Transformation digitale pour les entreprises de propreté
Dans un contexte de démocratisation de l’usage du digital en entreprise, de nombreuses sociétés déplorent un manque de compétences en la matière. D’après le baromètre Croissance et Digital de l’ACSEL établi en 2022, 84 % des entreprises de moins de 20 salariés souhaitent mieux maîtriser les outils digitaux. Par ailleurs, 85 % des entreprises de plus de 20 salariés témoignent d’un besoin de facilitation de l’appropriation des outils numériques de la part de leurs collaborateurs.
Plus que l’utilisation de logiciels de dématérialisation, les entreprises doivent repenser leur stratégie digitale en profondeur et opter pour des solutions adaptées à leur secteur d’activité, à leurs exigences et à leur logique de fonctionnement afin d’initier une véritable transformation numérique.
Découvrez comment la dématérialisation peut agir comme levier de transformation digitale pour votre entreprise de propreté.
Le secteur de la propreté et ses défis
Le secteur de la propreté, au lendemain de la crise de Covid-19, est confronté à de nouveaux défis.
S’adapter aux évolutions du marché
Pour fournir des prestations de nettoyage toujours plus qualitatives, les entreprises de propreté doivent se conformer aux exigences de leurs clients, mais également au cadre réglementaire et aux obligations légales. Par ailleurs, face à l’accroissement du télétravail depuis la pandémie de Covid-19, de nombreuses sociétés font le choix du flex office et n’ont plus de locaux attitrés, mettant ainsi un terme à leurs contrats avec des entreprises de propreté. Elles doivent en outre veiller à la satisfaction de la clientèle pour assurer une bonne rétention client, maintenir l’efficacité opérationnelle et assurer la rentabilité de la société.
S’adapter aux contraintes du secteur d’activité du nettoyage
Au sein de leur organisation, les entreprises de propreté sont également confrontées à différentes problématiques RH notamment, administratives et financière :
- la signature des contrats, avec les employés tels que les agents d’entretien comme avec les partenaires commerciaux
- la conformité réglementaire et la sécurisation des données clients, parfois sensibles ou confidentielles telles que les codes d’accès d’un bâtiment ou des données bancaires
- l’augmentation constante des coûts, notamment des produits de nettoyage et des équipements dans un contexte économique d’inflation
- l’embauche dans un secteur d’activité qui peine à recruter
- la fidélisation des collaborateurs
Le digital, levier d’opportunités pour les entreprises du secteur de la propreté
Pour créer de nouvelles opportunités, rester compétitives et moderniser leur image de marque, les entreprises de propreté doivent opérer un virage digital.
Solution de Gestion de la Relation Client (CRM), planification et exécution des tâches, management des ressources humaines ou dématérialisation des processus administratifs : nombreux sont les outils digitaux à la disposition des entreprises de propreté.
Parmi toutes les solutions mises à disposition, les logiciels de dématérialisation des documents s’imposent comme un véritable levier d’opportunités pour les entreprises de nettoyage en termes de sécurité, de qualité des prestations offertes et de réactivité.
Le numérique pour sécuriser les données
La mise en place d’un coffre-fort électronique vous permet de dématérialiser les documents de vos employés (contrats de travail, bulletin de paie) et de votre clientèle (factures, devis). Vous garantissez ainsi une centralisation de toutes les données et un archivage simplifié.
Parce que la sécurisation des données est essentielle à l’ère du digital, le coffre-fort électronique veille également à la conformité de vos fichiers clients pour vous garantir ainsi le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles).
Le numérique pour automatiser la gestion administrative
Pour gagner en productivité, il est nécessaire que vos salariés puissent se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. En automatisant les processus administratifs tels que la transmission des bulletins de paie des agents de propreté, l’automatisation des relances de paiement des entreprises bénéficiant de vos services de nettoyage ou l’horodatage des employés, vos collaborateurs voient leur charge de travail diminuée.
Par ailleurs, vous garantissez une meilleure fiabilité des documents administratifs en diminuant le risque d’erreurs humaines et une sécurisation accrue des échanges.
Le numérique pour sécuriser les signatures de documents contractuels
La signature de contrats est l’un des enjeux prioritaires des entreprises de propreté. Pour réduire le temps de traitement, gagner en réactivité, débuter une prestation de nettoyage dans les plus brefs délais ou répondre rapidement à un besoin en main-d’œuvre, la signature électronique des documents s’impose comme une solution particulièrement adaptée. Plus encore, elle permet de sécuriser les échanges et d’améliorer l’expérience client.
La dématérialisation au service de la compétitivité
Terreau fertile à la création de nouvelles opportunités, la digitalisation des documents permet aux entreprises de propreté de rester compétitives dans un secteur où l’évolution et la réactivité sont la clé.
La digitalisation favorise en outre :
- une meilleure conformité aux évolutions du marché
- une réponse plus adaptée aux demandes et attentes de votre clientèle
- un traitement plus facile des sollicitations des prospects
- une réponse plus rapide aux demandes de votre clientèle
- une image de marque plus moderne grâce à l’intégration de nouvelles technologies
- une réduction notable des coûts
- une sécurisation accrue des données
- une adaptation aisée à la législation
Toutefois, une transformation digitale complète et optimale pour votre entreprise ne saurait être atteinte sans la formation complète de vos collaborateurs. En effet, certains employés non technophiles peuvent montrer quelques réticences à l’usage de nouvelles technologies en raison d’un équipement obsolète, d’un manque de maîtrise des outils numériques ou d’une crainte de la complexification de leurs missions. Accompagner pas à pas les salariés est ainsi un enjeu clé d’une transformation digitale réussie au sein d’une entreprise.
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- l’échange de documents
- la signature électronique
- l’automatisation des envois
- des campagnes d’information personnalisées
- l’archivage des documents
- la collecte des relevés d’heures
- la garantie de la conformité des documents
Une plateforme adaptée à votre secteur d’activité
Parce qu’une transition digitale requiert des solutions sur mesure, nous avons impulsé un partenariat avec le progiciel PEGASE-Propreté afin d’offrir une réponse adaptée à vos exigences et à votre logistique de fonctionnement. Plus qu’un logiciel de dématérialisation des documents, LegalySpace vous permet d’opérer une transformation numérique spécialement conçue pour votre entreprise de propreté et de nettoyage.
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