Dématérialiser ses processus de gestion documentaire en toute sécurité
D’après une étude Ipsos publiée en 2021, en France, 41 % des entreprises reconnaissent que le digital contribue à leur chiffre d’affaires. Pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire), sociétés entre 250 et 4999 salariés, ce chiffre monte par ailleurs à 60 %. Dématérialiser ses processus de gestion documentaire et opter pour des logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents) ou de SAE (Système d’Archivage Électronique) apparaît ainsi comme un levier économique certain pour les entreprises. Toutefois, pour être effectif, ce processus doit être effectué au moyen d’une approche globale.
Comment dématérialiser ses processus de gestion documentaire, centraliser l’information et la gérer de manière globale dans un écosystème varié ? LegalySpace vous donne les clés pour construire un écosystème de confiance.
La dématérialisation des documents : enjeux
Si la dématérialisation offre des avantages certains pour les entreprises, son déploiement doit toutefois être minutieusement réfléchi.
Une vision globale de la dématérialisation
Afin de mettre en place une solution de dématérialisation des processus de gestion documentaire, il est nécessaire de prendre de la hauteur et d’avoir une vision globale. En effet, cette transformation numérique ne peut être réalisée qu’à condition que les outils puissent communiquer entre eux. Pour votre dématérialisation, il convient ainsi de privilégier la création de votre propre écosystème de confiance ou une approche best-of-breed, dont l’objectif est d’utiliser les outils les mieux adaptés pour les faire dialoguer entre eux plutôt qu’une suite de logiciels “tout intégrés”.
L’enjeu est ainsi l’utilisation d’une plateforme qui centralise les échanges et automatise les processus de gestion documentaire en s’interconnectant aux outils. En dématérialisant la gestion documentaire, l’objectif est d’obtenir une intégration transparente pour les utilisateurs, de fiabiliser les échanges, de simplifier le travail de vos collaborateurs et de gagner en praticité pour accroître la productivité.
Pour coupler les différentes solutions, vous pouvez les intégrer sous forme d’API (Application Programming Interface), permettant de connecter un logiciel à un autre afin de fonctionner en partenariat et d’échanger des données et des fonctionnalités.
Les risques d’une dématérialisation des documents d’entreprise
De la modification d’un document, à son envoi, en passant par sa validation et son archivage, la GED et le SAE couvrent l’ensemble des fonctionnalités autour d’un document en format numérique. La sécurisation des flux est ainsi l’un des enjeux majeurs de votre transformation numérique.
En effet, la dématérialisation du papier peut comporter des risques de cyberattaque externe lorsque le niveau de sécurité est faible ou de perte de données par accident ou par négligences d’un collaborateur.
L’organisation : la clé d’une dématérialisation réussie
Afin d’aboutir à une solution de dématérialisation qui réponde à tous ces enjeux, il convient de suivre quelques règles.
Définition des besoins de l’entreprise
Si vous êtes à la tête d’une TPE (Toute Petite Entreprise) ou d’une ETI de 4000 salariés, vous ne disposerez pas de la même fréquence et du même volume de documents à automatiser. Gardez en tête l’objectif financier : si le volume est peu important, dématérialiser ces processus n’est peut-être pas intéressant. A l’inverse, si votre entreprise échange un volume important de documents, cette solution peut bénéficier d’avantages multiples et représenter un réel levier d’opportunités.
Définir vos besoins en automatisation est ainsi essentiel pour vous assurer d’opter pour un logiciel adapté à vos exigences, votre secteur d’activité et votre entreprise.
Identification des ressources
Une fois vos besoins en automatisation définis, il convient d’identifier toutes les ressources nécessaires à sa mise en œuvre. Par exemple, l’automatisation d’un document nominatif requiert de nombreuses informations telles que :
- l’émetteur
- le destinataire
- les numéros du contrat, de la facture, du bulletin de paie, etc.
Veillez ainsi à éditer les documents que vous souhaitez dématérialiser d’une manière spécifique. Vous pouvez par exemple ajouter une ligne optique en haut des documents contenant toutes les informations pour préparer votre transformation numérique.
Collecte des informations
La dématérialisation du papier nécessite également l’accès aux données sans avoir à les recopier afin de gagner en temps de traitement. Pour faciliter le processus de récupération de l’information, se connecter à la base de données de l’outil de collecte des informations est la technique la plus aisée. Vous pouvez également opter pour un logiciel disposant de techniques de reverse engineering, permettant d’extraire les données existantes.
Comment obtenir un écosystème de confiance ?
Pour obtenir un écosystème de confiance, il convient également de s’assurer de certains points.
Prendre le temps nécessaire pour déployer votre projet
Avant d’initier votre projet de dématérialisation des processus de gestion documentaire, il est primordial de vous assurer du bon rouage de votre plan d’action et de votre futur écosystème.
En effet, certains outils ne sont pas interconnectables dès leur démarrage, il est ainsi nécessaire de vous informer des délais et de savoir s’il existe des API ou si vous devez les créer. Avant de déployer votre dématérialisation, n’hésitez pas à réaliser des tests en amont ainsi qu’un POC (Proof of Concept).
Répondre aux normes en vigueur
Respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles) ou Généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA à partir de 2024, chaque secteur d’activité dispose d’obligations légales qui lui sont propres. Plus que l’aspect technique, il est nécessaire de vous assurer de pouvoir répondre aux normes en vigueur avant de construire votre écosystème.
S’assurer d’un retour sur investissement
L’objectif premier d’un projet de dématérialisation est de créer de la valeur. Avant de déployer votre solution de dématérialisation des processus de gestion documentaire, assurez-vous du retour sur investissement ou ROI (Return On Investment) qu’elle va engendrer. Certains logiciels peuvent vous apporter un accompagnement personnalisé pour vous aider dans la réussite de votre projet.
LegalySpace, une solution de dématérialisation des processus de gestion documentaire sécurisée
LegalySpace est une plateforme unifiée de dématérialisation des documents et de signature électronique.
Une solution qui s’adapte à votre écosystème
Notre solution de signature électronique et de dématérialisation des documents s’associe à vos logiciels métiers et répond aux enjeux légaux de votre secteur d’activité. Nous avons impulsé des partenariats avec des progiciels, tels que PEGASE-Propreté, afin de vous offrir une solution adaptée à votre logique de fonctionnement. Notre plateforme peut également s’intégrer avec différents logiciels tels que Chorus Pro, TradeShift ou EIFFAGE, centralisant ainsi toutes les informations et créant un véritable écosystème.
Une plateforme qui vous mène à la réussite
Plus qu’une solution qui vous permet de dématérialiser vos documents de manière sécurisée et d’automatiser leur gestion, LegalySpace met à votre disposition un support technique et interlocuteur unique pour vous accompagner durant toutes les étapes de votre projet (installation, récupération des documents, paramétrage, déploiement, formation des équipes, suivi).
Vous souhaitez initier un projet de dématérialisation des processus de gestion documentaire pour votre entreprise ? Découvrez dès à présent les conseils et le retour d’expérience de nos experts !
