Quelles obligations pour l’employeur à la mise en place du bulletin de paie électronique ?

Bulletin de paie électronique : toutes les obligations à respecter

Rapidité de transmission, automatisation, haut niveau de sécurité et bulletins infalsifiables, réduction des coûts et de la charge mentale liée au respect du calendrier… Si les avantages du bulletin de paie électronique sont évidents pour vous, attention à la mise en place de celui-ci. En effet, les obligations pour l’employeur sont nombreuses. Voici tous les éléments à connaître avant de vous lancer.

Mise en place du bulletin de paie électronique : une décision unilatérale de l’employeur depuis 2017

Avant le premier janvier 2017, la remise du bulletin de paie sous forme électronique était liée à l’accord préalable du salarié concerné. Cette remise devait être faite dans les conditions à garantir l’intégrité des données, comme l’indique l’article de loi L3243-2.

Depuis le 1^er janvier 2017, la loi El-Khomri indique que l’employeur peut dématérialiser les bulletins de paie sans avoir à recueillir le consentement préalable du salarié. Et comme toutes les décisions unilatérales, l’employeur doit respecter un délai de 30 jours dans la mise en œuvre de cette démarche de dématérialisation.

L’idéal est d’annoncer à vos collaborateurs le déploiement du bulletin de salaire en ligne lors de la remise de leur « dernier » bulletin de paie au format papier, en y joignant un document expliquant votre projet. Le décret 2016-1762 précise quant à lui que le salarié a le droit de refuser la proposition de son employeur. Il dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau un bulletin papier, remis de façon traditionnelle (en mains propres ou par la poste).

Pour rappel, le bulletin de salaire est un justificatif de rémunération à transmettre obligatoirement par l’employeur. Toutes les mentions présentes sur ce dernier sont définies par la loi. Ce document peut également être demandé à un salarié par des organismes pour justifier de ses revenus : que ce soit, par exemple, pour payer des impôts ou percevoir des aides. Pour en savoir plus consultez notre dossier sur le sujet et ainsi tout savoir sur le bulletin de paie, qu’il soit papier ou électronique.

Le bulletin de paie électronique doit rester accessible à tout moment

Le salarié doit garder ses bulletins de salaire pendant 50 ans, ou jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de 75 ans. Celui-ci doit donc avoir la possibilité d’accéder à ses documents à tout moment, même s’il quitte l’entreprise. Et en cas de cessation d’activité de l’entreprise, l’employeur doit informer ses salariés 3 mois avant la fermeture du service de mise à disposition des bulletins de salaire.

Il peut ainsi s’assurer que tous les collaborateurs auront le temps de récupérer leurs documents (décret du 5 octobre 2018). En cas de non-respect de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie : c’est-à-dire 450 € par fiche de paie !

L’article L3243-4 indique de plus que l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant 5 ans. La loi spécifie aussi que l’accès et la récupération des bulletins de salaire dématérialisés par le salarié doivent se faire simplement. Il est donc judicieux de proposer un format électronique standard et facilement utilisable, comme le format PDF par exemple.

Sécurité du bulletin de paie électronique

Un bulletin de paie, même s’il est électronique, reste un document quérable. L’employeur a l’obligation de mettre à disposition ce dernier, même s’il est électronique, et l’employé de le récupérer selon le mode de mise à disposition de l’entreprise, dans un coffre-fort électronique par exemple.

Afin de prouver que l’employeur a rempli ses obligations en temps et en heure et que le bulletin est l’original, il est indispensable d’apposer une signature électronique. Le document est alors horodaté, scellé et donc infalsifiable. Il s’agit bien de l’original.

Sécurité du bulletin de paie électronique

Et le fait d’utiliser les services d’un tiers expert amène encore plus de valeur au document. Ce dernier sera en capacité de produire un procès-verbal pour attester de ces éléments.

Conformité au RGPD du bulletin de paie électronique

En France, les données personnelles des salariés sont encadrées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Utiliser les services d’un prestataire spécialiste de la dématérialisation des processus RH permet d’amener la partie juridique autour du bulletin de paie électronique. En effet, l’envoi automatisé des bulletins de paie par mail n’est pas autorisé par le RGPD.

