Dématérialiser les processus RH pour les entreprises de mise à disposition de personnel

D’après le Baromètre RH établi en janvier 2023 par HR Path, 46% des DRH (Directeurs Ressources Humaines), responsables et décideurs d’entreprise interrogés estiment que le niveau de maturité digitale de leur service est insuffisant. Alors que la transformation digitale concentre de nombreuses attentes et présente un levier d’opportunité pour de nombreux secteurs d’activité, nombreux sont les interrogés à ne pas être satisfaits du degré de digitalisation de leur service.

Parce qu’elles sont engagées dans une relation tripartite et traitent des documents concernant les entreprises utilisatrices et leurs salariés, les entreprises de mise à disposition de personnel ont tout intérêt à opter pour une solution de dématérialisation des documents RH.

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Faciliter la relation tripartite grâce à un projet de dématérialisation

Les enjeux d’une entreprise de mise à disposition de personnel

Secteur de la sécurité, la propreté, l’aide à la personne, l’hôtellerie, Groupement d’Employeurs (GE) ou entreprise de travail temporaire, nombreuses sont les typologies d’entreprise de mise à disposition de personnel. Toutefois, elles sont toutes confrontées à des enjeux similaires dont :

  • un volume important de documents traités ;
  • une forte compétitivité ;
  • l’augmentation des coûts notamment les frais de déplacement, les produits ou les équipements  ;
  • les obligations légales telles que la mise à disposition du livret d’accueil et les  notes d’informations.

Face à tous ces enjeux, la dématérialisation des documents est un levier d’optimisation des processus, permettant de faciliter la relation tripartite, caractéristique des entreprises de mise à disposition de personnel.

Résoudre les problématiques RH

Les tâches du service des relations humaines recouvrent toute la gestion des salariés et collaborateurs externes, de la demande de personnel, à la facturation en fin de prestation, en passant par l’archivage des documents. Aussi, si un document pose problème au sein du processus (perte, mauvaise conservation ou archivage), c’est toute la relation tripartite qui peut être compromise. Par ailleurs, la gestion des documents est extrêmement chronophage et peut être une importante source de stress pour vos équipes.

En dématérialisant les processus RH, vous permettez à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée telles que l’accompagnement et la montée en compétences des salariés et vous vous assurez de la bonne exécution de vos processus tout en limitant les risques d’erreur.

Les documents qu’il est possible de dématérialiser

Une entreprise de mise à disposition du personnel peut dématérialiser de nombreux documents.

Une entreprise de mise à disposition du personnel peut dématérialiser de nombreux documents.

Cela permet ainsi d’automatiser leur traitement et les processus de ressources humaines tels que :

  • le tri des documents et leur archivage ;
  • la création de bulletins de paie électroniques ;
  • la programmation de l’envoi des bulletins de paie ;
  • l’envoi des contrats de travail et leur signature électronique ;
  • les attestations Pôle emploi ;
  • l’envoi des factures et des devis ;
  • les relevés d’heures, et bien d’autres encore.

Comment mettre en place un projet de dématérialisation des processus RH dans une entreprise de mise à disposition de personnel ?

Toutefois, choisir un logiciel ne suffit pas à mettre en place une solution de dématérialisation des processus de relations humaines pour votre entreprise et il convient de suivre quelques étapes complémentaires.

S’assurer de choisir une solution adaptée à son secteur d’activité

Afin de vous assurer d’opter pour le logiciel adapté à votre secteur d’activité et à vos exigences, il convient de répertorier tous vos besoins. Vous pourrez ensuite réaliser un benchmark et comparer toutes les solutions existantes sur le marché, leur prix, leurs avantages et leur fonctionnement. Une fois la solution choisie, veillez à construire un planning de déploiement de la dématérialisation et à réaliser des tests en amont de l’exploitation du logiciel par tous les collaborateurs.

Communiquer et former les collaborateurs

Après vous être assuré du bon fonctionnement de vos nouveaux processus RH, vous pouvez déployer une campagne d’information et de communication auprès de vos collaborateurs et de vos clients pour promouvoir cette nouvelle solution. Toutefois, avant le déploiement final, assurez-vous que tous vos collaborateurs soient formés à l’utilisation des nouveaux processus digitaux. Au sein d’une entreprise de mise à disposition de personnel, tous ne sont pas formés à l’utilisation du digital et certains peuvent émettre des réticences à son usage.

Les avantages de la dématérialisation des processus RH pour votre entreprise de mise à disposition de personnel

Les solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus RH offrent de nombreux avantages pour les entreprises de ce secteur d’activité.

Diminution du risque d’erreurs

En automatisant complètement les processus RH, le risque d’erreur humaine est diminué. La digitalisation vous garantit l’envoi dans les temps des documents (contrats, devis, factures, bulletins de paie et relances), leur archivage en bonne et due forme ainsi qu’une saisie correcte des champs grâce à leur pré-renseignement automatique.

Amélioration de l’image de marque

En simplifiant les processus d’échanges et en les fluidifiant, vous améliorez votre image de marque auprès des entreprises et prestataires avec lesquels vous travaillez. L’automatisation vous permet ainsi d’être plus attractif et de vous démarquer des entreprises concurrentes, dans un secteur très concurrentiel. Votre image de marque contribue également à fidéliser vos salariés, dans un contexte économique où le recrutement de nouveaux talents peut s’avérer complexe.

Protection juridique

L’automatisation vous assure également une protection juridique forte. Les outils vous permettent de respecter les lois en vigueur, notamment sur la protection des données personnelles, tout en vous offrant une traçabilité de chaque échange pour ainsi vous couvrir en cas de litige.

Productivité

L’automatisation libère du temps de travail effectif et permet ainsi aux collaborateurs de gagner en productivité. Un logiciel de dématérialisation peut en effet envoyer 5000 documents en une seule heure ! Par ailleurs, grâce à la signature électronique, vous accélérez votre taux de transformation, vous gagnez en temps de traitement et en réactivité.

En effet, en dématérialisant les documents et en instaurant une solution de signature électronique, le recrutement de candidat est facilité et une prestation peut débuter sans délai. De même, les entreprises ne sont plus tenues de prévoir la signature dans les locaux de votre société et peuvent signer un devis bien plus rapidement.

Économies

Enfin, en dématérialisant tous vos documents, vous vous assurez de réaliser des économies notables sur votre consommation de papier et d’encre ! La dématérialisation des documents engage ainsi votre RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). En réduisant ces coûts auparavant alloués au papier et à l’impression, vous pourrez de plus imputer ce budget à d’autres pôles.

LegalySpace, une solution de transformation numérique pour votre entreprise de mise à disposition de personnel

Plateforme unifiée de dématérialisation des documents professionnels et de signature électronique, LeaglySpace vous aide à amorcer votre virage numérique et à atteindre vos objectifs de dématérialisation. Spécialisée dans le secteur du travail temporaire et des ressources humaines, notre solution répond à vos exigences en s’associant simplement à vos logiciels métiers et en s’assurant du respect de vos obligations légales.

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