OAIS : Le cadre de référence pour l’archivage à long terme

Le modèle OAIS (Open Archival Information System, ou Système ouvert d’archivage de l’information) est une norme incontournable pour la conservation à long terme des documents numériques. Il offre un cadre structuré garantissant la pérennité, la consultation et la gestion des données archivées. Découvrez comment le modèle OAIS peut améliorer vos pratiques d’archivage et pourquoi il est central dans les solutions proposées par LegalySpace.

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Qu’est-ce que le modèle OAIS ?

Le modèle OAIS est défini par la norme ISO 14721, spécifiquement conçue pour les systèmes d’archivage. Ce cadre décrit :

Les principes essentiels pour préserver l’intégrité et l’accessibilité des archives numériques.
Les rôles des différentes entités impliquées dans l’archivage : producteurs, administrateurs et utilisateurs.
Une organisation claire pour gérer les données archivées tout au long de leur cycle de vie.

Pourquoi OAIS est-il essentiel pour l’archivage ?

Adopté mondialement, OAIS s’applique aux entreprises et organisations souhaitant garantir la durabilité de leurs archives numériques.

1. Pérennité des données : Le modèle OAIS propose des outils et processus pour préserver les documents numériques sur le long terme, malgré les évolutions technologiques.
2. Accessibilité continue : OAIS garantit que les données archivées restent compréhensibles et exploitables, y compris avec de nouvelles technologies.
3. Cadre normatif structuré : Il offre une méthodologie reconnue et validée internationalement, facilitant la mise en conformité réglementaire.
4. Interopérabilité : Les principes d’OAIS assurent une compatibilité avec d’autres systèmes d’archivage, facilitant les échanges et la gestion des données.
5. Fiabilité accrue : En adoptant ce modèle, les entreprises démontrent leur sérieux en matière de gestion documentaire et de sécurité des données.

Les éléments clés du modèle OAIS

OAIS repose sur six entités fonctionnelles qui organisent les activités d’archivage :

Ingest (Acquisition) : Collecte et préparation des données à archiver, y compris leur formatage.
Archival Storage (Stockage) : Gestion des supports de stockage pour garantir la préservation des données.
Data Management (Gestion des données) : Organisation des métadonnées pour retrouver et interpréter les informations archivées.
Access (Accès) : Mise à disposition des archives aux utilisateurs autorisés.
Administration : Supervision et mise à jour des politiques d’archivage.
Preservation Planning (Planification de la conservation) : Anticipation des évolutions technologiques pour éviter l’obsolescence.

OAIS et les réglementations françaises

En France, le modèle OAIS joue un rôle clé dans les systèmes d’archivage électronique certifiés, notamment pour respecter :

La norme NF Z42-013, dédiée à l’archivage électronique.
Les exigences des réglementations européennes telles que eIDAS.
La certification NF203, qui garantit la valeur probante des archives numériques.

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L’approche de LegalySpace vis-à-vis d’OAIS

Chez LegalySpace, nous intégrons les principes du modèle OAIS dans nos solutions pour vous offrir une gestion documentaire fiable et pérenne :

Archivage à valeur probante : Nos solutions respectent les normes NF Z42-013 et NF203 pour garantir la légalité de vos documents.
Accessibilité garantie : Les archives restent disponibles et lisibles, même avec les évolutions technologiques.
Sécurité renforcée : Notre infrastructure assure l’intégrité et la confidentialité des documents.
Interopérabilité : Nous assurons une parfaite compatibilité avec d’autres systèmes de gestion documentaire.
Accompagnement personnalisé : Nous vous guidons dans la mise en place d’une politique d’archivage conforme au modèle OAIS.

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FAQ sur le modèle OAIS

Qu’est-ce que le modèle OAIS ?

Le modèle OAIS, ou Open Archival Information System, est une norme définie par l’ISO 14721. Il établit un cadre de référence pour l’archivage à long terme des documents numériques, garantissant leur accessibilité et leur pérennité.

Quels sont les objectifs principaux du modèle OAIS ?

OAIS vise à :

Préserver l’intégrité des archives numériques sur le long terme.
Assurer leur accessibilité pour les utilisateurs autorisés.
Permettre une gestion fiable et transparente des données archivées.

Le modèle OAIS est-il obligatoire ?

OAIS n’est pas une obligation légale, mais il est largement adopté comme meilleure pratique dans les secteurs nécessitant une conservation durable des données numériques, notamment dans le respect de normes comme NF Z42-013 ou ISO 27001.

Quelle est la différence entre OAIS et d’autres normes d’archivage ?

OAIS est un cadre général qui structure les processus d’archivage à long terme. Il se distingue par son approche systémique et ses six entités fonctionnelles, tandis que des normes comme NF Z42-013 ou NF203 sont plus spécifiques à des contextes réglementaires ou techniques.

Comment LegalySpace intègre-t-il le modèle OAIS ?

LegalySpace applique les principes OAIS à travers :

Un archivage sécurisé et conforme aux normes.
Une gestion des métadonnées pour garantir l’accessibilité des documents.
Des solutions évolutives adaptées à vos besoins.

Le modèle OAIS garantit-il la conformité réglementaire ?

Bien que OAIS ne soit pas une réglementation, il est compatible avec des normes et cadres légaux, comme les réglementations eIDAS en Europe ou la norme NF Z42-013 en France.

OAIS est-il adapté à toutes les entreprises ?

Oui, le modèle OAIS est flexible et s’adapte à toutes les structures, des PME aux grandes entreprises, ainsi qu’aux institutions publiques ayant des besoins en archivage à long terme.

Quels sont les avantages d’utiliser OAIS avec LegalySpace ?

En adoptant OAIS avec LegalySpace, vous bénéficiez :

D’un archivage sécurisé et conforme.
De solutions prêtes à l’emploi respectant les normes ISO et françaises.
D’un accompagnement expert pour une transition fluide vers l’archivage électronique.

Pourquoi choisir LegalySpace pour l’archivage OAIS ?

LegalySpace associe expertise et technologie pour garantir un archivage à long terme fiable, sécurisé et en conformité avec les normes internationales et françaises, tout en simplifiant vos processus documentaires.