7 façons de rationaliser l’expérience d’intégration des employés

Réussir l'onboarding des nouvelles recrues en 7 étapes

De nos jours, au-delà de la difficulté croissante de recruter de nouveaux talents, les services RH sont également confrontés au challenge quotidien de les fidéliser. Un des leviers principaux, pour parvenir à garder ses collaborateurs, est de réussir à les faire embarquer et adhérer totalement à la culture d’entreprise. Pour cela, il est très important de faire une bonne première impression lors de l’intégration.

En effet, l’onboarding donne directement le ton sur l’expérience que l’employé aura au sein de votre entreprise. Dès les premiers contacts, l’employé peut se faire une idée sur le temps qu’il passera à vos côtés. Pour vous aider, nous vous donnons 7 conseils clés pour emmener dès l’onboarding votre employé à un engagement complet.

Communiquer en amont de l’onboarding

Avant même l’onboarding, il est important de proposer un parcours de recrutement simple, cohérent et fluide. Informez les candidats à chaque étape et ne les laissez pas sans nouvelles. Ils auront ainsi une bonne image de l’entreprise même s’ils ne sont pas sélectionnés.

Surtout, il faut aussi dès le départ être honnête et transparent quant à la réalité du métier, le contexte de l’entreprise et du poste ainsi que sur les avantages sociaux éventuellement proposés. Sinon, lorsque la nouvelle recrue intégrera l’entreprise, elle se rendra compte très rapidement que l’offre proposée ne correspond pas à la réalité et elle aura envie de partir dès que possible.

Après avoir choisi votre candidat, communiquez avec le nouveau talent pour le rassurer et lui expliquer les modalités de recrutement. Il se sentira accompagné et arrivera serein pour faire sa première journée au sein de votre entreprise.

Automatiser les tâches administratives chronophages

À partir du moment où la proposition d’embauche est acceptée, s’ensuit un lot de démarches administratives longues, fastidieuses et chronophages. Entre contrat de travail, règlement intérieur, livret d’accueil, mutuelle, de nombreux documents doivent être rédigés, préparés et édités.

De plus, vous devez également récolter auprès du candidat l’ensemble des pièces et informations nécessaires pour pouvoir les établir.

Pour éviter les erreurs humaines, gagner du temps et optimiser votre processus de recrutement, vous pouvez utiliser une solution digitale RH qui automatise les processus d’échanges de documents.

Automatisation des processus d'onboarding

Utilisez aussi des solutions pour signer électroniquement les documents comme LegalySpace. Le candidat n’a plus besoin de se déplacer et peut signer électroniquement à distance son contrat de travail. La coordination entre employeur/employé sera ainsi plus rapide et fluide vous permettant de vous consacrer davantage à l’aspect humain.

????Le saviez-vous ?

Digitaliser ses processus de recrutement, vous permet de diminuer votre consommation de papier et ainsi réduire votre empreinte carbone. En grande majorité, les nouvelles recrues apprécient de travailler pour une entreprise éco-responsable et sensible aux enjeux environnementaux.

Prévoir un planning d’onboarding

Pour réussir un onboarding, il est primordial d’établir avant l’arrivée du salarié un planning complet et précis.

Lorsqu’un nouvel employé arrive dans l’entreprise, il n’a pas envie qu’on lui donne simplement son ordinateur en lui demandant de commencer à travailler. Il a besoin d’être guidé pas à pas pour prendre en main son poste de travail.

En tant que RH, vous devez lui préparer un emploi du temps pour sa semaine d’intégration avec des créneaux de rencontres, des tâches à accomplir et des points clés à découvrir.

Il est déjà assez stressant d’intégrer une nouvelle entreprise, gérer son agenda dès la première semaine peut être une charge mentale supplémentaire que vous pouvez lui épargner. En outre, cela aidera celui-ci à savoir exactement quoi faire à quel moment sans s’éparpiller.

Mettre en place un livret d’accueil

À l’arrivée dans une nouvelle structure, le nouveau collaborateur ne sait pas forcément comment elle fonctionne en termes de gestion documentaire. Il peut donc être difficile de retrouver certaines informations capitales liées à l’entreprise.

C’est pourquoi, mettre en place un livret d’accueil complet peut être la solution idéale pour pallier à cela. Chaque société peut construire comme elle le souhaite son livret d’accueil. La plupart du temps, il contient l’histoire, la culture, les valeurs et la mission de l’entreprise. Il peut inclure également les lignes directrices à suivre en milieu de travail et les codes de conduite.

Certaines entreprises intègrent même la politique relative aux congés, les attentes employeur/employé ou encore les droits et obligations des salariés. L’idée est de centraliser dans un guide d’accueil unique les informations relatives à l’entreprise et vous pouvez choisir quelles sont les plus importantes à partager.

