Tout savoir sur la signature électronique

D’après une étude YouGov menée en janvier 2021, 77% des interrogés considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise. Alors que la signature de contrat est l’un des enjeux prioritaires de toute entreprise et étant données les conséquences de la crise sanitaire sur le monde du travail (hybridation, flex office, limitation des déplacements, etc.), la signature électronique constitue aujourd’hui un levier permettant de digitaliser entièrement les transactions et les échanges, tout en gagnant en sécurité et en productivité et en réduisant les coûts.

LegalySpace, plateforme unifiée de dématérialisation de documents et de signature électronique, vous dit tout sur cette solution !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est une solution en ligne qui permet de certifier la conformité d’un document numérique sous format PDF, Word ou encore Excel, et assure sa non- répudiation. Selon le Code civil, en France, la signature électronique est l’équivalent d’une signature manuscrite pour les documents dématérialisés.

En un clic et à tout moment, il est possible de signer de nombreux documents tels que :

• Contrat de travail ;
• Facture ;
• Bon de commande ;
• Devis ;
• Document comptable ;
• Document RH, et bien d’autres encore.

Quelle est la valeur légale d’une signature électronique ?

L’article 1366 du Code civil précise qu’en France « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».

La prise en main de la signature électronique est-elle complexe ?

La mise en place de solutions de signature électronique s’inscrit plus globalement dans une démarche de dématérialisation des documents d’entreprise et de tournant numérique. Tous les documents contractuels envoyés et signés sont ensuite archivés dans un coffre-fort numérique, offrant une accessibilité simple et illimitée, sans risque de dégradation ou de perte, et garantissant leur intégrité.

Plus encore, la signature électronique permet de fluidifier les échanges et d’avoir une visibilité accrue sur le statut du document contractuel : non lu, signé, en cours de validation, etc., facilitant le travail des équipes commerciales, RH et comptables.

Dans quelles mesures la signature électronique est-elle la clé de la sécurisation des échanges et des données ?

En France, pour qu’elle détienne une valeur juridique auprès du règlement l’eIDAS, la signature électronique doit être cryptée et s’appuyer sur un système de chiffrement des données, rendant impossible toute modification ou falsification du document. Cette solution garantit ainsi l’intégrité des documents signés et protège l’entreprise de cyberattaques.

Plus encore, le signataire doit prouver son identité avant la remise du certificat électronique, limitant les risques d’usurpation d’identité.

Comment la signature électronique permet-elle de gagner en productivité ?

La signature électronique vous permet d’accélérer votre taux de transformation. Qu’il s’agisse de la signature de contrats de travail de membres de votre personnel ou de la signature de devis, cette solution électronique fluidifie et accélère le traitement des documents contractuels et optimise la réactivité de votre entreprise.

Plus encore, en automatisant la gestion des processus documentaires, vos collaborateurs peuvent se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Comment la signature électronique améliore-t-elle l’expérience utilisateur et la marque employeur ?

Grâce à la mise en place d’une solution de signature électronique, le signataire peut signer un document à tout moment, où qu’il soit, sans avoir besoin de programmer un rendez-vous dans les bureaux de l’entreprise. De plus, cette solution innovante vous permet de vous démarquer face aux entreprises concurrentes, mais également d’améliorer votre marque employeur pour ainsi attirer de nouveaux prospects et fidéliser vos collaborateurs.

Dans quelles mesures la signature électronique permet-elle de réaliser des économies ?

Les signatures électroniques permettent de limiter l’utilisation de matériaux consommables tels que l’encre et le papier. Mais également de réduire les coûts liés à la gestion, l’envoi, le stockage et l’archivage des documents d’entreprise. Par ailleurs, en réduisant la charge de travail de vos équipes, ces dernières pourront se concentrer davantage sur des missions au cœur de votre secteur d’activité et à plus grande valeur ajoutée.

Dans quelles mesures la signature électronique est-elle la clé de la compétitivité et de la productivité ?

La mise en œuvre de solutions de dématérialisation offre de multiples avantages au service de la compétitivité et de la productivité tels que :

• L’élimination de nombreuses tâches (relances, envoie postaux, archivage, recherche documentaire, impression des documents, etc.) ;
• La fluidification des échanges et de la collaboration ;
• La diminution du risque d’erreur de traitement ;
• L’automatisation de la gestion documentaire ;
• L’augmentation du taux de signature ;
• La conformité juridique ;
• La maîtrise des coûts ;
• L’attractivité de vos services.

Comment choisir sa solution de signature électronique ?

Afin de choisir une solution de signature électronique, il convient de :

• Répertorier vos besoins.
  Volume de signatures, fréquences, intégration aux processus métiers et exigences de votre secteur d’activité définissent votre besoin en signature simple ou en solution d’automatisation complète ;
• S’interroger sur le niveau de sécurité requis.
  Il convient de vous assurer de la conformité juridique et légale de la solution, du niveau de sécurité attendu en fonction des documents signés et de la sensibilité de vos données. Vous pouvez ainsi privilégier un tiers de confiance qui génère ses propres certificats électroniques.
• S’assurer de la facilité de prise en main du logiciel.
  Votre solution doit être accessible à toutes les parties prenantes, signataire comme émetteur, et offrir une expérience utilisateur fluide.

LegalySpace proprose-t-elle des solutions de signatures électroniques sécurisées pour les entreprises ?

LegalySpace vous propose une solution de signature électronique qualifiée et garantissant l’intégrité du document. Notre système de triple identification du signataire et de l’émetteur assure de plus l’authentification de la signature.

Notre logiciel est conforme à l’eIDAS, délivré par un tiers de confiance Certinomis, enregistré au registre LSTI et associés à un dossier de preuve, vous protégeant juridiquement.

Enfin, notre API Rest vous permet l’intégration aisée de notre solution de signature électronique à vos logiciels métiers.