16/08/2022

Tout savoir sur le bulletin de salaire

Bulletin de salaire : le dossier pour tout savoir.

Élément essentiel de la relation entre un employeur et ses salariés, le bulletin de salaire est le document qui justifie le versement de la rémunération à l’ensemble des collaborateurs.

Qu’il soit papier, remis en main propre, ou dématérialisé, transmis par voie électronique, il y a des règles et des lois à respecter.

Faisons le point ensemble, pour tout savoir sur le bulletin de salaire !

Bulletin de salaire, le B.a.-ba

Le bulletin de salaire, ou bulletin de paie, est un justificatif de paiement obligatoire que l’employeur se doit de fournir à ses salariés. De ce fait, il leur est remis au moment du paiement du salaire, quels que soient leur contrat de travail et leur rémunération. Le document reprend l’ensemble des éléments liés à la rémunération d’un salarié pour une période donnée, généralement un mois.

Preuve de la relation contractuelle entre un salarié et son employeur, il doit comporter des informations essentielles pour le salarié. Si certains éléments doivent absolument figurer dessus, d’autres sont interdits. Ces mentions sont définies par la loi.

Au cours des dernières années, pour rendre le bulletin de salaire plus lisible et plus accessible, des modifications ont été apportées. À compter de 2017, sauf opposition du salarié, l’employeur peut désormais transmettre les bulletins de paie au format électronique (BPE). Par la suite, depuis 2018, les entreprises délivrent des bulletins de paie simplifiés : moins de lignes, des libellés plus explicites et une nouvelle mise en page.

8 informations clés à mentionner dans un bulletin de paie

Le bulletin de paie est un document très réglementé. Si l’une des mentions obligatoires n’apparaît pas, l’employeur peut être sanctionné d’une amende de 450€ par bulletin de salaire irrégulier. Par conséquent, il est capital d’être informé des bonnes pratiques.

Les mentions obligatoires :

  1. Identité de l’employeur : numéro SIREN, code NAF/APE, convention collective
  2. Identité du salarié : nom, prénom, fonction, date d’entrée dans l’entreprise, période de travail et date de paiement
  3. Salaire : rémunération brute, nombre d’heures (normales et majorées), congés payés
  4. Cotisations et contributions sociales : santé, retraite, famille, chômage…
  5. Exonérations et allègements de cotisations employeur
  6. Salaire net à payer : avantages en nature, CSG déductible et non déductible
  7. Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu
  8. Mentions d’informations : “conservez ce bulletin de salaire sans limitation de durée”, “pour plus d’informations, consultez le site internet servicepublic.fr rubrique cotisations sociales”

Point d’alerte : le bulletin de salaire ne doit en aucun cas contenir de mention relative à l’exercice du droit de grève ou à l’exercice des fonctions de représentant du personnel.

À noter : si vous êtes salarié, en cas d’erreur sur la fiche de paie (montant, code APE, etc.), vous pouvez contester les informations jusqu’à 3 ans à compter de sa remise.

Transmission du bulletin de paie

En tant qu’employeur, vous êtes tenus d’indiquer à vos salariés comment leur bulletin de salaire leur est transmis.

Comme évoqué précédemment, le bulletin de salaire est remis au salarié au moment du paiement de son salaire. Cela peut être fait en main propre, par voie postale ou sous forme électronique. Quel que soit le moyen de transmission utilisé, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié. Exception faite, de celle mentionnant que la somme perçue correspond en tout point au montant net inscrit sur le bulletin.

Attention, l’envoi par e-mail ne respecte pas le cadre réglementaire. Cette méthode ne permet en aucun cas de garantir l’intégrité des données (RGPD). Même s’il s’agit bien d’un procédé d’envoi électronique, il ne s’agit pas à proprement parler de “dématérialisation”.

Le Bulletin de Paie Électronique (BPE)

Depuis le 1er janvier 2017, la loi El-Khomri indique que l’employeur peut dématérialiser les bulletins de salaire de ses salariés, sans avoir à recueillir leur consentement préalable. Ainsi, ce choix est fait “par défaut”. Toutefois, l’employeur doit respecter un délai de 30 jours dans la mise en place de cette démarche. En effet, durant cette période, le salarié a la possibilité de refuser la proposition de son employeur. Ce dernier dispose alors d’un délai de 3 mois pour de nouveau fournir un bulletin papier au salarié. Il lui sera remis soit en main propre, soit par la poste.

La transmission du BPE est strictement encadrée par le RGPD et le droit à la portabilité (article 20). La loi mentionne que sa remise doit se faire “dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la confidentialité, l’accessibilité et la disponibilité des données”.

  • L’intégrité des données d’un BPE est obtenue par la signature électronique qui va sceller le document
  • La confidentialité est garantie par la distribution unique du document, dans le coffre-fort numérique personnel du salarié
  • L’accessibilité concerne le format du bulletin de paie. Il se doit d’être standard et facilement consultable, comme le format PDF par exemple
  • La disponibilité permet au salarié d’avoir accès à ses documents à tout moment, pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans, même s’il quitte l’entreprise.

À savoir : Le bulletin de paie est un document qu’il est primordial de conserver, sans limitation de durée. Il peut en effet être exigé dans de nombreuses situations : pour obtenir un prêt ou une location, pour prouver que l’on a bien cotisé pour la retraite, etc. L’employeur, quant à lui, est tenu de conserver un double des bulletins de paie de ses salariés pendant 5 ans (article L. 3243-4 du Code du travail).

Pour en savoir plus sur les obligations des employeurs pour la mise en place du BPE, consultez notre article de blog.

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