Certificats de cession : combien de temps et comment les archiver

Article de blog · 6 minutes de lecture · Catégorie : Automobile

Le certificat de cession est l’acte juridique qui scelle la vente d’un véhicule. Sans ce document, l’acquéreur ne peut pas obtenir sa carte grise et le vendeur ne peut pas dégager sa responsabilité. Pour les professionnels habilités SIV, l’archivage de ce document a longtemps relevé du bon sens. Depuis l’arrêté du 1er juillet 2025, c’est devenu une obligation cadrée et numérisée. Voici ce qui change.

📌 À retenir

Certificat de cession : Cerfa 15776, obligatoire pour toute vente de véhicule.
Trois exemplaires : vendeur, acquéreur, ANTS.
Conservation par les pros habilités SIV : 5 ans dans un coffre-fort NF Z 42-020.
Pour un particulier : conservation recommandée d’au moins 5 ans.
Le certificat de cession est distinct de la carte grise barrée.

Ce qu’est le certificat de cession

Le certificat de cession est un formulaire officiel, le Cerfa 15776, qui atteste juridiquement de la vente ou du don d’un véhicule. Il est rempli et signé conjointement par le vendeur (cédant) et l’acquéreur (cessionnaire). Sans ce document, aucune des deux parties ne peut accomplir les démarches administratives liées au transfert de propriété.

Le certificat existe sous forme papier (à imprimer en plusieurs exemplaires) et sous forme numérique (saisie directe sur le site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés). Pour les professionnels habilités SIV, la version numérique est désormais la voie royale.

Les informations qu’il contient

Le Cerfa 15776 réunit toutes les informations nécessaires à la traçabilité de la cession :

Identité complète du vendeur et de l’acquéreur.
Caractéristiques du véhicule (marque, modèle, type, immatriculation, numéro VIN).
Date et heure de la cession.
Kilométrage au compteur.
Mention de l’état (vendu en l’état pour réparation, hors d’usage, pour la destruction).
Signatures des deux parties.

La durée de conservation pour les pros

5 ans imposés depuis 2025

Pour les professionnels habilités au Système d’Immatriculation des Véhicules, le certificat de cession fait partie des pièces justificatives du dossier d’immatriculation. À ce titre, il est soumis à la durée de conservation de cinq ans imposée par l’arrêté du 1er juillet 2025, qui modifie l’arrêté du 9 février 2009.

Cette durée court à compter de la date de demande d’immatriculation associée au dossier. Elle s’applique à tous les types de cession : vente, don, cession entre professionnels, cession pour destruction.

Format obligatoire : numérique sécurisé

Le certificat doit être archivé dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42-020. Le format papier seul ne suffit plus : même un certificat de cession rempli à la main doit être numérisé et déposé dans le coffre-fort. Le papier peut être conservé en complément, jamais en substitut.

Pourquoi un coffre-fort et pas un simple stockage cloud

Un coffre-fort numérique conforme garantit l’intégrité du document : impossibilité de modification après dépôt, horodatage, journalisation des accès. Ces garanties donnent au certificat sa valeur probante en cas de contestation : litige sur la date de cession, contestation d’un PV reçu après la vente, contrôle préfectoral. Un fichier PDF stocké sur Google Drive ne présente pas ces garanties.

Cas particuliers

Cession pour destruction

Lorsqu’un véhicule est cédé pour destruction à un démolisseur agréé (centre VHU), le certificat de cession est remplacé par un certificat de destruction. La durée de conservation reste de cinq ans dans le cadre du dossier d’immatriculation.

Vente à l’export

Pour une cession à un acquéreur situé hors de France, le certificat de cession est complété par le quitus fiscal et, le cas échéant, par les documents douaniers. L’ensemble du dossier suit la durée de conservation de cinq ans.

Cession entre professionnels

Lorsque le véhicule passe d’un professionnel à un autre (par exemple d’un mandataire à un négociant en VO), un certificat de cession est également requis. Chaque partie doit conserver son exemplaire dans son propre coffre-fort, pendant cinq ans.

Les bonnes pratiques d’archivage

1. Numérisation immédiate. Dès qu’un certificat de cession est signé, il est numérisé en haute définition (300 dpi minimum) et au format PDF/A pour la pérennité.

2. Vérification de la complétude. Avant le dépôt, contrôler que toutes les rubriques sont remplies, que les signatures sont présentes et que le kilométrage est lisible.

3. Indexation rigoureuse. Renseigner les métadonnées dans le coffre-fort (numéro VIN, immatriculation, date de cession, identité des parties). Ces informations permettent de retrouver instantanément un document.

4. Couplage avec le dossier complet. Lier le certificat de cession aux autres pièces du dossier d’immatriculation (carte grise barrée, demande Cerfa 13750, mandat, justificatifs).

5. Programmation de la destruction. Configurer dans le coffre-fort la suppression automatique à 5 ans, avec génération de l’attestation de destruction conforme.

Que conserver pour un particulier

Pour un particulier qui vend ou achète un véhicule, aucune obligation légale stricte ne fixe une durée de conservation. La pratique recommande toutefois de garder les exemplaires du certificat de cession pendant au moins cinq ans.

Cette précaution permet de répondre à plusieurs situations : contestation d’un PV reçu après la cession, demande de l’administration fiscale, litige avec l’acquéreur sur l’état du véhicule, doute sur l’enregistrement de la cession. Un fichier PDF conservé sur un cloud personnel et imprimé à l’occasion suffit.

Le risque de la conservation au-delà des 5 ans

Conserver un certificat de cession au-delà de cinq ans n’est pas seulement inutile : c’est contraire au RGPD. Le règlement européen impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire.

Pour les pros habilités SIV, la destruction à 5 ans est donc à la fois une obligation et une protection. Le coffre-fort numérique conforme NF Z 42-020 doit pouvoir gérer cette destruction de manière automatique et tracée, avec une attestation conforme au modèle préfectoral.

Pour finir

Le certificat de cession est l’un des documents les plus sensibles du dossier d’immatriculation. Il scelle un transfert de propriété, dégage la responsabilité du vendeur, fonde la légitimité de l’acquéreur à demander une carte grise. Pour les professionnels, son archivage rigoureux dans un coffre-fort numérique conforme n’est plus une option : c’est la condition de la conformité SIV depuis le 1er août 2025.

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Pour aller plus loin

Arrêté du 1er juillet 2025 : ce qu’il change pour les pros de l’automobile
Durée de conservation d’une carte grise barrée
Mandats d’immatriculation : conservation et valeur probante

Sources

Cerfa 15776, déclaration de cession d’un véhicule, Service-public.fr
Arrêté du 9 février 2009 modifié, Légifrance
Code de la route, articles R. 322-1 et suivants