Coffre-Fort Numérique
06/01/2026

Quels documents auto doivent être archivés ? (VO, SIV, contrats…)

Entre vente de véhicules d’occasion (VO), dossiers SIV, contrats, factures et pièces justificatives, la question revient sans cesse côté réseaux auto et éditeurs : quels documents doivent être archivés, et surtout comment les archiver pour rester serein en cas de contrôle ou de litige ?

Cet article te donne une vue structurée, avec des exemples concrets (VO, SIV, atelier, contrats) et une méthode simple pour cadrer ton archivage électronique et ton archivage probant (selon tes exigences). Les obligations exactes dépendent de ton activité, des flux et du statut (ex : habilitation SIV). En cas de doute, validation juridique recommandée.

Sommaire

Pourquoi archiver (vraiment) dans l’automobile ?

Dans l’auto, on ne parle pas seulement de “stocker des PDF”. On parle de pouvoir reconstituer un dossier (pièces + contexte) plusieurs années après, avec une traçabilité suffisamment robuste pour :

  • Répondre à un contrôle (administratif ou réseau) sans mobilisation massive des équipes,
  • Gérer un litige (vente, garantie, contestation) avec des pièces retrouvables,
  • Rassurer (client final, financeur, assureur, constructeurs) sur la conformité,
  • Industrialiser les process : moins de pertes de docs, moins d’erreurs, moins de support.

Si tu es éditeur (DMS / VO / SIV / CRM), l’archivage devient un vrai sujet produit : il impacte ton support, ton cycle de vente et ta capacité à signer des comptes structurés.

Les 4 règles d’or : quoi, quand, combien de temps, comment

1) Quoi archiver ?

Archive ce qui sert à prouver une décision (accord, consentement), à prouver une opération (vente, immat, réparation) ou à prouver une obligation (comptable, fiscale, conformité). Évite d’archiver “tout et n’importe quoi” : ça rend l’audit impossible.

2) Quand archiver ?

Le bon moment, c’est au moment où le document devient “engageant” : signature, validation, dépôt SIV, émission de facture, clôture d’ordre de réparation, etc.

3) Combien de temps conserver ?

Les durées varient selon la nature des documents (fiscal, social, commercial, assurance…). Plutôt que de mettre une durée unique, définis une politique de rétention par typologie (ex : dossier SIV, facture, contrat, OR) et fais-la valider selon ton contexte.

4) Comment archiver ?

Pour les documents sensibles, l’objectif n’est pas seulement “stockage”, mais archivage électronique robuste et, si nécessaire, archivage probant (intégrité + traçabilité + restitution). Le mot-clé clé : restitution. Si tu ne peux pas ressortir un dossier propre en quelques minutes, ton dispositif est fragile.

Documents SIV : pièces et logique de dossier

Les dossiers liés au SIV (immatriculation) doivent être construits comme des “dossiers audités” : pièces justificatives + cohérence + capacité à restituer. La liste exacte dépend des opérations (immatriculation, changement titulaire, etc.), mais voici la logique à appliquer.

Catégories à prévoir dans ton dossier SIV

  • Pièces justificatives (selon l’opération) : identité, adresse, etc.
  • Mandats / habilitations si un tiers agit (selon process).
  • Pièces véhicule (selon cas) : conformité, documents techniques, etc.
  • Traces d’opération : éléments permettant de comprendre “qui a fait quoi, quand” (utile en audit).

Bonnes pratiques “SIV” côté éditeur

  • 1 dossier = 1 opération : évite de mélanger plusieurs actes dans un même bloc.
  • Typologie stable : 10–20 types max, sinon l’usage explose.
  • Métadonnées minimales : type doc, date, utilisateur, référence dossier/véhicule.
  • Qualité scan : lisible, complet, homogène.

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Documents VO/VN : vente, reprise, financement

En VO (et souvent en VN), l’archivage se joue sur la capacité à prouver : l’accord, les engagements, les conditions, et les pièces de transaction. C’est aussi un point sensible quand un groupe multi-sites veut industrialiser.

Vente VO : documents courants à archiver

  • Bon de commande + annexes (conditions, options, garanties, etc.).
  • Facture (et éléments comptables associés selon organisation).
  • Documents de cession (selon process).
  • Documents de financement / location (si applicable) + accords.
  • Garantie / extensions / documents de service (si applicables).

