GE avec lequel il signe un contrat de travail temporaire ou un contrat de mission. Par ailleurs, un contrat de mise à disposition est conclu entre l’EU et l’ETT / GE. Chacune des parties prenantes s’engage à respecter ses obligations, ses droits et ses devoirs.

Simplifiez vos échanges de documents

Pour simplifier vos échanges de documents professionnels, il est préférable d’opter pour un logiciel ou une plateforme de dématérialisation. Ainsi, chaque intervenant signe ses documents en ligne, de manière sécurisée, avec une valeur juridique certaine.

Vos documents RH, administratifs, légaux, contractuels… sont dématérialisés en toute conformité. Cela permet également d’automatiser les relances en cas de non consultation des documents et de garantir le respect des délais de conservation RGPD.

Exemple de documents dématérialisés selon les interlocuteurs :
Intérimaires : contrats de travail temporaire, contrat de mission, relevés d’heures, bulletins de paie, consignes de sécurité
Entreprises utilisatrices : adhésion et règlement contrat de mise à disposition, factures…

Afin d’optimiser vos échanges, les données sont importées directement depuis vos logiciels métier :
– Les documents administratifs sont numérisés, stockés, archivés dans votre espace d’échange
– Le document est certifié numériquement – il a valeur légale d’original
– Une fois traité, il est dématérialisé, édité ou disponible à l’impression
– Le document est déposé dans l’espace personnel sécurisé (coffre fort) du travailleur temporaire et/ou de l’adhérent
– Les documents peuvent être validés, signés électroniquement et être retournés à l’émetteur
– L’ensemble des échanges est horodaté et à valeur probante

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“La dématérialisation réduit de 91 % les coûts de traitement des documents.”
Oodrive/Informatique news

Gagnez à dématérialiser

Gérer efficacement l’échange de ses documents dématérialisés présente de nombreux avantages :
– Diminution de la charge mentale
– Optimisation des process
– Simplification et sécurisation des échanges : filtres, réception en temps réel…
– Gain de temps pour les équipes sur leurs tâches quotidiennes : multi-signatures, relances automatiques, envoi groupé
– Stockage et archivage des documents pour une durée illimitée
– Accès nominatif et sécurisé à la plateforme 7/7j
– Réduction des coûts

Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises de mise à disposition de personnel

Pour conclure, une dématérialisation bien organisée apporte un gain de productivité tout en diminuant les risques d’erreurs et les coûts liés au traitement manuel.

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Fort de notre expérience dans la dématérialisation volumineuse des documents professionnels, LegalySpace est aujourd’hui reconnu comme l’expert français dans ce secteur d’activité.

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