En revanche, faire transiter le BPE par un tiers de confiance via sa plateforme de dématérialisation lui donne une valeur probante. Cette démarche permet, en effet, de tracer, d’horodater et de décrire le cheminement du bulletin afin de créer une piste d’audit fiable. De cette façon le BPE peut répondre aux critères du RGPD.

Bulletin de paie électronique et conduite de changement

Pour vous assurer une bonne adhésion des collaborateurs dans la mise en place du bulletin de paie électronique, montrez-leur ses avantages. En effet, pour de nombreux salariés, la dématérialisation n’est pas forcément un sujet qu’ils maîtrisent.

D’ailleurs, si votre entreprise dispose d’une instance de représentation du personnel (CSE), il est intéressant de l’inclure dans votre projet. Si ce projet comprend la mise à disposition d’un coffre-fort électronique, indiquez aux salariés la possibilité qu’ils ont d’y stocker d’autres documents que leur bulletin de paie. Enfin, cette démarche aura encore plus de force si vous optimisez et sécurisez votre gestion documentaire RH grâce au coffre-fort numérique. Vous pouvez par exemple avoir de la documentation concernant la mutuelle, les consignes de sécurité de l’entreprise, le règlement intérieur, etc. C’est un bénéfice assuré pour votre marque employeur.

Pour tout savoir à ce sujet, téléchargez dès maintenant notre guide pratique sur la dématérialisation du bulletin de paie :

Télécharger le guide pratique sur "comment mettre en place le bulletin de paie électronique" ?

Accélérez la distribution de vos bulletins de paie grâce au coffre-fort électronique

La mise en place d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie représente un avantage indéniable. C’est une solution efficace et sécuritaire pour les entreprises et les salariés, mais aussi écologique puisqu’elle réduit drastiquement l’usage du papier. OpinionWay indique d’ailleurs que les salariés plébiscitent la dématérialisation de leurs bulletins de paie car elle permet un meilleur respect de l’environnement (65%), d’accéder aux fiches de paie à distance (48%) et la protection en cas de sinistre de leur domicile (43%).

De plus, ce dernier héberge les bulletins de paie électroniques (BPE) de vos salariés et se porte garant de la sécurité, sûreté, intégrité, pérennité et de la traçabilité de ces derniers. Connecté à votre SIRH comme réceptacle de vos BPE, il permet leur distribution très rapidement, même avec des volumes très importants. Y avoir recours vous permet donc de respecter vos obligations d’employeur.

Mais au-delà de l’aspect légal, il est important de vérifier les aspects techniques du coffre-fort afin de maximiser ses nombreux avantages.

Des avantages pour l’employeur…

L’avantage principal du coffre-fort est la diminution de la charge de travail grâce à la transmission automatisée des BPE. En conséquent, la charge mentale de votre service RH s’en trouvera diminuée. De même, comme vous n’avez plus à imprimer les bulletins de salaire, vous faites des économies sur l’achat du papier et un geste pour la planète. Et puisqu’il n’y a plus de version papier, il n’y a plus de stockage. Vous gagnez ainsi de l’espace dans vos locaux !

Terminé la perte de temps pour distribuer les bulletins de salaires à vos salariés. Qu’ils soient présents ou non, ils reçoivent désormais leur BPE en temps et en heure. Il vous permet de vous prémunir des accidents de la vie, comme les incendies, les inondations, les pannes informatiques internes ou même les vols. Vous gagnez en sérénité en protégeant la transmission et l’archivage des BPE dans le respect de la législation.

Enfin, vous améliorez votre marque employeur en permettant à vos salariés de bénéficier d’un outil pratique pour la gestion de leurs bulletins de salaire.

…mais également pour les salariés

Il n’y a pas que l’employeur qui peut retirer des bénéfices d’un coffre-fort électronique. Les salariés n’ont plus besoin de stocker leurs bulletins de salaire chez eux. Il est ainsi très facile de les classer ou de les retrouver lors de certaines démarches administratives (bail de location par exemple). Qui plus est, certaines solutions proposent un accès mobile, depuis un smartphone ou une tablette, ce qui améliore encore l’expérience utilisateur.

