Abalone : plus de 400 000 documents échangés avec LegalySpace en 2021
Avec 30 ans d’expérience dans le domaine du travail temporaire et des ressources humaines, les agences Abalone accompagnent les entreprises et les conseillent pour trouver les talents qu’il leur faut, et ce, quel que soit leur domaine d’activité.
Le groupe Abalone est aujourd’hui une référence en matière de service et de proximité. Il privilégie la qualité de ses prestations et le respect de ses engagements, autour d’une identité forte et assumée : « Une Tribu qui avance du bon pas ! ».
Le défi d’Abalone
Un des enjeux majeurs pour le secteur du travail temporaire est la gestion massive des documents administratifs (bulletins de salaire, contrats, attestations pôle emploi, factures, etc.).
De plus, le changement des modes de travail qui continue de se digitaliser, incite les agences d’intérim à numériser leur processus administratif.
Cette transformation numérique s’est vue accélérée notamment avec l’évolution de la législation comportant de nouvelles exigences en termes de traçabilité.
Par exemple, pour Abalone, 1 contrat représente minimum 4 feuilles à signer !
Un autre critère important pour Abalone est qu’il souhaitait offrir un nouveau service à leurs intérimaires et leurs clients.
L’objectif pour le groupe est de transmettre par voie électronique les factures à ses clients et les bulletins de salaire à ses intérimaires pour simplifier les échanges.
C’est pourquoi Abalone a commencé à rechercher une solution complète pouvant répondre aux obligations législatives et à leurs problématiques métiers.
Les chiffres clés :
- 80 agences d’Emploi
- 4 000 intérimaires
- 250 salariés permanents
- 20 000 recrutements par an
La recherche d’une solution
Une fois le besoin clairement identifié, les équipes Abalone ont recherché la solution qui correspondait le mieux à leurs attentes. Pour cela, ils ont effectué un benchmark des produits du marché en participant à des salons professionnels ou via des recherches web.
Ils ont également eu l’opportunité d’essayer plusieurs plateformes de dématérialisation pour pouvoir échanger des documents avec leurs clients qui étaient déjà utilisateurs de ce type d’outil.
Au fil de leurs recherches, les équipes Abalone ont porté leur choix sur LegalySpace, éditeur d’une plateforme unifiée de dématérialisation et de signature électronique, expert dans le secteur de la mise à disposition de personnel.
Le choix de LegalySpace
Le groupe Abalone a fait confiance à LegalySpace pour la mise en place d’une plateforme de dématérialisation au sein de leur réseau. Plusieurs critères ont été déterminants dans ce choix.
La partie technique, puisque l’outil d’automatisation LegalySpace a été installé sur les serveurs d’Abalone et les données sont hébergées en France ce qui est un argument crucial pour Abalone.
De plus, les solutions LegalySpace sont compatibles avec le logiciel Anael TT qui est utilisé quotidiennement par les équipes Abalone.
Un des éléments importants pour le groupe Abalone est également la présence d’un service client de qualité au sein de LegalySpace. L’éditeur met à disposition un support technique dédié composé par une équipe réactive et disponible pour accompagner les clients dans leur transformation digitale.
5 objectifs principaux :
- Respecter les obligations légales
- Faciliter les échanges de documents
- Diminuer les frais postaux et la consommation de papier
- Mettre en place la signature électronique
- Offrir un nouveau service aux intérimaires et clients
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La mise en place
La plateforme unifiée de dématérialisation des documents professionnels LegalySpace a été mise en place de manière progressive dans les agences Abalone.
Dans un premier temps, 2 agences l’ont testé pendant 1 an. Puis, dans un second temps, le déploiement s’est effectué sur l’ensemble des agences par groupe de 5.
Au bout de 3 ans, tout le réseau d’agence d’Abalone utilisait la solution LegalySpace pour simplifier leur processus administratif.
Aujourd’hui, les 80 agences de travail temporaire Abalone sont équipées de la plateforme de dématérialisation LegalySpace et s’en servent au quotidien.
LegalySpace a accompagné Abalone pour l’aider à faire adhérer les collaborateurs et les intérimaires à l’utilisation de la plateforme. Cela passe notamment par l’organisation de formation en petit groupe mais aussi pas la mise à disposition des ressources telles qu’une base de connaissances, des tutoriels vidéos ou encore des guides pratiques.
Un chef de projet LegalySpace est également dédié à Abalone pour faire régulièrement des points et s’assurer qu’Abalone tire le maximum de valeur de la solution.
Une des forces de LegalySpace mise en avant par Abalone est le service client. Le support technique LegalySpace est réactif et accessible.
Les équipes Abalone ne sont pas renvoyées vers des messageries automatiques ou des FAQ.
Elles n’attendent pas non plus plusieurs jours pour avoir des réponses à leurs questions ou des informations supplémentaires.
LegalySpace s’engage à répondre le plus rapidement possible et reste à l’écoute des ses clients.
La société met un point d’honneur à comprendre les problématiques de ses clients et à mettre leurs compétences au service de ses clients.
5 avantages majeurs
identifiés par Abalone :
- Le gain de temps
- La sécurité des transmissions
- La qualité du service client
- La simplicité de gestion
- La flexibilité d’utilisation
Le bilan
En 2021, le groupe Abalone a échangé plus de 400 000 documents via la plateforme de dématérialisation LegalySpace. Le siège du groupe Abalone a donné une consigne claire à ses équipes, tout doit être envoyé via LegalySpace. L’ensemble des agences sont satisfaites de leur utilisation.
Un véritable lien s’est noué entre LegalySpace et Abalone. Notre partenariat nous permet d’avancer ensemble et de poursuivre les évolutions et développement de la solution.
A l’écoute des ses clients, LegalySpace reste agile et sait répondre au besoin spécifique quand cela est nécessaire.
Des nouveaux projets de développement sont en cours pour se rapprocher toujours plus des besoins d’Abalone et correspondre à leurs usages métiers.
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