Reprise / rachat : documents à ne pas oublier

  • Évaluation (rapport, estimation, éléments justificatifs),
  • PV / check véhicule (état, photos, remarques),
  • Accord de reprise (signature/validation).

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Documents atelier : OR, devis, factures

En après-vente, l’archivage est critique pour gérer les contestations, les garanties et les contrôles internes. Le trio “OR → devis → facture” doit être reconstituable facilement.

Atelier : documents à archiver

  • Ordre de réparation (OR) (ou ordre de mission).
  • Devis + preuves d’acceptation (signature / validation).
  • Facture + annexes (si nécessaires).
  • Éléments de prise en charge (selon process) : assurances, garanties, accords.

Conseil opérationnel

Prévois un mécanisme d’acceptation traçable (signature ou validation horodatée) et une restitution “dossier atelier” exportable pour le client ou le réseau.

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Contrats & documents transverses : RH, fournisseurs, assuranc

Au-delà du “pur auto”, ton entreprise manipule des documents transverses qui doivent aussi être archivés correctement, surtout si tu industrialises via un DMS ou un coffre-fort numérique.

Contrats commerciaux & fournisseurs

  • Contrats fournisseurs, CGV/conditions, avenants.
  • Contrats de prestation, maintenance, licences logicielles.
  • Documents de conformité (selon secteurs/obligations).

RH / interne

  • Contrats de travail, avenants, documents RH clés (selon politique interne).
  • Documents liés à la sécurité / habilitations (selon organisation).

Assurance / sinistre

  • Dossiers sinistres, constats, échanges, preuves associées.
  • Documents de prise en charge (selon cas).

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Méthode éditeur : typologie + métadonnées + restitution

Si tu es éditeur, la meilleure façon de traiter “quels documents doivent être archivés” est d’éviter la liste infinie. Utilise plutôt une méthode en 3 couches :

1) Une typologie documentaire stable

Définis 10–20 types de documents max (SIV / vente / atelier / contrats). Chaque type correspond à une règle de dépôt, de droits et de conservation.

2) Des métadonnées minimales

  • Type de document
  • Date / événement (signature, dépôt, facture…)
  • Utilisateur / point de vente
  • Référence véhicule / dossier / opération

3) Une restitution “audit-ready”

Ton dispositif doit permettre d’exporter en quelques clics : le dossier complet + les preuves + les logs. C’est là que le coffre-fort numérique et l’archivage probant prennent toute leur valeur.

Checklist rapide

  1. J’ai défini les flux : SIV / VO-VN / atelier / contrats.
  2. J’ai une typologie documentaire (10–20 types max).
  3. Chaque document a un ID unique + rattachement dossier/véhicule/opération.
  4. Mes scans sont lisibles et complets (contrôle qualité).
  5. Je capture les métadonnées minimales (type, date, utilisateur, référence).
  6. Je journalise dépôt, accès, export, restitution (traçabilité).
  7. Je peux exporter un dossier complet en moins de 5 minutes (restitution).
  8. J’ai une politique de rétention par typologie (durées).

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FAQ

Quels documents faut-il archiver pour une vente VO ?

Au minimum, tout ce qui prouve l’accord et l’exécution : bon de commande, facture, documents de cession (selon process), garanties, et les preuves de validation/signature si elles existent.

Quels documents sont concernés par le SIV ?

Les pièces justificatives du dossier d’immatriculation, plus les éléments nécessaires à reconstituer l’opération (qui, quand, sur quel dossier). La liste exacte dépend de l’opération et du statut/habilitation.

Quelle différence entre stockage et archivage probant ?

Le stockage conserve un fichier. L’archivage probant vise l’intégrité, la traçabilité (journaux) et la restitution (capacité à produire document + preuves en audit).

Dois-je mettre tous mes documents dans un coffre-fort numérique ?

Pas forcément. Réserve le dispositif le plus robuste aux documents à fort enjeu (SIV, contrats, preuves d’accord, dossiers sensibles). Le reste peut suivre une politique d’archivage électronique plus simple, selon ton risque.

Comment faire une bonne “liste” de documents à archiver sans se tromper ?

Ne pars pas d’une liste infinie. Pars de tes flux (SIV/vente/atelier), définis une typologie stable, puis associe à chaque type : moment de dépôt, droits, métadonnées, durée de conservation et mode de restitution.