Il faut également noter que les BPE sont certes protégés et sécurisés, mais aussi inaccessibles à toute autre personne que son destinataire. Ni l’employeur ni l’hébergeur ne peuvent avoir accès au coffre-fort électronique d’un employé. Enfin, même si un collaborateur quitte l’entreprise (licenciement, démission…), il aura toujours accès à ses BPE en cas de besoin.

5 critères pour bien choisir son coffre-fort numérique

Quel que soit le coffre-fort choisi, il ne doit pas contribuer à rajouter de la complexité auprès d’équipes déjà très occupées. C’est pourquoi il est nécessaire de vérifier certains points-clés avant de choisir une offre.

Vérifiez son interopérabilité avec votre logiciel de paie

C’est peut-être une évidence, mais un point crucial à vérifier à l’heure de faire son choix est l’interopérabilité du coffre-fort avec votre logiciel SIRH. En effet, l’intégration de votre logiciel de paie est un gage de réussite car elle permettra le versement automatique des bulletins de paie, la supervision des flux et plus de fluidité dans la consultation des documents.

Choisissez une capacité de stockage adaptée à vos besoins

Il convient de choisir un espace de stockage adapté au volume de documents que vous voulez traiter. Qui plus est, vous pouvez également prendre la décision de permettre à vos collaborateurs d’ajouter d’autres documents personnels tels que leurs papiers d’identité, pour faciliter leurs différentes démarches administratives depuis leur coffre-fort personnel.

Contrôlez la sécurité des données hébergées

Afin de garantir la valeur probante des documents qu’il héberge, un coffre-fort numérique doit garantir :

Leur intégrité
La confidentialité des données via le contrôle d’accès et la traçabilité des utilisateurs ayant accédé au service
La pérennité du service dans le temps

Chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un mot de passe uniques, et toute action doit être horodatée avec un historique en cas de litige.

Favorisez l’accès rapide aux données pour vos salariés

La mise en place de ce système électronique doit permettre l’accès aux BPE en seulement quelques clics. Outre le fait de pouvoir réaliser cette opération rapidement, les salariés doivent pouvoir le faire de n’importe où. Aujourd’hui, c’est cette vitesse et cette facilité d’accès aux bulletins de paie qu’apprécient particulièrement les employés : un atout pour la marque employeur.

Respectez le cadre réglementaire

La mise en place d’un coffre-fort numérique ou d’une solution d’archivage sécurisée fait partie d’une démarche de dématérialisation des documents RH, et nécessite d’être en parfaite conformité avec la loi. La double authentification d’un coffre-fort électronique permet notamment d’amener cette valeur juridique et d’être en conformité avec les obligations RGPD.

Le choix de la solution mais également du prestataire est primordial. Rapidité, fluidité, accessibilité, sécurité, conformité… L’usage du coffre-fort électronique booste la transmission des bulletins de paie tout en diminuant la charge de travail des services RH. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, n’attendez plus !

LegalySpace propose une solution complète, sécurisée et évolutive, clé en main permettant de gérer tous vos documents professionnels. Ils sont automatiquement triés, classés et archivés dans un coffre-fort électronique individuel de manière sécurisée en respectant leur durée de conservation légale. Éditeur passionné, nos données sont hébergées dans le cloud en France. Nos équipes vous accompagnent tout au long du processus de transition pour répondre à vos besoins.

5 bénéfices à dématérialiser les bulletins de paie

Et si nous terminions sur les bénéfices apportés en choisissant la dématérialisation du bulletin de salaire ? La meilleure manière pour nous, de conclure cet article.

En effet, si sauter le pas de la dématérialisation peut faire peur, cela procure bon nombre d’avantages comme :

Gain de temps et de productivité
Réduction des coûts
Sécurisation des données
Modernisation des process
Développement de la marque employeur

Et pour plus de détails sur chacun de ces bénéfices (bien que la liste ne soit pas exhaustive), consultez notre article sur les 5 bénéfices à dématérialiser vos bulletins de paie.

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