Vous l’aurez compris, le livret d’accueil est un outil indispensable pour s’imprégner correctement de la philosophie de l’entreprise.

Inclure les équipes dans le processus d’onboarding

Changer d’entreprise, c’est aussi faire connaissance avec de nouveaux collègues. Au début, cela peut être intimidant et il semble compliqué de nouer des liens. Dans un premier temps, il est impératif de prévenir les autres membres du personnel pour qu’ils puissent accueillir leur nouveau collègue dans les meilleures conditions.

Dans un second temps, vous avez également d’autres solutions à mettre en place pour améliorer l’intégration de la nouvelle recrue au sein des équipes.

Par exemple, vous pouvez organiser un événement interne avant même l’arrivée du nouveau salarié et l’inviter à y participer. Quelques jours avant son intégration officielle dans la société, il aura déjà rencontré la plupart de ses futurs collègues et se sentira plus à l’aise pour son premier jour.

Vous avez également d’autres possibilités telles que :

Planifier des rendez-vous rencontres formelles et informelles dans son planning onboarding ;
Mettre à disposition des viennoiseries et un panier de fruits pour l’accueillir ;
Préparer un pique-nique pour déjeuner tous ensemble le premier jour ;
Ou encore désigner un collègue qui sera l’interlocuteur privilégié de la nouvelle recrue et qui veillera au bon déroulement de son intégration.

Former aux outils et processus de l’entreprise

Qui dit nouvelle entreprise, dit nouveaux outils à utiliser. Toutes les entreprises utilisent des logiciels et des processus métiers différents.

C’est pourquoi dans le planning d’onboarding, vous devrez consacrer du temps à la formation.

Planifiez plusieurs sessions de formations pour éviter de submerger par la quantité de nouvelles informations à assimiler la nouvelle recrue.

Vous pouvez aussi prévoir des vidéos de formations pour que le salarié suive à son rythme et apprenne en toute autonomie. Cela lui donnera la possibilité de revenir sur des points qu’il n’a pas compris la première fois ou de simplement revoir le contenu autant de fois qu’il le souhaite.

Après s’être familiarisé avec vos outils et process, votre nouveau salarié pourra gagner rapidement en productivité.

Établir un bilan avec le rapport d’étonnement

Souvent oublié par les entreprises, le rapport d’étonnement permet de réaliser un bilan des premières semaines du nouvel employé dans votre structure. Il prend généralement la forme d’un document écrit adressé au manager.

L’objectif est d’analyser s’il y a des pistes d’amélioration dans votre programme d’intégration mais aussi de repérer d’éventuelles perspectives d’évolution ou des dysfonctionnements.

Ce rapport d’étonnement doit avant tout être constructif pour l’entreprise et vous donner des axes de progression.

Vous pouvez aussi récupérer des feedbacks en proposant des questionnaires de satisfaction aux nouveaux employés. Les retours recueillis vous aideront à ajuster le parcours d’onboarding pour qu’il soit le plus adapté et efficace. En effet, une entreprise doit toujours remettre en cause son fonctionnement pour être la plus performante possible.

De plus, en incitant vos employés à donner leur avis, vous augmentez l’engagement employé.

????L’astuce en plus – Envoyer un kit de bienvenue :

Si votre entreprise a les moyens de le mettre en place, vous pouvez préparer des kits de bienvenue. Ceux-ci contiennent le plus souvent des goodies estampillés aux couleurs de votre entreprise (stylos, sweats, gourdes, clé USB, carnet, etc.). En plus, d’être heureux de recevoir des “cadeaux”, votre salarié s’imprègne directement de votre culture d’entreprise.

Offrir un soutien continu à ses employés

Votre onboarding peut rester simple, l’objectif n’est pas non plus d’en faire trop. Proposer un parcours d’intégration à la hauteur de vos moyens et cohérent avec votre culture d’entreprise. À partir du moment où vous souhaitez mettre en place ce programme, vous trouverez toujours des solutions adaptées à implémenter.

Offrez un soutien continu à vos collaborateurs même après la période d’onboarding pour les fidéliser et les garder à vos côtés.

Connaissez-vous la plateforme LegalySpace ? Elle vous permet d’échanger et de signer électroniquement des documents professionnels. Vous avez aussi une fonctionnalité de campagne d’information qui vous sert à diffuser en quelques clics tous les éléments nécessaires à l’intégration de vos nouveaux salariés.

Vous souhaitez savoir comment LegalySpace peut vous aider ? Contactez l’un de nos experts qui vous accompagnera dans votre projet de dématérialisation du processus d’onboarding.