Distribuez vos bulletins de paie en quelques clics avec le coffre-fort électronique

Coffre-fort électronique : accélérez la transmission de vos bulletins de paie

La mise en place d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie représente un avantage indéniable. C’est une solution efficace et sécuritaire pour les entreprises et les salariés, mais aussi écologique puisqu’elle réduit drastiquement l’usage du papier. OpinionWay indique d’ailleurs que les salariés plébiscitent la dématérialisation de leurs bulletins de paie car elle permet un meilleur respect de l’environnement (65%), d’accéder aux fiches de paie à distance (48%) et la protection en cas de sinistre de leur domicile (43%).

D’un point de vue pratique, la distribution des fiches de paie se fait en quelques clics et sans erreur. De plus, le recours au coffre-fort électronique vous permet de respecter vos obligations liées à l’accessibilité, la pérennité et la confidentialité des bulletins de paie.

Mais au-delà de l’aspect légal, il est important de vérifier les aspects techniques du coffre-fort, comme son interopérabilité avec votre logiciel de paie afin de garantir le versement automatique des bulletins de paie.

Les avantages spécifiques du coffre-fort pour vos bulletins de paie

Le coffre-fort électronique qui héberge les bulletins de paie électroniques (BPE) de vos salariés, est un système d’archivage à valeur probante. C’est-à-dire qu’il est garant de la sécurité, sûreté, intégrité, pérennité et de la traçabilité de ces derniers. Il évite ainsi leur perte et interdit toute falsification en identifiant leur émetteur. Connecté à votre SIRH comme réceptacle de vos BPE, il permet leur distribution très rapidement, même avec des volumes très importants. Les avantages du coffre-fort électronique sont donc nombreux, tant pour l’employeur que pour les salariés.

La transmission de vos bulletins de paie est accélérée par le recours au coffre-fort électronique

Des avantages pour l’employeur…

L’avantage principal du coffre-fort est la diminution de la charge de travail grâce à la transmission automatisée des BPE. En conséquent, la charge mentale de votre service RH s’en trouvera diminuée.

De même, comme vous n’avez plus à imprimer les bulletins de salaire, vous faites des économies sur l’achat du papier et un geste pour la planète. Et puisqu’il n’y a plus de version papier, il n’y a plus de stockage. Vous gagnez ainsi de l’espace dans vos locaux !

Terminé la perte de temps pour distribuer les bulletins de salaires à vos salariés. Qu’ils soient présents ou non, ils reçoivent désormais leur BPE en temps et en heure.

Le coffre-fort électronique vous permet de vous prémunir des accidents de la vie, comme les incendies, les inondations, les pannes informatiques internes ou même les vols.

Vous gagnez en sérénité en protégeant la transmission et l’archivage des BPE dans le respect de la législation.

Enfin, vous améliorez votre marque employeur en permettant à vos salariés de bénéficier d’un outil pratique pour la gestion de leurs bulletins de salaire.

Les avantages spécifiques du coffre-fort pour vos bulletins de paie

…mais également pour les salariés

Il n’y a pas que l’employeur qui peut retirer des bénéfices d’un coffre-fort électronique. Les salariés n’ont plus besoin de stocker leurs bulletins de salaire chez eux. Il est ainsi très facile de les classer ou de les retrouver lors de certaines démarches administratives (bail de location par exemple). 

Qui plus est, certaines solutions proposent un accès mobile, depuis un smartphone ou une tablette, ce qui améliore encore l’expérience utilisateur.

Il faut également noter que les BPE sont certes protégés et sécurisés, mais aussi inaccessibles à toute autre personne que son destinataire. Ni l’employeur ni l’hébergeur ne peuvent avoir accès au coffre-fort électronique d’un employé.

Enfin, même si un collaborateur quitte l’entreprise (licenciement, démission…), il aura toujours accès à ses BPE en cas de besoin.

Le cadre légal favorise l’usage du coffre-fort électronique

Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie, sans nécessité d’obtenir l’autorisation préalable de leurs salariés. En optant pour cette démarche de dématérialisation, elles doivent fournir une solution pour la distribution et l’archivage des fiches de paie électroniques. L’entreprise reste dans l’obligation d’utiliser un outil de stockage et de transmission qui respecte les dispositions émises par la Loi El Khomri (lien vers page loi El Khomri). Les coffres-forts numériques et les espaces de stockages sécurisés ont ainsi émergé tout en s’adaptant aux besoins des services RH.

5 critères pour bien choisir son coffre-fort

Quel que soit le coffre-fort électronique choisi, il ne doit pas contribuer à rajouter de la complexité auprès d’équipes déjà très occupées. C’est pourquoi il est nécessaire de vérifier certains points-clés avant de choisir une offre.

Vérifiez l’interopérabilité du coffre-fort numérique avec votre logiciel de paie

Vérifiez l’interopérabilité du coffre-fort numérique avec votre logiciel de paie

C’est peut-être une évidence, mais un point crucial à vérifier à l’heure de faire son choix est l’interopérabilité du coffre-fort avec votre logiciel SIRH.

En effet, l’intégration de votre logiciel de paie est un gage de réussite car elle permettra le versement automatique des bulletins de paie, la supervision des flux et plus de fluidité dans la consultation des documents. 

Choisissez une capacité de stockage adaptée à vos besoins

Il convient de choisir un espace de stockage adapté au volume de documents que vous voulez traiter. Qui plus est, vous pouvez également prendre la décision de permettre à vos collaborateurs d’ajouter d’autres documents personnels tels que leurs papiers d’identité, pour faciliter leurs différentes démarches administratives depuis leur coffre-fort personnel. 

Contrôlez la sécurité des données hébergées

Afin de garantir la valeur probante des documents qu’il héberge, un coffre-fort numérique doit garantir :

  • Leur intégrité 
  • La confidentialité des données via le contrôle d’accès et la traçabilité des utilisateurs ayant accédé au service
  • La pérennité du service dans le temps 

Chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un mot de passe uniques, et toute action doit être horodatée avec un historique en cas de litige.

Contrôlez la sécurité des données hébergées

Favorisez l’accès rapide aux données pour vos salariés

La mise en place d’un coffre-fort électronique doit permettre l’accès aux BPE en seulement quelques clics. Outre le fait de pouvoir réaliser cette opération rapidement, les salariés doivent pouvoir le faire de n’importe où. Aujourd’hui, c’est cette vitesse et cette facilité d’accès aux bulletins de paie qu’apprécient particulièrement les employés : un atout pour la marque employeur. 

Respectez le cadre réglementaire

Les employeurs doivent en effet répondre aux normes fixées par le RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour transmettre les fiches de salaire.

La mise en place d’un coffre-fort numérique ou d’une solution d’archivage sécurisée fait partie d’une démarche de dématérialisation des documents RH, et nécessite d’être en parfaite conformité avec la loi.

Les employeurs doivent en effet répondre aux normes fixées par le RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour transmettre les fiches de salaire.

Ils ont l’obligation d’assurer en permanence la confidentialité des données personnelles qui y sont mentionnées et d’empêcher leur divulgation. 

La double authentification d’un coffre-fort électronique permet notamment d’amener cette valeur juridique et d’être en conformité avec les obligations RGPD. Le choix de la solution mais également du prestataire est primordial.

Rapidité, fluidité, accessibilité, sécurité, conformité… L’usage du coffre-fort électronique booste la transmission des bulletins de paie tout en diminuant la charge de travail des services RH. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, n’attendez plus !

LegalySpace propose une solution complète, sécurisée et évolutive, clé en main permettant de gérer tous vos documents professionnels. Ils sont automatiquement triés, classés et archivés dans un coffre-fort électronique individuel de manière sécurisée en respectant leur durée de conservation légale. Éditeur passionné, nos données sont hébergées dans le cloud en France. Nos équipes vous accompagnent tout au long du processus de transition pour répondre à vos besoins.